探究新形势下档案管理工作的规范化

张珊

摘要：档案管理是现代管理中的一个重要组成部分，它是一个企业、工程乃至国家能否有序运行的重要保证。当前我国档案管理工作在一定程度上还存在一些问题，阻碍了档案管理工作的正常开展。因此，加强档案工作的规范化管理迫在眉睫，本文简要探讨档案管理工作中存在的问题，并提出相应的改进措施。

关键词：档案管理；规范化

前言：档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的档案管理，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

1为什么需要规范化的档案管理

档案的管理一般显示了一个企业的强大与否，它具有某些凭据值和参考值，所以要把文件管理做好做规范。随着中国档案管理的现代化，文件管理变得更加复杂，同时它也适用于文件管理。标准化提出了更高的要求。对情况的要求，文件管理工作流程的标准化至关重要。使任务与文件管理配合良好有助于提高工作的质量和效率。它为提升公司的综合竞争力奠定了坚实的基础。

文件管理是部门日常工作的重要组成部分。是开发过程的详细记录，由于展品非常重要，应该密切关注文件管理的水平。实现文件管理的标准化。文件管理任务的标准化它可以满足对规范管理的需要，但也提供单位确定。更详细的档案材料为单位领导者制定科学和标准化决策提供了基础，使该单位将进一步发展。此外，还有标准的文件管理任务，有效地改善设备的形象，提高市场竞争力，并执行企业的社会价值观和功能。

在企业的实际运行阶段，经常产生各种类型的信息和资源。为了促进内部信息资源的有效利用，有必要这样做协调文件管理，指示方向和参考单元的进一步发展。实质上，文件信息不在内部管理，也不在运营阶段。重要度不可忽视的部分，因此可以指定归档资源单位内的特殊资产，虽然很难用利率标准衡量它们，但是由于档案资源，因此能源效率不会与金钱交换有关，它为单位管理和决策提供了真实有效的参考。

2.档案工作中存在的问题简析

2.1严重缺乏档案征集的意识

受传统观念的影响，当前我国档案工作人员仍然沿用传统的档案管理方式“重视收集、轻征集”。一些工作人员缺乏主动征集档案的意识，不愿主动走出去拓宽征集渠道，工作积极性不高，严重制约了档案征集工作的顺利进行。此外，由于对档案管理工作的重要性缺乏宣传，导致社会群众及一些单位的领导对档案征集工作的认识不到位，不愿配合或支持这项工作。

2.2缺乏完善的档案征集机制

新时期下，随着相继出台《档案法》及其《实施办法》，同时一些地区也根据实际情况制定了相应的规定，在一定程度上有效地促进了档案征集工作的发展。但由于缺乏完善的档案收集、征集方面的法律制度，部分相关法律法规存在模糊不清的状况，缺乏健全完善的相关组织保障体系，从而严重阻碍了征集工作的发展进度。

2.3档案征集方式较滞后

当前我国各级档案馆为了确保档案工作的顺利开展，在档案征集工作方面花费的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到经费、库房等方面的限制，档案征集方式仍然以主动宣传、被动接受为主的方式，没有采取新的手段，因此，在很大程度上减少了征集渠道，也不能与民间、市场相联系，不能全面了解档案资料情况。

3档案管理规范化的对策

3.1健全制度

众所周知，完善的规则和法规是能确保一切顺利进行。标准实现和文件管理操作的保证和标准也不例外。角色是限制和管理相關任务，从而有效地促进了相关任务的管理。提高相关人员的水平，激发员工的热情。这样，完整的文件管理系统对于在新情况下标准化档案管理非常重要。标准化档案管理的前提和保证为问责制提供了制度基础。

3.2重视专业水平提高

为确保新情况下文件管理的标准化，从有专业资格，管理责任方面出发。相关人员的能力水平非常接近工作要求，以确保工作的职责顺利完成。希望提高专业水平从以下几个方面开始。第一种是更改与管理现有文件相关的任务。认清并注意测试把关，并验证是否有资格成为新员工。员工素质现在是否可以满足文件管理操作的需要。完全了解当前文件管理任务的重要性，如果能够了解当前的高级文件管理模型并具有相关的工作经验，那是否经历过任何相关培训？其次，它强调对相关工人的再培训。技术开发和文件管理方法当我们关注从业者的教育和培训时，发生了很大的变化。需要及时了解和掌握适当的文件管理技术和管理实践。与时俱进，不断提高文件管理水平，确保档案管理正常化。

3.3制定合理可行的工作计划

在档案征集工作的整个流程中，提前制定合理可行的工作计划对整个征集工作的顺利开展有着重要的指引作用，是评估和鉴定征集对象的重要依据之一。一般来说，档案征集计划的主要内容包括征集的方式、原则、标准及范围等，档案工作人员应该熟悉并明确每个阶段的征集目标，包括明确征集的重点以及整个征集过程的各项经费预算等。征集的档案应交由征集人员进行分类归档管理，由本单位的财务人员实行对档案的接收。档案工作人员应根据征集对象的评估报告、征集档案的审批表、持有人签订的征集协议、征集过程中的经费支付凭证、专家鉴定回忆的会议记录及档案点交记录表等方面对档案进行归档。

3.4提出征集意向，做好档案评估

在档案征集前，应由两名以上的档案征集人员以书面的形式提出征集档案的意向，并准备好相关的征集材料，主要包括档案征集意向书、档案征集申请表、征集对象原件及相关材料。通过上交档案征集意向书，可以确认征集对象的持有人是否完全自愿地出让征集对象，为了更好的提出意向，必须认真记录清楚征集对象的基本情况描述和持有人所提出的要求，将征集对象的名称、所属年代、出产地及数量等基本情况明确记录在案，对持有人所提出的要求包括对所有权的分配情况等也应一并记录。除此以外，为了确保档案征集的后续工作有序的进行，工作人员还应登记持有人的有效联系方式并请对方确认签名。档案征集表的准备，一方面便于征集人员提出征集的意见和建议，另一方面也便于更好地确定评估专家。

结语：总之，档案管理情况可能会有所不同，但规范化管理对档案管理的最终目标是有很大的帮助，对建设的发展也能提供参考，对个人的全面发展和护航的高效运行具有重要作用。

参考文献

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