影响项目成功的因素

一、项目经理
项目经理，负责项目的组织、计划及实施全过程，以保证项目目标的成功实现。是项目班子的“灵魂”。成功的项目无一不反映了项目经理的才能，而失败的项目同样也说明了项目经理的重要性。
项目经理要有出色的领导能力。这是项目经理最为重要的能力之一，主要表现为明确方向、制定决策以及影响他人。项目经理是整个团队的旗帜，率领团队达成项目目标是项目经理的首要任务。在团队遇到困境或者失去信心的时候，需要项目经理挺身而出，给他们以鼓舞，明确方向和决心；在项目顺利开展期间，他也应该及时地指出项目可能面临的困难，给大家施加必要的压力。项目经理还需要具备足够的威信，这对于解决工作中的各种冲突，协调利益相关方的关系来说是很重要的。
项目经理要愿意对所承担的项目负全部责任。一个项目的各方面都很关键，作为一名合格的项目经理，应该意识到项目的所有方面都需要由自己负责。你可以把适当的事情授权给项目团队的其他成员完成，但授权不等于授责，不要错误的认为工作授权出去了就可以万事大吉，项目经理需要及时跟进授权的工作，出了问题项目经理还是需要主动承担责任的。必须为项目部所有人员的工作承担责任。敢担当，是一个成功项目经理必备的素质。
项目经理要具有很强的沟通与协调能力。项目经理的主要责任之一就是集成。所谓集成，就是按照项目目标将项目的各个可交付成果按照时间、空间、逻辑顺序组合在一起。而项目的可交付成果是多样化的，它们之间存在复杂的逻辑关系，从营销、开发、生产、采购以及质检等，每个职能部门都有独立的立场、方法、工作规范和组织，他们在项目的不同阶段都有不同的介入方式。除了自身项目组外，还包括了客户、供应商、管理层领导、政府部门等利益相关方。这所有的对象都需要项目经理来负责集成,而集成的最佳方法只有一个，那就是在这些部门及利益相关方之间不断地进行沟通和协调。
项目经理必须关注项目成功的三个标准 简单地说，一是准时；二是预算控制在既定的范围内；三是质量得到经理和用户们的赞许。项目经理必须保证项目小组的每一位成员都能对照上面三个标准来进行工作。
项目经理无论多辛苦，都要持之以恒地工作。在每个项目管理团队，都有大量辛苦繁重的工作,内容很乏味，但是必须完成，从这个意义上来说这些工作是非常的重要。主动去承担这些工作对于增加工作经验和提升名誉是很好的途径。
二、项目团队
资金、技术都是影响项目成功的因素，但是，主动性的项目经理和团队才是关键，项目获得成功需要有一个有效工作的团队。
团队是指在工作中紧密协作并相互负责的一小群人，他们拥有共同的目的、绩效目标以及工作方法，且以此自我约束。
团队不同于部门或小组，因为部门和小组的一个共同特点是：存在明确内部分工的同时，缺乏成员之间的紧密协作。团队则不同，队员之间虽有分工，但彼此之间的工作内容交叉程度高，相互间的协作性强，项目团队具有五个方面的特征：一是共同的目标；二是合理分工与协作；三是高度的凝聚力；四是团队成员相互信任；五是有效的沟通。
由上可知，简单把一组人员调集在一个项目中一起工作，并不一定能形成团队，就像公共汽车上的一群人不能称为团队一样。项目团队不仅仅是指被分配到某个项目中工作的一组人员，它更是指一组相联系的人员同心协力地进行工作，以实现项目目标，满足客户需求。
要使这些人员发展成为一个有效协作的团队，一方面要项目经理作出努力，另一方面也需要项目团队中每位成员积极地投入到团队中去。一个有效率的项目团队不一定能决定项目的成功，而一个效率低下的团队，则注定要使项目失败。
三、项目任务和目标
明确的项目目标及方向是所有项目成功的基本因素，准确、透彻地理解项目目标是计划及执行项目的基础。项目目标包括两大类：一类是项目产出物所要达到的目标要求，包括产出物的质量、数量、新科技水平、经济技术效果等指标。例如，对自动化系统开发项目，项目目标中应包括系统功能、产品合格的标准、可扩展性等度量指标。一类是有关项目工作的目标要求，包括项目工作的工期、成本、工作质量等方面的指标。为促进项目有关各方就项目目标达成共识，顾客参与，项目经理、项目团队、顾客之间有效沟通，正确计划，清楚的需求描述等都是必要的。而更重要的是，在项目技术方案或项目执行中所定义的项目目标必须明确、具体，要尽量用定量化的语言进行描述，使项目目标容易被沟通和理解，要使项目团队成员确信项目目标是能够达到的，并且确保每个成员能够结合项目目标确定个人的具体目标，把责任落实到人。
四、项目计划
任何项目要保证实现项目目标，必须制定一系列计划，其中包括项目进度计划、成本计划、人力和物力资源分配计划、风险计划、质量计划及项目集成计划等。根据这些计划，就可以对项目的各项活动和任务的完成做出系统的安排。项目经理作为项目计划的主要制定者和决策者，对项目计划工作负有主要责任。
概括起来，项目计划主要有六个方面的作用：1、确定完成项目目标所需的各项任务范围，落实责任，制定各项任务的时间表，明确各项任务所需的人力、物力、财力；2、确定项目的工作规范，遵循的标准，作为项目实施的依据和指南；3、明确项目团队各成员及其工作责任范围以及相应的职权，使每个成员明确自己的工作目标、工作方法、工作途径、工作期限要求；4、保证项目进行过程中项目团队成员和项目干系人之间的交流、沟通与协作，使得项目各项工作协调一致，增加客户满意度；5、为项目的跟踪控制提供基础；6、项目计划在项目中起到承上启下的作用，计划批准后应当作为项目的工作指南。制定项目计划必须遵循四个原则：1、目的性原则，任何项目计划的制定都应当围绕项目目标的实现而展开。制定计划的第一步就是分析目标，进而找出实现目标所要完成的所有任务；2、系统相关性原则，项目的各个子计划不是孤立存在的，彼此之间相对独立，又紧密相关，应当形成一个有机的整体。构成项目计划的任何子计划的变化都会影响到其它子计划的制定和执行，进而影响到项目计划的正常实施；3、经济性原则，项目不仅要有较高的效率，而且要有较高的效益，因此计划过程是对多种选择权衡、优化的过程；4、动态性原则，由于项目环境不断变化，经常使计划的实施偏离项目的基准计划，因此项目计划要随着环境和条件的变化不断调整和修改，以保证项目目标的完成。项目经理和项目计划制定人员要准确把握项目的环境条件，科学预测，在此基础上，制定出切实可行的实施方案，并抓好贯彻执行。项目计划的形式和工具有多种。项目进度计划，使我们明确不同的工作应当在什么时间开始，什么时候到达里程碑节点等等。常用的衡量进度的工具有工作分解结构（WBS）、甘特图、计划进度网络（PERT/CPM）等。是否按成本计划完成项目是衡量项目成败的重要标准。对项目成本进行计划和控制的工具主要有项目预算、累计费用曲线等。制定人力和物力资源计划是为了在项目工作中有效地分配有限的资源。主要工具有资源矩阵、资源甘特图、资源分配表和资源载荷图等。为全面掌握项目进度、预算和资源利用情况，人们经常把反映进度的甘特图、反映预算情况的累计费用曲线和反映资源分配的资源载荷图画在同一张图纸上，利用同一个时间坐标，以便直观地比较进度、费用和资源信息。现在，人们越来越多地利用计算机辅助进行计划和控制，方便快捷，效果不错。

五、客户参与和认可
项目的最终客户是项目成功与否的最后判定者。如果项目按照技术规范实施并在预算内按时完成，却从未或很少采用，它就是一个失败的项目。在项目生命周期的概念设计阶段，客户的要求是制定任务及建立目标的基础。在接下来的阶段里，不断征询客户意见有助于及时纠正在先前将目标转换成绩效衡量标准时发生的错误。但是，由于客户需求和条件的变化，在概念设计阶段精确表述客户需求的任务说明书在计划或实施阶段可能不在有效，需要项目经理发觉其深层的需求，转化为项目目标，并确保项目组成员及时知悉项目目标。
六、高层管理者的支持
对资源的竞争和项目环境的高度不确定性，通常是导致冲突和危机产生的原因。整个项目生命周期过程中高层管理的持续改进将帮助组织成员理解各自的任务并意识到其在项目中的重要性。在发生问题、出现危机或者面临其他非常情况时，这种意识如果转化为支持力量，将对问题的解决起到不可估量的作用。因此，项目经理及高层管理之间持续、紧密的沟通与配合乃是一种促使项目成功的催化剂。
七、有效的沟通
成功的项目离不开有效的沟通。只有项目团队成员之间、项目利益相关者之间顺畅高效地进行沟通，他们才能了解项目组织的目标和方向，才能减少误会和矛盾，消除冲突，在项目组织计划和工作任务等方面达成一致的看法，发挥积极性和主动性，团结一致地为实现组织的目标而努力。在项目沟通中，除了要遵守一般的沟通原则，还要符合项目管理的特殊要求。一般的沟通原则有六条，1、沟通之前应该将要沟通的内容和时间予以充分明确；2、要根据沟通目的和信息接收者的情况确定出沟通中使用的话语和言词；3、要选择合适的沟通渠道、方式和环境与氛围；4、在沟通中要认真倾听和观察对方，以确定沟通的效果和分辨对方提供信息的真伪；5、要充分使用反馈这一沟通技术手段，使沟通双方能够相互充分的理解；6、要跟踪和验证沟通的效果。项目管理对沟通的要求有4 条：1、准确性。一方面，沟通中所传递的信息本身必须是准确的信息，而不能是似是而非、模棱两可的信息；另一方面，信息沟通中所使用的语言和信息传递方式能被接收者所理解，使对方能够获得准确的信息。2、完整性。沟通中的完整性原则包括两个方面，其一是信息的完备性，即所传递的信息应该基本完备，不能留下很大的信息缺口，否则就会使对方难以理解，从而出现沟通障碍；其二是沟通的完全性，项目组织的主管人员要努力为组织的各成员提供他们所需的信息，尽量避免不通过其下级直接同项目团队成员进行沟通的做法。3、及时性。任何信息都有一定的时效性和实效期，过了一定的时期，就失去了指导决策的作用，从而贻误时机，影响工作。4、注意正确发挥非正式组织沟通渠道的作用。项目管理过程中，总有一些信息不适宜通过正式组织的沟通渠道来传递，此时正确利用非正式组织沟通渠道，能够有效地促进项目目标的实现。
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（作者单位：上海新松机器人自动化有限公司 上海）