电子公文信息系统研发与应用

李爱辉张锦秀

摘要:随着计算机技术的快速发展，电子政务及办公自动化也越来越得到广泛应用。构建无纸化办公环境和公文电子化流转已成为政府机关和企事业单位的一个必然趋势。本论文重点从电子公文信息系统的研发、应用及取得成效等方面进行探讨。

关键词:系统自主研发应用

一、研发背景

公文是一个单位内外部请示汇报、沟通协调的重要组成内容，快速流转、高效查询、便于存档是它最基本的要求。随着当今网络信息化的发展，传统公文流转方式已不再满足实际工作需要。根据我公司公文收发与管理需要和办公现代化、信息资源化、传输网络化、决策科学的规划蓝图，由我们信息部门会同办公室共同研发了横向覆盖机关各部门，纵向覆盖站段、子（分）公司的电子公文信息系统。

二、系统概述

1.设计思路:以统一的技术标准分析公文特点，抽象出公文处理中必须考虑的要素；以统一的架构，构建了基于XML描述语言的流程定义结构，建立开发模型；以统一的技术方案，定义便于系统实施推广的配置语言，设计功能模块。通过系统设计阶段的科学分析、统筹规划，确保自主研发系统的功能完备和应用便捷。

2.总体架构:系统采用B/S架构，服务器端应用程序和数据库软件集中公司机关，客户端用户通过WEB浏览器完成各业务处理。数据库为ORACLE11G，系统开发语言为.NET。这种模式统一了客户端，将系统功能实现的核心部件集中到服务器上，简化了系统的开发、维护和使用。客户端使用浏览器通过WebServer同服务器端数据库进行数据交互。有效简化了客户端计算机的载荷，降低了系统维护与升级工作量，提升了系统运行的稳定性和安全性。

3.硬件配置:服务器2台，存储1套。服务器主要参数配置:CPU4*8C（主频不低于2.4GHZ），内存:16G以上，硬盘:2*600G，支持windowsServer2008以上版本操作系统。存储容量不小于1T，存储划分采用read5和磁盘热备技术。服务器与存储采用双机热备模式，该模式原理是:当一台服务器发生故障，在保证用户业务不中断的情况下自动切换到运行良好的服务器上，有效提高系统安全性，避免因服务器故障等原因造成系统运行中断和数据丢失的问题。终端计算机根据使用网点的多少确定设备数量。基本配置:CPU主频不低于2.4GHZ，内存:1G,硬盘:80G,支持windowsXP及以上操作系统。

4.使用范围:公司属机关各部门，子（分）公司、站段、及站段所管辖的各车间、班组。

5.网络环境:服务器端的网络带宽不低于100M，客户端网络不低于2M。

6.系统功能:本系统设有电子发文(拟稿人员用)、纸质发文、待办公文、公文查询、领导审阅(机关领导用)、纸质收文登记(机关和部门收文人员用)、领导批示登记(机关领导秘书或指定人员用)、催办公文(机关领导秘书或指定人员用)、系统维护、系统说明10项功能模块。为方便使用，除主页面之外的其他页面还设有主题词查询、电话查询、公文查询、系统维护、返回主页5项辅助功能。

（1）电子发文:该功能适用于全电子流转的发文办理。提供机关、部门发文以及机关、部门签报稿纸的模板，用于草拟公文。应用程序开始记录电子发文的流转过程。

（2）纸质发文:该功能适用于未进行电子流转的发文办理，即纸质文稿签发完成后，使用该模块将发文稿纸内容和正文补充完整，自动排版后直接进行发文操作。

（3）待办公文:该功能用于显示本用户需要办理的发文稿纸和各类收文列表。用户可根据操作栏提示对文件进行不同的操作。

（4）公文查询:该功能可供用户对各类发文、收文、签报、收发文办理过程、领导批示、催办意见、公文摘报等进行查询。分为发文、收文二大类。

（5）领导审阅:该功能适用于机关领导对本人做过批示的收文进行审阅，并可登记审阅意见。

（6）纸质收文登记:该功能适用于将纸质收文登记为电子收文进行流转。操作人员仅限于机关和部门收文人员。

（7）领导批示登记:该功能适用于将上级机关或部门领导及本机关领导对文件以外的资料所作重要批示登记上网。操作人员仅限于机关领导秘书。

（8）催办公文:该功能用于对超过办理期限的机关收文和部门收文进行催办。操作人员仅限于机关领导秘书(或指定人员)及部门收文人员。

（9）系统维护:该功能提供本系统的各类维护工作，包括单位和部门的维护、用户以及权限的维护、更改用户密码等。该模块设计的功能是保证本系统正常运转的根本。

（10）系统说明:该功能对本系统进行了简要介绍，提供了使用本系统时客户端需要安装的有关驱动程序和控件等；各单位还可根据工作实际，将制定的电子公文相关管理制度等放置在该模块中。

三、系统成效

1.拓展了使用范围，提升了传递速率。对于一个点多线长的铁路企业来说，管辖范围内的很多车站交通不便，传统的纸质流转到这些车站比较困难，属于纸质公文的覆盖盲区。电子公文系统的研发应用实现了流转全覆盖，有效拓展了公文使用覆盖范围。同时，传统的公文传递都是采用汽运或车递完成，电子公文系统是利用现代化计算机网络进行公文传递，对比传统的公文流转速度呈几何倍数增长。

2.公文流转电子化，节约了办公成本。实践证明发文的过程中，一份文件的下发往往要经过多次、多人修改才能成稿，一些重要的文件修改的次数可能更多，纸质文件每次修改都需打印文件，纸墨消耗较大。电子公文系统研发应用后，拟稿、审核、发文和收文单位公文阅处都在系统中可完成，公文从发到收的各个环节都实现了电子化，有效减少纸张笔墨的使用数量，大大降低办公成本。

3.办公信息化，公文处理更加高效快捷。传统公文审核、签署都需各层级的领导在纸质文件上签字，遇有某层级的领导出差公文流转工作也可能暂停，公文处理受控因数较多。电子公文系统研发应用后，只要网络覆盖的地方均可进行公文处理，通过发挥办公信息化的优势，使公文处理不受空间和地域的限制。同时，传统的文件查阅需到档案室查找，文件查找费时费力效率低下。电子公文系统提供了关键字、文号等多种查阅方式，使文件查询调阅更加高效快捷。

4.明确了权责，使公文管理更加科学合理。电子公文系统中，用户及用户的权限都是根据实际工作情况进行实名赋予，分工明确、职责清晰。所有流转公文从拟稿、审核、签署、排版、发文、收文、阅处每个环节处理系统均由留痕，任何一个环节出现问题都有明确的责任人和责任部门，使公文管理工作更加科学合理。

参考文献

[1]BillWagner著陈黎夫译.MoreEffectiveC#中文版改善C#程序的50个具体办法[M].北京:人民邮电出版社,2010:86-89