关于档案信息化建设的思考

李淑娟

摘要：档案之中蕴含着丰富的资源，在快速发展的信息时代，传统的档案管理方式已经跟不上时代发展的步伐。加强档案信息化建设有利于提高档案管理员的工作效率、有利于提高整个部门的管理水平、有利于推进政务信息化建设。然而，在信息化建设的过程中还存在着一些诸如信息化程度不够、信息化不够规范、管理人员素质不高等问题。这就需要探索加强档案信息化建设的对策，以提高档案信息化建设的水平和质量。

关键词：档案；信息化；管理员

一、档案信息化建设的重要意义

1、档案信息化有利于提高管理员的工作效率。档案管理工作人员利用传统的手工方法对档案材料进行收集、整编、管理时，工作量比较大，而且需要很多的时间和精力，但是效率却不高，而加强档案信息化建设，利用网络对材料进行收集整理，能够节约大量的时间，提高工作效率。例如，数据录入一次之后可以多次使用，计算机会自动统计整理相关档案信息，而且减少在统计过程中的错误。在查找和翻阅档案信息时，系统会自动查找到所需要的信息，这无疑在时间和空间上提高了档案管理员的工作效率。

2、档案信息化有利于提高部门的管理水平。加强档案信息化建设，部门的档案管理员工作不再繁重，他们可以有大量的时间从事档案的收集与研究工作。每个部门的档案资料都是非常繁杂的，对档案进行分类、整编需要管理人员付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台，档案的收集和整编只能是零星的和不完整的，档案信息化建设以后，能够更好的实现档案材料的收集与整理。同时，档案信息化建设以后，能够实现多人同时借阅的目的，并且避免档案资料在查阅的过程中丢失。这就有效的提高了部门的管理水平。

3、档案信息化有利于推进政务信息化建设。整个社会信息化的快速发展，导致档案资料增加，档案资料呈现出多样化和分散化分，传统的档案管理方式已经不适应这种要求，这就要求档案管理探索新的管理模式，尤其要以信息化代替传统管理方法。当今电子政务信息化建设已经成为一个必然发展趋势，各企事业单位都在逐步使用信息化手段进行办公，以此来提高工作效率和服务水平。而档案管理作为政务信息化建设的一个重要方面，必须紧跟电子政务发展步伐，使档案信息化建设纳入同级电子政务系统之中，从而助推政务信息化建设。

二、档案信息化建设过程中存在的问题

1、档案信息化程度不够。虽然档案信息化建设已成为档案管理的必然趋势，但是由于个别领导和档案管理人员重视程度不够，阻碍了档案信息化建设的进程。一部分领导认为，档案管理是否实现信息化、数字化、电子化，并不影响档案工作的开展，更不会影响整个部门的发展。所以，无论在档案人员的培训还是软硬件的设置上支持力度都不够。部分档案管理人员，由于习惯于传统的档案管理方法，不愿意去探索新的管理模式，所以，对于档案信息化建设并不持积极态度，这就影响了档案信息化建设的推进。

2、档案信息化规范不够。在档案信息化建设的过程之中，不规范的问题逐渐凸显出来。部分地区和部门的档案管理都没有形成一个完整的体系，他们各为其政，各取所需，对于档案管理工作，他们没有一个长远的规划，而是盲目的采用信息手段进行档案管理，大多数档案管理人员抱着走一步算一步的态度，往往是针对所出现的问题一边探索一边解决，没有统一的信息化建设标准。除此之外，由于档案信息化建设的不规范，导致档案信息在传递的过程中出现一系列问题，影响了档案管理的质量。

3、档案管理人员素质不高。由于档案管理工作在一定时期内不被重视，从事档案管理工作的人员大多是年纪较大者。他们的思维能力和学习能力不能紧跟时代发展步伐，所以他们很难适应信息化建设的要求。例如，有些档案管理工作人员根本不会使用计算机，更谈不上利用计算机进行档案管理。另一方面，由于体制的原因，他们不愿意也没有机会进行业务培训和学习，因此他们不能够熟练的利用现代化手段进行档案管理。这就导致的档案管理工作相对落后，也不利于整个单位的长远发展。

三、加强档案信息化建设的对策

1、加强档案管理人员素质建设。提高档案管理人员的综合素质，是推进档案管理信息化建设的重要途径。第一，提高思想素质。档案管理人员要对档案信息化建设有一个正确的认识，充分认识到档案信息化建设是提高档案管理效率、适应信息化发展的必然要求，从而在思想上和行动上积极投入到档案信息化建设上。第二，提高业务素质。档案信息化建设过程中，要求档案管理人员不仅仅要掌握档案管理知识和方法，而且还要通过各种学习培训，熟练掌握计算机知识，以及档案管理所使用的操作软件，从而提高档案信息化建设的质量和水平。

2、加强档案信息标准化建设。档案信息化建设必须在法律的规范下进行，所以需要具备一套完整的信息化体系对档案管理工作进行规范。第一，档案的信息录入要实现标准化。档案材料在进行录入时要按照固定的格式和标准进行录入，从而提高检索和利用效率。第二，信息存储要实现标准化。目前，大多数档案信息以硬盘为主要存储模式，然而随着档案数量的增多，就需要新的存储载体，例如光盘，这就需要对光盘档案信息进行研究，并制定相应的统一标准，从而实现其操作的规范化。第三，软件开发要实现标准化。对档案材料进行收集整理需要必要的软件，但是在软件开发方面必须要进行规范，确保档案资料在安全、高效的存储。

3、加强档案信息化制度建设。加强档案制度建设是档案信息化建设的根本保障。第一，完善档案信息化法律。通过法律的途径保障档案信息化的开展。根据具体实际中所遇到的问题制定强有力的约束机制，提高档案信息化建设的水平。第二，完善档案信息共享制度。要通过档案数字化手段，建立起各级各类，可以共享的档案数据库，构建起信息资源共享体系，从而实现档案资源的有效开发与利用。第三，完善监督机制。在档案信息化建设的过程中不可避免的会遇到一些问题，这就需要完善监督机制，定期对档案信息化建设进行监督和管理，并及时纠正所出现的问题，确保档案信息化建设在正确的轨道上运行。

4、加强网络技术安全建设。档案资料有其特殊性，档案信息化是通过网络向人们提供档案资料，在这一过程中就可能出现被篡改的危险，这就要求有一套完整的网络安全系统，保证网络的安全性，以防止和避免不法分子利用黑客对网络进行攻击和毒害，从而使档案资料的数据保持完整性和正确性，确保信息在传输的过程中不出现错误，尤其是重要的信息不泄露、不被修改。一套比较安全的网络系统对技术上有较高的要求，这就需要网络技术人员具备较高的网络安全意识和能力，如利用严格的身份验证，并配置防火墙和防病毒入侵系统。同时要有恢复系统，以防止档案资料被破坏时能够通过恢复系统找回原有资料，从而保证档案资料的完整性。

参考文献

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