浅析新形势下档案管理工作规范化

张爱芹

【摘要】档案管理工作是一项复杂、繁琐的事务，在档案管理工作中不仅要保证档案资料的真实准确可靠，也要保证档案资料的标准、规范、专业，为此，就要不断的提升档案管理人员的水平，为档案管理工作的顺利进行奠定基础。在新形势下信息技术得到了长足的发展，为档案管理的智能化、标准化和规范化创造了条件，因此，做好新形势下的档案管理工作已成为一个重要的话题。现对档案管理工作的规范性进行探讨，以促进新形势下档案管理水平的提升。
　　【关键词】档案管理; 规范化; 工作
　　其实档案管理工作是一项十分重要的工作，是事关单位人才管理和各项活动的基础，是对单位历史足迹的记录。良好的档案管理工作有助于单位的发展和进步，也是新形势下对档案管理工作的要求。不过，由于人们的传统的观念的影响，很多的单位对档案管理工作不重视，这样也导致了档案管理的不规范、不专业，存在档案丢失、遗漏、保管不当等问题，对档案的正常使用造成很大的影响，因此，在新形势下要与时俱进做好档案的管理工作，使其为单位的发展和建设提供更好的服务。
　　一、档案管理工作的重要意义
　　在新时期下档案的管理工作也发生了重要的变化，档案在单位的发展过程中的作用越来越明显。因此，必须要做好档案的管理工作，使档案资料能够更好的为单位的建设和发展服务。档案资料是对单位历史的真实记录，从档案资料中单位的决策者可以充分了解单位的发展变化情况，从而能够制定出相应的对策措施，以促进单位的各项事务的发展。同时，完善、规范的档案资料可以为单位的决策者提供重要的依据，为单位的长远规划发展创造条件，对提高单位的竞争力有重要的作用。在新的历史条件下，更要更新档案的管理形式，充分发挥档案管理的功能与效应，使档案管理为单位的发展提供有利的证据，因此，作为一名档案管理工作人员也要更新管理理念，采用多样化的档案管理手段，充分发挥档案管理的作用，为提升单位的整体形象服务。
　　二、新形势下档案管理工作的对策
　　（一）完善档案管理的各项规章制度
　　在传统的档案管理工作中人们的思想观念比较落后，把档案管理看成是一项可有可无的工作，也没有专门的档案管理人员，即使有档案管理员也是兼职的，致使档案管理工作不规范，同时，档案管理的规章制度也不健全，不能发挥档案管理的应有作用。随着社会的不断发展和进步，档案管理工作越来越受到重视，并且档案管理在单位的各项事务中的作用也越来越明显。因此，人们逐渐意识到了档案管理工作的重要性。另外，为了规范档案管理，各单位也制定了完善的档案管理规章制度，使档案管理工作有章可循有制度可依。档案管理规章制度在制定时要根据本单位的实际情况进行，从档案的人员分配、档案工作的主要内容、对档案工作的具有要求、档案管理的软硬件设施等方面进行管理，使档案管理工作的制度能够满足社会形势的需求。
　　（二）更新档案管理理念
　　随着信息技术的发展，档案管理的理念也发生很大的变化。传统的档案管理只是把档案当做一种文字资料进行保管，一般情况下档案信息只是作为一种凭证，因而对档案管理人员的要求也不高，既使没有专业化的档案知识也能应付档案的管理工作，而在信息技术下档案资料正为单位的经济发展带来更大的效益，档案资源的理念价值已经发生改变。因此，在新形势下作为一名档案管理人员要不断的加强学习，以改变过去那种档案管理不规范、不专业的现象，随着档案管理的信息化的推进，新知识、新技术在档案管理中得到了广泛的运用，为此，档案管理人员一定要加强学习，树立终身学习的理念，提高档案管理的专业化水平，以适应档案管理工作的发展。
　　（三）加强档案管理的信息化工作
　　在现阶段随着网络技术的发展，信息化技术在各行各业都得到了长足的发展和应用。档案管理工作也不例外，在档案管理中实现信息化管理能有效的提升档案的管理水平，提高档案的管理效率，为适应时代的发展奠定基础。为此，在档案管理过程中要探索采用档案管理软件，找出适合本单位的管理方式，以提高档案管理的有效性。在传统的档案管理过程中很多的操作都是人工进行的，例如档案的录入和查阅等，不仅工作量大、效率低，而且纸质的文档也不容易保存，更不容易备份，一旦出现丢失将无法弥补，或者是保存时间久了出现字迹不清的现象，严重的影响着档案的使用。而通过对档案实现信息化的管理，采用计算机进行操作，在档案的录入、查阅、更改等方面更加的方便快捷，有效的提高了档案的管理效率。实现档案的信息化管理不仅要加大信息化管理的基础设施建设，大力推进数字化的管理体系，建设馆藏档案数据库，以网络化、信息化的档案管理体系为基础，对档案管理进行科学化、现代化的管理，同时，为了方便各单位档案管理之间的信息交流，要实现信息资源的共享，推动新形势下的档案管理的信息化的进程。
　　（四）提高档案管理人员的专业化水平

　　在传统的档案管理过程中对档案管理人员的要求也不是很高，甚至有些单位的档案管理人员都是兼职的，因而造成档案的管理水平也不是很高，档案管理工作不规范，不标准。而在信息化的档案管理形式下，对档案管理人员的要求比较高，不仅要求档案管理工作的标准化、专业化、规范化，也要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，能够适应新形势下的信息化发展的要求，能够利用计算机对档案资料进行信息化的管理，因此，为了提高档案管理人员的业务素质，要为档案管理人员提供更多的学习和培训的机会，或者是定期不定期聘请档案方面管理的专家进行讲座，使他们能够掌握档案管理专业的新要求、新规范、新工艺，從而能够为适应档案管理的发展服好务;同时，在实际的工作过程中还要对档案管理人员的工作进行监督，以规范其工作的工序和流程;不同的单位之间还可就档案管理进行交流，相互沟通档案管理的方法、策略，以发现工作中的不足从而能够有针对性的进行改进，以保证档案管理工作的规范化。
　　总的说来，在新形势下随着信息技术的发展，各单位要探索档案管理的信息化之路，推进档案管理工作的信息化进程，以规范档案的管理工作。在新形势下档案管理是事关单位的发展和进步的大事，通过对档案资料的规范化管理，以保证档案的真实性与完整性，提升档案的利用率，为更好的做好各单位的人员管理和经济活动奠定基础。
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