电子文件证据效力发挥的对策思考

陈超

【摘要】电子文件证据效力发挥作用需要不同层面的保障，本文笔者从建立健全法律法规、规范管理制度、确保电子文件证据的真实、完善技术措施、建立健全认证组织等几个方面来研究对策，希望有利于促进电子文件证据发挥效力工作。

【关键词】电子文件证据效力对策

确认电子文件是否有证据效力，我们需确认其合法的原作者在规范化程序中创作生成，并且在该电子文件的后期保存中并没有发生人为篡改或信息丢失等情况，就可以认定该电子文件具有了法律证据效力。实际操作过程中除了技术上的困难之外，电子文件证据效力的确认还涉及到组织制度、管理体制、法律法规等多个方面的内容。要对电子文件证据效力进行追踪确认必须从源头的保障工作做起，做好改善组织机制、提高管理水平、加快技术跟进等具体工作。

一、建立健全法律法规

法律制度的建立与健全是保障电子文件法律证据效力的必要条件。是电子文件证据效力最终能够在实践过程中得到承认的最直接的依据。而保障电子文件最终实现证据效力需要各种法律规范。首先，电子文件本身相关法律制度的建立。电子文件相关法律法规的制定，最重要的是涉及电子文件法律证据相关的规范性条例的需要及时出台。其次，涉及电子文件传输方面的网络管理法规体制。电子文件能够依靠通信网络进行传输，并且电子文件所保存的计算机系统本身也能够处于联网状态，此外，电子政务与电子商务应用本身也是依托于互联网进行应用的，网络的安全与否事关电子文件的安全与有效，制定相关法律法规来对网络安全进行保障是十分必须的。通过相关法律法规的建设，我们能够最大限度的保障电子文件本身真实性、有效性，为电子文件证据效力的合法发挥提供有力保障，同时规范化的网络环境也给电子文件安全有效性提供了依据，保障了信息用户的正当权利不受到网络威胁的侵害。所以，加强相关法制的发展不仅是必要的，而且也是迫在眉睫的一项重要任务。

二、规范管理制度

在法律法规制度完善，要保障电子文件法律证据效力的实现还需从管理措施与组织结构等宏观层面对电子文件从生成到归档以及保存、利用等环节进行有效管理。从具体讲，拥有一套与之相匹配的科学合理的管理措施是十分必要的。运行得当的科学管理体制能够从外围对电子文件的在各个环节的安全与顺畅交接提供保障，最大化保障电子文件的真实有效，从而最终保障电子文件法律证据价值的顺利实现。从管理层面讲，主要涉及到电子文件从建立到归档保存以及利用的各个具体过程相关规章制度的建立。用规范科学而又严格的各项制度，保障电子文件在各个阶段的安全可靠。同时相关规章制度的建立能够在文件内容失真时为具体问题的查找提供依据。规范的管理体制下每一步的操作都是有据可循的。一旦出现问题，事后便可以准确查找定位到是在哪一个环节甚至是哪一个工序上出现的问题，从而进行补救或追究相关责任。

三、确保电子文件证据的真实

为确保电子文件证据的真实可靠，满足对电子文件证据真实性的审查的要求，一个重要的措施就是进行原始数据管理。原始数据能记录电子文件证据的形成背景、内容、结构和整个管理过程，可以保护文件的真实性和完整性；同时，也提供依据，判断电子文件证据的信息内容与形成生效时是否完全保持一致，从而明确该证据的真实性和完整性，确保电子文件证据具有法律效力。可以说，原始数据是电子文件不可或离的“生命线”。通过背景信息管理，捕获电子文件证据的业务活动信息，以确保电子文件证据是在正常的业务活动中记录和存储的；通过原始数据管理，可以捕获电子文件证据从形成、传递到存储的整个过程的管理状态，以确保电子文件证据构成完整的过程。原始数据就像是一台实时摄像机，随时记录电子文件生命周期中所经过的管理活动、软硬件平台及相关操作。当电子文件证据经过迁移、载体转换之后，其格式、载体、存储位置已经和形成之初截然不同时，人们依然可以根据原始数据来确认其面貌。原始数据管理成为确保电子文件证据真实性、原始性和完整性的重要措施。

四、完善技术措施

技术措施是除了法律措施之外，最直接面对电子文件法律证据性能否得到改善的一种应对方式了，电子文件本身便是技术发展的产物，其在信息输入、编辑、存储、读取的每一个环节都离不开相关技术的支持。电子文件相关安全保护技术的跟进更是能够最直接地为电子文件的原始性、真实性等提供保障，从而为电子文件法律证据效力的发挥提供依据。从宏观的角度讲，保护电子文件安全的相关技术无非是两个模块，首先是计算机安全技术，用以保护文件所在系统的安全稳定。其次是通信安全技术，保障电子文件在传输过程中不被篡改甚至丢失。通过

维护计算机系统安全、保证网络安全、信息加密技术、信息确认技术、网络控制技术、防火墙技术等技术措施确保电子文件法律证据效力发挥。

五、建立健全认证组织

建立能够保障电子文件证据效力且让人信服的的相关第三方组织，是在法律实践中比较实用的一种方法，这些组织也同时是电子文件具体应用中所必须依托的相关服务提供者。独立第三方组织的存在，往往起到一种公证人的作用。文件交互双方在缔结某项文件项目后，将相关内容交予第三方组织进行保管，这些组织能够利用其专业的技术与相关公信力确保电子文件信息内容不会被增删或丢失。从而使得电子文件的某些弱点得到遏制。在纠纷发生后，仲裁机关通过调取第三方所保存的相关资料可以获得较为可靠的信息内容。目前较为主要的第三方组织包括公证机关和认证机构，公证机关具有法律效力，认证机构是一种具有中立性、权威性与可靠性的第三方认证组织。通常认证机构都是得到政府部门的支持或授权，客户通过相关申请手续，得到认证机构对其身份的核实与需要核证的相关内容的认证确认。经过核实无误后认证机构通过对申请人发放数字证书以此来对认证内容的真实有效性达到认可。

总之，我们要维护电子文件的证据价值，需要从多个角度入手利用科学的管理，先进的技术在每一个环节上提供保障，从而确定电子文件证据效力的有效发挥。

【参考文献】

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作者简介：陈超（1982-）男，土家，硕士研究生，重庆三峡学院教师，主要从事档案理论与数字化建设。

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