信息环境下企业档案管理与服务模式创新分析

(整期优先)网络出版时间:2022-05-18
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信息环境下企业档案管理与服务模式创新分析

邓姝华

江西中业兴达电力实业有限公司 330008

摘要:档案信息规划是档案工作响应世界信息化管理浪潮的必然趋势,信息技术和信息技术产业的飞速发展,促使档案馆的发展达到了一个新层面,在信息化环境中,档案工作有了新机遇,同时也出现了新挑战。在这种情况下,传统的档案管理方式并没有融入信息化管理环境中,如何创新发展,从容应对新挑战,已成为企业档案管理工作中的关键问题。

关键词:信息化;档案管理;服务模式

引言

目前,大数据已经成为信息化领域谈论的主题,在大数据时代下,如何更好地储存数据,挖掘更多有用的数据,为市场提供必要的需求,是企业档案管理工作开展中所面临的挑战,因此有必要对其存在的具体问题做进一步讨论。

1信息化管理所产生的影响

随着科学技术的发展,人类进入信息化社会,以信息内容和信息资源为基本,信息科技广泛运用于生产制造、日常生活等各方面,因此信息化管理不但对某一行业,乃至对全部人类社会都产生了巨大影响。首先,在信息化管理的环境中,社会发展十分重视信息内容等重要资源,档案资料作为具备原始凭证的关键构成部分,在社会发展中所受关注力度逐渐加大。其次,信息化管理推动了资源整合,提升了工作效率。在信息化管理的环境中,每一个人对信息资源的要求越来越急切,越来越个性化和多元化,传统信息资源获得方法早已达不到人们的要求,各种各样信息科技、云技术、大数据的普及,企业必须发展信息资源,加速资源整合速率,提升工作效率。最后,信息化管理环境更改了的工作方式和生活方式,推动了社会的发展。在信息化管理的环境中,信息化管理持续提升,升级速率持续加速,信息技术的广泛应用不但更改了工作方式,也提升了人们的生活品质,扩张了获得信息资源的范畴。

2企业档案管理创新主要存在的问题

2.1人才紧缺问题

近些年,虽然我国大数据技术进入了高速发展期,其在企业档案的管理中,也得到了大规模的使用,需求非常大,但是目前数据分析是后起之秀,还未建立完善的培训系统,导致技术人员短缺的问题比较突出。同时,大数据技术对于技术员工的指标也在不断变化,最初,大数据技术运用人才的选拔集中在数据仓库研发等硬件领域,但是随着大数据技术的发展,对统计学的人才,以及从事数据分析需求也比较大。在大数据时代下,技术人才所需要面对的专业知识较多,这种将专业知识集一身的人才少之又少,而部分高校也是最近几年才开设了与大数据相关的专业课,因此,人才的培养还不足以满足市场的需求。未来需要建立更多的人才培养与评价体系,以此来建立多类型的人才培养模式,以此培养满足社会发展的复合型大数据分析人才。

2.2信息安全的风险

档案电子化管理模式的实现,会给企业带来极大的发展动力,应用优势显著,但是这种新型管理模式也存在一定的弊端,档案电子化管理会受网络环境质量的直接影响,在这种模式中,档案信息的调取和存储,需要以网络为载体,利用计算机软件对其进行归类和调用,网络环境中蕴含的风险因素,会对档案信息产生严重威胁。就目前来看,在网络环境中蕴含着大量的风险因素,网络病毒几乎无处不在,一些企业不注重网络风险管理,缺乏风险意识,导致信息系统中存在大量的漏洞,给网络风险带来了可乘之机,另外,一些档案工作人员能力不足,在信息技术的应用过程中,经常会出现不规范的行为,电子软件操作能力不足,不仅无法发挥电子化管理模式的优势作用,而且还可能会导致档案信息被病毒侵蚀。网络安全问题如果不能得到有效解决,就必然会成为档案电子化管理的重要阻力,需要引起企业方面的高度重视。

3企业档案管理与服务模式创新措施

3.1强化管理制度

在企业信息化管理环境中,为了更好地完成企业档案管理与服务模式创新,必须采用严格的管理方案,推动企业档案管理各阶段的操作规范,因此对于档案管理与服务模式创新,企业应根据具体情况制订完善的档案管理规章制度,在规章制度中确立档案保管工作的步骤和工作的各阶段要求,从档案的信息内容、创建和保管使用,都要以规章制度的形式建立起来,只有这样才能保证档案管理工作的标准化。另外,在现有的档案管理制度中,要与监督机制、奖惩制度相结合,保证各项工作的顺利进行。同时,要建立健全档案的问责机制,使档案管理和服务方式得到有效的改进。在信息时代,企业要想使档案管理和服务得到有效的落实,就必须运用严密的管理体系,使档案管理的各个方面都能得到有效贯彻。

3.2创新管理理念

随着互联网信息技术的迅速发展与普及,计算机信息技术逐渐渗透到人们生活的各个方面,给人们带来了极大的便捷,同时也改变了人们的生活方式。企业的管理人员必须高度重视档案信息建设工作,积极创新和更新管理理念。可以从以下几个方面入手:首先,要全面贯彻“互联网+”理念与发展趋势,通过定期培训,不断提升管理工作人员的信息技术操作能力与熟悉度,优化操作流程。要让工作人员充分认识到档案管理信息化建设是必然发展趋势,全面掌握当前新形势下档案管理工作的核心要点,努力突破传统档案管理模式中存在的局限与不足,充分运用信息技术,对现有资源进行全面有效整合。

3.3加强专业化培训,建立一支高素质的人才队伍

在当前改革不断深入的大背景下,市场竞争的激烈程度也在不断加剧,这对企业档案管理工作人员提出了更加严格的要求。对此,企业应将自身发展目标和人才培养计划有机地结合在一起,充分发挥企业人力资源部门的作用,要将企业员工的性格、特点以及能力作为依据,建立具有针对性与合理性的人才培养计划。同时,要指导企业员工制定自身的职业发展规划,采取有效措施调动员工的积极性。此外,还要做好企业员工的信息化培养工作,组织员工积极学习档案管理相关专业知识和技能,不断从整体上提高自身的专业化水平,为档案管理工作的提质升级做出应有的贡献。

3.4注重电子档案的安全性

电子档案在应用过程中经常会涉及信息传输等操作,面对计算机网络环境,其所承担的安全风险还是比较大的,由于会计电子档案安全管理所涉及的内容比较多,加强存储介质与网络环境的安全管理是必不可少的。存储介质主要是档案电子化存储的主要载体,包括计算机硬件、磁盘等方面,相关人员在采购过程中应该选择配置较高的计算机,这样才能够保证系统稳定运行,避免配置过低而产生的软件系统故障或数据丢失问题,并及时做好电子数据的备份工作,在应用磁盘存储的过程中保证运行环境的安全,可以结合实际情况进行分类存储,避免磁盘损坏等问题给档案管理带来不利影响。采用信息机密的方法保证档案信息的安全,消除网络风险对档案信息产生的威胁,全面促进档案信息安全性的提升。

结束语

对于当前档案电子化管理中存在的问题,相关管理人员应该加强认识、制定完善的管理制度、保证电子档案的安全性、提高档案管理人员素质水平与技术能力,为新时期档案电子化管理奠定基础,充分发挥信息的效益价值,实现企业档案管理的有效创新,进一步的顺应社会形势,促进企业的稳定发展。

参考文献

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