工程档案在工程建设中的重要作用

巴桑

【摘要】工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。工程档案资料应按照完整化、规范化、标准化、系统化的要求进行整理编制，包括各种技术文件资料和竣工图纸与工程建设项目同步进行，在工程竣工验收时，承包人要提交一套合格的档案资料及完整的施工图纸，作为竣工验收的条件之一，为今后的维修、管理和改建提供依据，做好工程档案管理工作至关重要。

【关键词】建设项目；工程档案；管理

一、工程档案的重要性

1工程档案是项目建设全过程的真实反映，为查询信息提供依据

企业需要通过自身的实践来证明它的实力和能力，赢取自己的权益。例如几年前上海某变电站检测项目，在其工程出现了严重的问题之后，业主要求得到一定的解释，检查问题所在，找到了原来的文件记录和档案中的记录，很快明确了责任方，维护了企业的名誉，挽回了不必要的经济损失。如果没有相关规范的工程档案，或者工程档案不准确、有缺失，企业将会受到很大的损失。这种损失不管是经济上的还是名誉上的，对于一个企业来说，无疑是致命伤。由此可见，档案的规范化对于企业来说是非常重要的，它维护了企业的正常运营和发展，作用是不容小觑的。

2工程档案对项目监管具有很大的促进作用

工程档案是建设项目实施的历史记录，从中可以看到在项目实施的过程中所需要的技术指标、人员、数量等一切相关的资料。在有着详细的记录时，相关的实施就会在监督的情况下发挥最佳的状态，工程项目就会保质保量按期的完成，这样既对企业有好处又督促了工程实施的进度，一举多得。

3工程档案是工程信息的反馈

工程档案很齐全地记录了整个施工过程和管理过程的具体事项、技术等问题。所以，在施工完成后，它是一部完整的工程档案集。在以后的工程中，如果与此项目有关的问题，只要在相关的原始记录中准确快速地查到相关资料，将问题反馈出来，就能快速地解决问题，并有利于防止将来类似情况的发生。

二、工程档案是项目成果存在和延续的核心资源

工程实体和工程档案是企业在城市建设成果的主要体现，是企业生产、经营成果的真实记录，它记录了企业在生产过程中取得的阶段性成果，还记录了工程技术人员技术操作的重要手段。是企业建设成果和先进技术经验的直接载体。

三、工程档案是工程项目后期建设的依据

没有工程档案，各项工程建设就会造成混乱，维护、改建、扩建等就难以进行，因此，工程档案是项目后期建设的基础和重要依据。例如在公路工程、桥梁工程的改建扩建等前期的设计工作中，就需要查看原始的勘察资料，需要了解历年的修复资料，如果由于档案不规范没能查到相关的资料记录，就势必影响对工程的分析判断，进而影响检测评估结论。只要有了相关的原始记录，才能使重大的技术型的问题得到很好地解决，才不会进行不必要的检测。它节省了国家的人力物力，使建设变得更加方便、简洁和具有目的性，保证了资源的合理利用和分配，将利益达到最大化，为企业的更好发展提供了很好的平台。

四、建筑工程中档案管理的主要方法

1、建立健全相关法律法规。随着社会发展，我国已步入法治社会，任何工作的实行都会有相关的法律法规进行行为约束，建筑工程档案管理也不能离开相应法规的制约。只有严格遵守并执行档案法律及国家标准规范的要求，才会形成有利于建筑工程不断发展的良好局面。

2、加强档案管理人员知识技能培训。建筑工程档案管理工作能否有序进行，不仅依赖完备的制度保障，档案管理人员的专业知识素养以及责任心的强弱也影响着档案管理工作的质量。因此，为了保证工程档案管理工作能够高效、有序进行，需要定期对档案管理人员进行知识技能培训，保证其能够运用先进的管理技术进行更加安全和高质量的档案管理工作。

3、确保建设过程中对建筑工程档案质量的检测。在对工程档案进行收录时，确保档案在规定时期内进行收录，检查档案中是否包含规定的各项资料，保证档案信息的真实性和完整性，在档案满足归档要求后方可进行后续收录整理工作。

五、工程档案的特点

1、技术的综合性

技术综合性是工程档案的典型特点，尤其在城市建设中，每一个建设项目都与城市市政的公用设施建设及相关建筑工程密切相关，同时建设项目自身也涉及到多种建设技术，工程档案主要对相关工程文件进行汇集与编制。因此，可以说工程档案就是多项建设技术与成果的综合体，对工程项目文件的汇集与整理也是一项技术性较强的工作。

2、记录工程建设状况

工程建设应该按照基本的建设程序进行，根据建设的内容与性质将工程划分为若干阶段，并在每个阶段形成相应文件，尤其重视具有根据性、凭证性作用的文件，这些文件可有效反映工程建设的主要过程。

3、对工程进行全过程记录

在工程档案中，应实事求是地记录工程建设真实情况，尤其对隐蔽工程的检查与记录、工程事故处理记录等，通过工程档案的记载可以及时反映竣工图中存在的问题，并进行修改与补充。完善的工程档案应反映工程建设的整个过程，包含工程建设中的全部文件，包括请示批复文件、技术文件、依据文件及其它相关文件等。

4、对工程验收发挥重要作用

全套施工文件与完整的工程档案是建设工程竣工验收的必要条件，工程档案主要按照国家及地方的相关规程、规定及标准等进行编制，要求内容真实、完整，组成符合规定的案卷，并与工程实体共同进行验收。如果工程档案不合格，那么工程就不能顺利竣工验收。因此，工程档案是工程竣工验收、备案的必要条件，备案单位需要对工程档案的真实性与完整性进行核查、认可。

5、记录工程质量

有关工程质量的认定，除了工程实体之外，还包括工程档案中各项文件记录，如工程立项中对工程质量的要求，工程设计时的施工图，工程施工中按照施工图施工、从施工实验记录、施工过程记录、选择建设材料、工程监理、质量评价、工程验收等予以体现。工程文件的竣工图是对施工质量的真实记录，也是判断工程事故的重要依据。

结语：在工程建设中，要坚持档案工作与工程建设同步进行，尽可能地做好工程档案管理工作，保证工程档案的完整性和准确性。档案的收集和整理是十分繁琐的，对收集者的素质和专业修养要求比较高，需要全面专业。在现代化建设日趋发展的中国，各大工程建设将更加如火如荼，在做好建设实施的同时要更加严格地做好工程档案的规范化，这对于工港口、桥梁、城市的工程项目建设的设计、施工、修建、运营等各个环节有着不可替代的作用。随着工程建设的规范化，工程资料在工程建设过程中的作用和意义越来越显著，所以，管好用好工程资料，我们每个工程资料管理人员都身负重任。

参考文献：

[1]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设，2010，（5）.

[2]马俊龙.论工程质量与工程档案之间的关系[J].山西建筑，2009，（26）.

[3]聂博仑.工程档案的有效管理――建设工程质量的保障[J].价值工程，2010，（27）.