卫生防疫档案的收集整理研究

徐海军

摘要：在我国科技的发展，各领域的技术水平逐渐提高的今天，疾控中心在实施各项工作中，档案资源在其中发挥着非常重要的参考作用，在最大程度上提升疾控档案管理资料使用效率与价值，已经成为现代档案管理工作中面临的重点问题。

关键词：卫生防疫；档案；收集整理

引言

卫生防疫档案对于应对公共突发卫生事件起着重要的指导作用，可以详细记录本次全国人民抗击疫情的行动，是我国档案管理工作中不可缺少的重要部分。目前我国卫生公共事件控制效果较好，需要对疫情防控过程中的大量档案进行收集和管理，从中提取有价值的信息，分析在疫情防控中采取的各项有效措施，为之后卫生防控事业的发展提供重要数据基础，提升我国应对、预防和控制流行性疾病的整体水平。

1疾控档案的重要性

疾控档案资料不但在各项卫生防疫工作开展中起到了非常重要的桥梁作用，也为防疫工作人员作出重要决策提供了非常重要的参考作用，有利于各项防疫研究工作的顺利开展。结合实际情况可以了解到，疾控档案中涉及的内容比较多，一般主要包括卫生防疫调查案例、实验分析、数据报告、防疫方案以及实测观测等内容。通常情况下，档案资料都是对最原始的内容进行收集与整理，所以在使用过程中可以体现出非常明显的真实性与可追溯性，可以为卫生防疫、医学技术救援以及环境保护等工作开展提供非常重要的基础条件，是现代技术量不断发展的结果，当出现一些新的研究项目时，疾控档案可以为其提供非常准确的信息资料，从而可以有效促使科研项目的成功。

2卫生防疫档案的收集整理

2.1合理利用信息化手段

信息技术的发展给卫生防疫档案收集整理工作带来了极大的便利，改变互联网手动整理的工作模式，可以利用信息系统对档案资料进行自动整合以及存储。因此档案管理人员需要合理利用信息系统，完善信息交流平台，和其他机构主体进行线上交流，对未上交或者不完整的材料进行询问和通知。例如，社区的工作人员可以在社区微信群中号召大家提供有关疫情防控的各类档案资料，之后由社区工作人员上传到数据库之中，可以直接和上级的档案管理人员进行沟通，确认是否还存在档案资料不完善的问题。档案管理机构可以开设自主提交材料的窗口，其他机构可以通过这一平台自行上传电子文档，能够有效提升档案收集的效率。我国面向全国人民收集档案资料时，需要耗费较多的人力资源，在利用网站进行档案资料自主提交之后，则能够有效减少人力资源的投入量。在引进信息化技术之后，同样能够对各类电子档案资料进行有效分类，如果依然沿用传统的档案管理方式，需要将电子档案归纳为纸质档案之后再进行收集和整理，会增加档案资料收集难度和工作量。在疫情防控的过程中档案资料多数为图片资料、视频资料，因此应当积极使用各种新型的信息技术，将这些非纸质化资料完整的保存在数据库系统中，以此来为后续利用提供重要的基础。

2.2建立文书档案收集归档标准化、规范化管理机制

各级单位组织的卫生防疫档案管理部门需要收集加工大量繁杂的信息资料，然后结合档案信息资源的实际构成情况分门别类地进行统一归档管理。由于档案信息材料的存储媒介不同，加工处理标准也不同，管理起来就会耗费更大的精力物力，造成一定的资源浪费。因此，卫生防疫档案管理部门应当根据行业管理规范和自身档案性质等级的不同制定出标准化管理制度，结合自身的实际发展需求确立档案加工标准、存储方式及处理使用等管理内容，对纸质文档的保管使用与数字化文书档案的存储处理作出明确具体的规定，促使卫生防疫档案管理工作效率得到全面提升。

2.3更新抗疫档案资料收集技术

以新冠肺炎疫情为例，在新冠肺炎疫情防治过程中生成了大量数字化档案，传统的档案收集方式和收集技术已经很难适应当前档案收集的实际需要，因此有必要对档案管理部门的档案资料收集技术进行更新。一方面，政府要结合当前疫情防控工作的实际需要，为档案管理部门配齐必要的技术设备，并与相关企业和培训部门进行联系，对档案部门的具体工作人员进行系统的培训，让工作人员对先进的技术设备有所掌握。另一方面，要明确抗疫档案资料收集技术的运用流程，要通过数字化技术对于疫情相关的信息进行数字化保存，并通过OCR识别和扫描技术对与疫情相关的档案对象进行获取、处理和识别，利用数据库实现对数字档案的集中管理和存储，通过数字管理与分析技术对疫情档案进行鉴定和选择，通过内容挖掘和本体建模技术，实现对数据资源的有效补充和丰富，确保疫情档案数据的完整性和真实性，进一步提升疫情防控档案资源质量。

2.4构建优质的信息沟通机制，强化征集范围与渠道的拓宽

对于档案征集工作，为了保证有序开展，卫生防疫档案管理机构需要重视构建信息沟通机制，目的是促使档案征集部门能够与更多主体保持良好的沟通与协调，加强与展览馆、博物馆、图书情报行业、信息行业等的合作，实现信息互通，拓宽征集范围，增加档案征集来源渠道。在档案征集工作中，相互协作是最为有效的办法。一方面，通过与征集范围出现交叉重叠的征集机构进行合作，能够减少能源消耗。另外，也能够了解不同档案征集机构的征集方向，有利于资源共享。只有构建良好的沟通交流机制，才能在档案征集领域形成良性循环，促进档案征集工作的有序发展。

2.5文件级整理

采用文件级整理方法对档案类别进行整理时，首先需要确保产品、项目型号等全部卫生防疫档案资料的全面性和真实性，在整理时，将相关档案资料进行集中相邻排列，确保相关档案信息能够形成整体性。在运用案卷级整理方法时，需要对档案信息著录的深入度加强重视，确保后期档案信息查找的效率和准确性，在实际整理过程中，可对案卷概念予以保留，对整卷装订的方式进行改进，将卷内文件分别进行独立装订，再根据卷内文件序号进行档案文件的编号和排列。通过这种整理方法，能够使档案案卷的文件级信息著录得以实现，能够更好地满足档案信息查找利用的需求，同时使同一型号、同一产品、同一项目的档案整体性得以有效保证。

2.6提高管理队伍水平

首先，要不断地提升文书处理工作人员的业务水平。通过开展专业培训工作，提升对安全管理工作重要性的认识，从而开展高水平的档案管理工作。其次，要对工作人员的工作态度进行调整。面对大量的文书档案整理归档，要能够始终坚持细心、耐心和责任心。保证开展的管理工作中，合理有序、安全可靠。再次，要对当前兼职的人员队伍现状进行改善。尽可能地通过社会招聘、人员培养等方式，使更多优秀的专业档案管理人才参与到工作中，提升队伍的整体素质水平，能够应对各种复杂的管理要求，开展高水平的档案管理工作。

结语

卫生防疫档案资源是信息资源中非常重要的一部分内容，档案收集整理工作展开的效率以及档案收集整理相关人员的职业素养将会对卫生防疫档案资源的质量产生非常直接的影响，为了确保档案收集整理工作能够达到其应有的目的，就需要不断优化档案收集整理工作的相关内容，为卫生防疫工作的进一步开展打下良好的基础。

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