大数据环境下大学生档案管理的现状及发展趋势

张琪

摘要：高校档案是国家选用人才和社会招聘人才最直观的参考依据，是记录全校师生信息的重要资料。当前，我国高校档案管理模式逐渐向信息化管理转变。然而，由于各个高校基础设施建设不同，其档案管理质量也存在较大差异。基于此，我们只有深入高校档案管理工作系统之中，在问题中寻找策略，策略下谋求发展，才能实现高校档案高质量管理。

关键词：大数据环境下；大学生档案管理；现状；发展趋势

中图分类号：G647

文献标识码：A

引言

档案管理是高校管理的重要组成部分。当今，信息技术高速发展，其对社会的冲击和改造是全方位的，引发了社会整体性变革。在社会各行各业信息化水平都在推进和提升的背景下，信息化也成为高校档案工作的趋势和重要发展方向。信息化意味着新技术、新思维、新方法的引入和运用，也意味着传统的高校档案工作在功能定位、作用发挥方面会发生很大改变。如何适应信息化带来的变化，迎接信息化的挑战，满足高校发展的要求，是高校档案工作转型所面临并亟需解决的问题。

1信息化环境下高校档案管理存在的问题

1.1档案数字化建设遭受制约

传统的档案管理，一直比较重视档案的收藏，轻视档案的借出和应用，导致高校档案成为了一座“沉睡的宝库”，档案本身的价值无法呈现。信息化环境下，随着互联网技术在高校档案管理中的进一步融入，这种传统的“重藏轻用”不良管理观念负面效果日渐显现出来，最典型的体现就是数字化档案建设受阻。数字化档案建设最终目的就是满足人们对电子档案的借阅需求，方便人们对档案利用。由于档案管理人员受“重藏轻用”的工作观念影响，网络数字化档案建设过程中，仍然偏重于档案的藏而忽视档案的用，造成数字化档案建设与社会大众需求背道而驰，导致数字化档案建设缓慢，一直止步不前。

1.2缺少信息化标准，安全建设不到位

互联网背景下，信息技术的不断发展，很多依托于大数据和计算机技术的网络平台、app、网上管理系统被人们大力开发。新形势下，高校档案管理信息化，各个高校将档案信息化建设看作重要任务。但是，目前阶段我国高校档案管理信息化建设质量却止步不前，一直卡在固有水平线上。一部分高校为了响应号召，将档案管理信息化建设看作简单的工作任务，存在盲目跟风现象，信息化建设缺少标准。高校档案信息化建设缺少科学的参考标准，档案管理中必然漏洞百出，档案安全问题频频发生。高校档案记载着全校师生重要信息，档案信息一旦遭受破坏，信息的完整性就无法得到保障，会造成不可估量的损失。

2大数据环境下大学生档案管理的发展趋势

2.1坚持信息化管理，安全建设找标杆

教育工作需要高质量的标准体系作支撑，高校档案管理也需要标准体系作参考。首先，高校档案信息化建设上，应该认真贯彻落实国家的相关要求和精神号召。高校档案管理人员应走出校门，参加高校联合交流会议，吸收他人经验，结合本校档案管理现状，建立起信息化档案管理新标准。高校档案管理人员应该定时参加培训，学习其它高校先进的档案管理理念与模式，在业界找标杆，借鉴同行的丰富研究成果，提高自身水平。高校引进专业性信息技术人才，对高校档案管理人员进行“帮、扶、带”，建立起完善的安全防范系统，创建后台信息备份、数据找回等板块功能，减少档案信息丢失带来的损失。

2.2强化档案信息化基础设施建设

首先，高校应加大对档案管理的经费投入，购买各类硬件，如功能齐全的计算机、扫描机等硬件设备，专业的档案资源开发等软件系统，为高校档案的信息化管理和档案资源的开发利用提供物质保障。其次，加快对旧有档案资源进行数字化处理的速度。利用扫描等技术，把以纸质等为介质的文字、图片、影像等信息尽可能转化为数字化资料，这既是对传统档案资源的抢救式保护，也能够充分发挥其效用。此外，对于直接转化的电子文档，档案部门应加强资源的多渠道收集和整理，整合各类信息资源，并科学分类归档。第三，建立档案数据库。为保证档案管理的系统性和完整性，档案部门应科学分类各种电子档案资源，逐步完善基础数据库建设，并能够与网络兼容，满足用户的需求。只有建立通用型、标准化的数据库，才能借助网络，对数据库资源进行采集，实现资源共享。在建立数据库的基础上，开发档案信息检索系统，使多种检索方式并存，特别是增强人机交互功能，为用户提供多种检索工具，能够使用户自主选择关键词、检索方式。而实现这些功能的前提是，应采用国家统一标准，保证各项功能具有兼容性，为与外界保持畅通无阻的交流和升级换代打下基础。

2.3构建科学规范的档案管理体系

由于当前高校档案管理工作未能根据自身的实际情况进行合理规划，而且开展的时间又比较晚，同时又没有建立健全相关的规章制度管理办法。另外，高校档案管理工作也缺乏一定的软硬件设备，长期以往将不利于高校档案管理工作的开展。为此，高校档案工作当务之急就是要建立健全完整的管理体系，并加快相关信息产品的转型升级工作，从而为更好地实现档案工作的数字化管理模式奠定良好的改革基础，进而为高校教学提供更为优质的服务。然而，由于传统的教学资源档案大多采用纸质的方式，这种方式需要浪费大量的时间、精力才能保证原始数据绝对的真实性，而且对于设备和安全性要求也会比较高，一不小心就会使之前的努力功亏一篑。因此，高校档案管理工作要建立健全完整的信息化服务体系，以期能够更好地确保档案管理工作的顺利实施。

结束语

现代化的档案管理要在创新与发展方面，谋求有利于促进档案资料应用价值开发的新途径，以科技创新和服务创新的思想和观念来开展，档案信息数字化是档案管理事业发展的趋势。通过建立管理制度，实现规范服务的目的，提高了工作效率。有效运用信息技术，在档案管理的工作中，计算机的有效应用是今后档案管理发展的必然趋势，要利用计算机信息技术的优势，实现档案管理现代化，从而不断提高档案管理的效率和人才管理服务水平。

参考文献

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