学校档案信息化建设

何晓华

摘要：学校作为人才的培养基地，档案真实记录了学生学习、实践等各类活动，对学校的发展具有促进作用。学生的档案可以反映出该学生综合素质，给日后用人单位提供重要依据。目前从我国各类学校的档案管理工作来看，存在内容单一及管理方式落后等问题，本文就档案管理工作所存在的问题进行阐述，并提出解决措施。

关键词：学校；档案管理；问题；对策

引言

面对当今信息爆炸的时代，如何加强档案管理的信息化，是每位档案管理工作人员所关心的问题之一。从目前的现状来看，我国各类学校的档案管理信息化还存在若干问题，以下就问题及措施进行探讨。

一、学校档案信息化建设中存在的问题

（一）信息化建设中档案内容单一，缺乏个人特色

目前，我国学校在学生档案管理方面，比较突出的问题就是学生档案的内容不够丰富，形式千篇一律，无法凸显学校特色。不同的学校，学生学习在情况必然存在差异，所以不可能是千篇一律的内容，但是，从现阶段我国学校学生档案的情况来看，其内容还过于单一，主要内容基本都是学生学习成绩、体检情况的记录，并且普遍的存在记录简单，对学生综合素质信息反映不全面的问题。比如：学生参加社会实践中心活动时，有些学校没有对学生的活动信息进行搜集、整理归档。

（二）信息化管理中还存在方式落后，重视程度不高的现象

目前我国一部分学校因为种种因素的制约，在管理人员素质以及管理方式方面依旧存在一定的问题，导致这些问题的原因，往往就是学校对于学生档案管理的重视力度不够，在学校中还在档案管理工作者职能划分不明确的问题，缺乏统一管理，这样的结果就是档案在管理中权限出现混乱，从而降低了管理的质量和工作效率。

（三）缺乏必要的软硬件设施

学校档案信息化前提与基础是必须拥有信息化建设所需的硬件设备和专业软件。目前，许多学校档案馆现缺乏配备完整的档案信息化设施，没有专门接受数字化文档的计算机管理设备和网络服务器，成为制约学校档案信息化建设的“瓶颈”。所以，必要的信息化硬件设施是加快学校档案信息化建设的基础。在档案信息化管理软件使用方面，许多学校档案管理机构认识到如何实现档案信息化建设，没有建立档案信息管理系统、档案信息数据库，仅仅是摆设几台电脑，认为这样就可以算是信息化。

（四）档案信息化建设缓慢

纸质档案的数字化是档案信息化的基础工作。要进行信息化建设，就必须利用计算机、扫描仪等技术设备将馆藏纸质档案的数字化，建立成各种专业性、综合性的数据库。然而，在档案数字化建设过程中，把馆藏档案案卷级和件级目录建成数据库不难，实现案卷级和件级目录信息化管理指日可待。但是纸资档案具有数量大，篇幅长等特点，这需要投入极大的人力和财力来完成对纸档案数字化建设，制约了许多学校建立档案信息化建设步伐，严重制约了档案信息化建设进程。

（五）档案管理人员素质偏低

在学校档案信息化建设中，人是最关键的因素，信息化的实现和管理都离不开人，各种信息化设施都必须通过档案管理人员才能发挥作用。然而，大部分学校档案工作人员，都不是档案管理专业毕业，更有甚者没有接受过专业、系统的档案管理知识培训，对于新技术诸如数据存储和压缩技术、XMI技术、安全技术等还不熟悉，不适应高速发展的计算机工作环境，严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，严重制约档案信息化建设和学校档案事业的长远发展。

二、档案信息化建设工作要采取以下措施

从上文的分析研究中，能够发现我国学校学生档案管理还存在一些实质性的问题，这些问题如果不得到有效解决，会影响学校的发展。下面针对这些问题，将管理措施进行具体分析：

（一）信息化建设过程中不断的丰富和完善学生档案资料，使其能够更加多元化

学校的教学目的，主要就是培养综合性人才，也正是因为这一性质决定了期学生档案的内容必须具有丰富性、多元化、真实性等特点，在档案中，除了学生学习成绩，考核成绩等基本资料之外，更为重要是其参与社会实践记录，这些都是非常重要的档案内容，学校必须要积极搜集这些资料，及时与学生进行沟通，第一时间取得准确的实践活动资料，为建立学生档案提供数据。除此之外，学校课程设置方面也需要进行合理的调整，要与教学改革的要求相统一，学校学生档案中，在教学特色以及学生自身能力方面的信息必须要有充分体现。

（二）提高学生档案的真实性和可靠性

学校在学生档案管理的过程中，必须要保障档案信息的真实性，尽可能的将学生的整体情况如实的反映出来，对学生的各个方面的情况进行记录，并进行整理，科学合理的进行分类、核实，保证能够档案的完整性。

（三）增加档案信息化建设经费投入

在学校档案信息化建设的过程中，学校应给予大力支持，增加经费投入，这样才能够更好的实现教学、科研、出版等综合性档案管理体系的建立。由于学校的档案管理涉及到很多方面，学校应了解学校档案管理的现状，制定档案工作计划，为学校档案工作顺利开展打下的基础。同时，重视学校档案管理信息化建设，加大经费投入是非常必要的。这就要求学校将档案基础设施建设作为重点，同时还要加强档案设备配套和建设工作，加大各种硬件和软件的投入，为档案信息化建设提供良好的物质基础。

（四）建设高质量的档案信息化数据库

数据库是档案信息化建设的关键部分，资源是档案的核心。因此，要严格的依据国家相关对定对学校传统的馆藏方式所保存的档案进行全面扫描和处理，并将其转化为数字化信息，存入计算机，形成统一规范的管理体系，建立安全、完善、完整的数据库。那么在这个过程中，还应该值得注意的事项就是数字化转化的过程中，传统馆藏档案也需要建立目录，这样能够同正在使用的电子文件档案进行及时归档，文件档案的增多，需要不断的进行存档，逐年进行，都需要建立目录，并采取机读的方式。数据库中的所有信息必须要做到全面、完整、真实、安全。建立这样的数据库，是学校进行信息化档案管理的必要条件。因此，从学校的实际情况出发，建立属于本校的数据资源库，突出特色数据库，不断对数据库进行更新和开发，才能够不断完善学校档案管理的质量。

三、结束语

在市场经济不断发展的形势下，学校在学生档案管理过程中，必然要进行一系列的创新和改革，面对当前学校档案管理中存在的问题，学校应该积极地制定更加完善的学生档案管理制度，加大档案信息化建设经费投入，建设高质量的档案信息化数据库，从而提高档案管理的信息化程度。