信息化时代下不动产登记档案管理浅探

(整期优先)网络出版时间:2021-05-14
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信息化时代下不动产登记档案管理浅探

王齐武

天津市津南区自然资源调查与登记中心 天津 300350

摘 要:在地产行业快速发展的背景下,相关地产政策也开始调整、优化,提出了加强不动产登记档案管理的要求。与此同时,在信息化技术的应用冲击下,传统行业也开始逐渐转型,以符合现代社会的发展需求。所以,本文就信息化时代下不动产登记档案管理展开探究。

关键词:信息化时代; 不动产; 登记; 档案管理

一、坚持标准化建设

在以往的不动产登记工作中,并未设置一个专业部门进行统计和管理,并且由于各部门之间的管理制度不统一,致使在不动产登记档案管理工作中出现职责分散、管理力度不强、缺乏统一标准等问题,因此不动产档案中登记的信息真实性、准确性有待考量。在信息化时代,不动产登记管理工作应当加强信息化技术的应用,在信息收集以后进行分类汇总,形成一体化的信息资源共享平台,可在一定程度上提高不动产登记管理工作的效率。在不动产登记档案管理中应当坚持标准化建设的要求,主要可从以下三个方面入手:

()统一管理标准

首先,在不动产登记档案管理中要统一业务流程方面的标准。在登记相关信息的过程中,要明确填完所有信息资料,并且保证信息的真实性、准确性和有效性,规范登记中的格式标准。此外,统一采取信息化管理的方式,在构建网络信息资源共享平台的过程中,录入不动产登记档案的相关信息,并且提出业务统一规划的方案,合理应用信息技术,让每一份档案都能够找到出处,标注对应的信息,以利于后期的档案查询,从而提高不动产登记档案管理的效率。

()加强信息处理

首先,要对不动产登记档案管理中所收集到的数据资料进行分类,并且将其汇总到统一的信息平台中。其次,采用统计技术分析不同领域的档案数据情况,包括档案的数量、档案完整性等。最后,加强对信息迁移方面的研究,构建一体化系统,保证不动产登记档案信息资料在迁移过程中不会出现失误,以提高不动产登记档案管理工作质量。

()加强档案检查

如若在不动产登记档案管理中需要进行资料迁移,在迁移后应当加强档案检查,合理利用大数据信息化技术,采用有效的检索方式,检查档案的内容、数量、数据的准确性和完整性,避免在档案查阅中发生数据错漏的情况。

二、坚持数字化管理

()前置不动产登记档案数字化管理

将信息化技术手段应用到不动产登记档案管理中,主要是为了规范不动产档案登记过程中的相关环节,在保证工作质量的基础上,达到提高工作效率的目的。在前置不动产登记档案数字化管理中,具体做法是:在业务受理过程中,申请人在提交不动产登记资料时,相关工作人员应当注重审核环节,明确根据审核要求来开展工作,并且将相关数据录入到共享信息平台中,以便后期使用;在业务前置扫描中,数字化管理的要点在于信息技术的应用,应将扫描的信息资料与条目自动关联,为检阅、查找提供便利。

()实现不动产登记档案数字化管理

在以往的不动产登记档案管理中,主要是对纸质档案进行保存。由于纸质档案特殊性的影响,对保存方法、保存环境及日常管理等具有较高的要求,若管理不当很容易导致内容价值高的不动产登记档案丢失或损坏。因此,应当采用数字化管理模式进行不动产登记档案的信息登录、存放、整合、分类及储存,加强信息一体化系统的建立,进一步推广其数字化管理技术,提高不动产登记档案管理的质量,以保证其管理的有效性、科学性。

三、创新服务模式

()合理应用“互联网+模式

“互联网+”模式的出现促使许多产业开始走向转型的道路,而不动产登记档案管理也应符合社会发展的需求进入“互联网+”的行列中,并借此发挥出档案管理的价值。合理应用“互联网+”模式可以改变传统的申请提交方式,申请人可以在网络上提交相关的登记材料,通过短信、官网查询、微信公众号等形式实现申请人和不动产业务之间的有效联系,避免了众多繁琐环节,节约了申请人的时间。

()提供自助式档案查询服务

为了提高不动产档案登记或查询方面的便利性,在档案管理工作中应当多考虑用户的需求,可在人流密集的场所提供自助式档案查询服务。同时,在应用信息化技术的基础上,可以通过手机扫码、身份证验等方式来识别,让用户可以自行查询所需的不动产档案登记信息,并打印查询结果。

()确保不动产登记信息安全

数字化技术的快速发展虽然给不动产登记档案管理工作带来了新的机遇,但是也存在一定的风险,包括不动产档案登记的信息可能存在泄露或被盗取等问题。因此,在数字信息化应用的过程中应当加强安全管理的建设,提高安全化水平,保证在数据信息资源共享的基础上不动产登记信息的安全性得以保障。

四、培养专业人才

()建立人才队伍建设目标

为了保证通过不动产登记档案管理能够实现长期战略目标,应当重视人才队伍的建设。对于不动产登记档案管理工作来说,人才培养的目标应当以综合型、专业型的高素质人才为主,从根本上提高不动产登记档案管理人才队伍的总体质量,要求其不仅能够掌握信息化技术手段,还要具备良好的现代化管理水平,以符合不动产登记档案管理的需求,以推动档案管理行业的快速发展,为行业转型奠定坚实的基础。

()重视专业型人才的培养

加强对不动产登记档案管理人才的培养力度,根据专业化方向将培养策略进行细分,同时借鉴其他管理方面的优秀经验,采用培训讲座、专家讲课、集中培训、择优筛选、重点培养等方式提高不动产登记档案管理人员的综合水平,使其具备良好的基础理论知识储备,同时在实践操作方面也能发挥能动性。在专业型人才培养的过程中,档案管理人员也能对比自身的行为,纠正不规范的工作环节,提高工作效率,同时保证信息档案处理过程中的安全性。

()引进高素质的管理人才

在构建人才队伍建设目标方面,除了重视专业型人才的培养,还要大量引进高素质的管理人才。引进的管理人才应当符合不动产登记档案管理的工作要求,熟练掌握信息化技术,同时具备档案管理的专业能力和相关经验。

五、加大信息化设备的资金投入

我们在引入先进信息化设备的同时,也要引入先进的档案管理技术,并通过这些图形和表格处理技术对不动产登记的档案资料进行分类,切实提高档案信息的查询速度。除此之外,不动产档案管理人员还应充分认识到档案管理信息化建设的必要性,不断更新自身的档案管理理念,充分打破传统档案管理的局限性,在工作实践中不断加强信息化技术与档案管理工作的有效融合,切实优化医院档案信息的管理模式和管理手段,为不动产登记档案管理工作的不断发展灌注新的生机和活力。

六、结束语

总的来说,不动产登记档案信息化管理建设工作任重道远,需要从多方面、多角度加以分析,以完善档案管理工作的内容,提高档案管理的质量,保证相关登记和查询业务能够规范进行,保证不动产登记档案管理工作能够有序开展。

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