医院办公室档案管理的现状与对策研究

段冰

（凉山彝族自治州第一人民医院；四川西昌615000）

【摘要】随着社会经济的发展，医疗技术水平的提高，人们对于医院管理水平的要求也越来越高，特别是医院办公室档案管理与建设方面。在市场经济持续活跃，市场竞争日益激烈的形势下，医院面临着生存与发展的双重挑战，为此，医院要想在激烈的市场竞争中占有一席之地就要通过加强办公室档案管理来提高医院整体的管理水平。因此，本文章对医院办公室档案管理的现状进行了简要的分析，并提出了几条有效的对策。

【关键词】医院办公室；档案管理；现状；对策

[中图分类号]R2[文献标号]A[文章编号]2095-7165（2018）20-0308-01

在现阶段，虽然我国医院的整体管理水平都得到了很大的提升，但仍旧有一部分医院在发展建设的过程中没有充分认识到办公室档案管理对提升医院整体管理水平的重要性，也没有对医院办公室档案管理过程中存在的问题进行分析与总结，从而导致档案资料信息缺乏一定的真实性与完整性[1]。因此，为了进一步加强对医院办公室档案管理的管理，充分挖掘与利用档案资源，首先就要提高医院办公室档案管理水平。

一、医院办公室档案管理现状

（一）、档案管理人员的综合素质较差

长期以来，受传统档案管理模式的影响，大部分医院办公室档案管理人员，其在实际工作的过程中严重缺乏危机意识与责任意识，从而导致档案管理人员没有认识到档案管理人员对于提升医院整体管理水平的重要性。同时，由于档案管理人员的综合素质与业务能力参差不齐，再加上其工作态度懒散，因此在工作的过程中就不积极学习先进的办公室档案管理技术，从而导致医院办公室的档案管理水平整体较低[2]。

（二）、档案移交缺乏规范性

在医院档案管理的过程中，除了医院内部的人事档案以及病人的病例资料外，医院其他各个部门的各类档案文件都要统一移交给档案室进行统一的管理。但由于相关管理部门并不重视医院内部的档案管理工作，档案管理人员没有严格按照档案管理制度对档案进行管理，从而导致档案整理工作经常出现不严谨性，移交不及时与被动的情况发生，从而就会大大降低档案管理的效率，且在归档的过程中，由于各种不完整的文件以及无保存意义的文件都移交到档案室，这就会在无形中增加档案管理人员的工作量，降低档案整理工作的效率[3]。

（三）、档案管理的现代化水平较低

在我国现阶段，随着我国科学技术水平的不断提高，这就在一定程度上促进了医院管理制度的改革以及良性发展。目前，大部分医院都在积极引进较为先进的仪器设备、管理理念以及技术[4]。例如，在办公室档案管理的过程中就会其管理技术进行了革新，但由于档案管理人员的综合素质较低，学习能力较差，因此就无法充分发挥先进设备与技术的应用水平，最终导致医院内部的办公室档案管理水平较低，且结构设置较为复杂，从而增加了档案管理过程中的盲目性与随意性。

二、提高医院办公室档案管理水平的对策

（一）、增大人员信息化管理能力培训

在我国现阶段，要想从根本上提高我国的医疗技术水平，提升医院的管理水平，首先就要积极做好医院内部的办公室的档案信息管理工作。在这一过程中，就需要医院不断增强档案管理人员对档案管理工作的重视程度，同时为了有效提高档案管理人员的专业管理水平与业务能力，医院就要加大对档案管理人员的培训力度，实施定期的培训以及学习。其中需要注意的是，随着我国科学信息技术水平的不断提高与创新，医院要想充分发挥档案管理的积极作用，就要加强对档案管理人员的计算机技术应用水平，以此来提高医院办公室档案管理工作的效率，提升档案信息的利用效率，提升医院的服务质量[5]。

（二）、重视档案管理部门的职能地位

医院要想进一步提升其内部管理水平，首先就要充分重视档案管理部门在医院发展过程中的作用，并重视其存在的意义与职能地位，尤其是在激烈的市场竞争中，医院管理体制的改革也面临着较大的困难，因此，加强档案信息的管理可以为医院提供一条内涵式发展道路。重视档案管理部门的职能地位主要体现在如下方面。对档案管理部门的薪酬体制进行科学的分配设计，并适量的扩大档案管理部门的权限范围，以此来提升档案管理人员的职业地位。帮助档案管理人员在实际工作中实现自我的人生价值，激发其工作积极性，并自愿加入到对档案管理模式进行改进与完善的过程当中。

（三）、健全激励机制，优化职能结构

根据我国医院整体的档案管理工作来看，要向提高其自控能力，其重点就是要充分发挥档案管理人员的工作积极性，提高档案管理的效率。为此，医院就要根据自身的实际发展水平来建立科学的薪酬分配制度，并给予档案管理人员适当的物质激励，同时也要在给予档案管理人员必要的精神激励。另外，精神激励离不开医院内部职能结构的优化。对档案管理部门的职能结构进行优化不仅可以进一步扩大档案管理人员的职能范围，同时也可以加强档案管理部门与各部门之间的有效沟通与配合。因此，医院管理层就要对档案管理人员的职权进行细分与授予，并将各个部门对档案管理部门的配合程度作为一项绩效考核指标纳人到全年效能评价体系当中。

（四）、建立和健全医院档案管理制度和执行落实制度

目前，从各大医院整体的档案管理水平来看，应当通过健全与完善档案管理制度来提高医院的整体管理水平，促进档案资源有效的开发与利用。首先医院要根据其实际工作内容来制定较为完善的档案管理制度与规范化标准，从而提升档案管理的制度化与规范化水平；其次通过严格落实岗位责任制以及绩效考核制度，规范档案文件的传递流程，以此来提高其动态化的管理水平，并在这一过程中有效的应对人员变动对档案管理工作的造成的影响，减少不必要的损失。同时也要充分发挥档案管理技术水平，通过计算机技术来避免由于人员收录档案信息过程中出现的失误，以此来有效提高医院整体的档案信息管理水平。

（五）、加强对各类档案的系统化管理

随着生物医学模式的转变，办公室档案信息管理已经成为我国医院最基础的管理工作之一。因此在我国现阶段，要想从根本上提高医院整体的管理水平，首先就要做好医院内部的基础管理工作，以此来促进档案资料开发利用工作的顺利实施。同时随着我国计算机技术水平的不断提高，档案管理技术水平的应用，传统的档案信息管理模式已经无法适应社会发展的需求，且无法适应国家档案事业信息化发展的最新要求。为此，医院要合理构建高速档案网络与档案信息资源存储中心，并将工作的重点放在信息的整理、处理、总结以及归纳等方面。以此来进一步推动我国医院的档案资源无纸化建设，提高医院档案管理的数字化、网络化以及信息化水平，从而促进我国医院办公室档案管理工作的顺利开展。

结束语

总而言之，在我国社会主义市场经济持续活跃的形势下，医院要想实现更好更快的良性发展，首先就必须要做好医院整体的管理工作，通过加大办公室档案管理人员的培训力度，健全激励机制与档案管理制度，优化职能结构以及发挥各部门的职能等有效措施来提高医院办公室档案管理水平，以此来优化医院管理工作的流程，完善医院档案信息管理体系，进一步促进我国医院的可持续发展。

【参考文献】

[1]任成智.浅析办公室档案管理的可持续发展策略[J].办公室业务,2018(18):112.

[2]阴璐瑶.医院办公室档案管理的特点及其应用分析[J].中国市场,2018(29):124+180.

[3]吕萌.提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨[J].办公室业务,2018(11):81.

[4]宋绍宇.医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索[J].人力资源管理,2018(05):303.

[5]李娜.医院办公室档案管理的现状反思及对策分析[J].改革与开放,2016(06):123-124.