浅谈物资需求计划审查流程优化

董岩王晓琳马捷房智彬王坤杜建中苗欣

摘要：以“一套职责、一套流程、一套制度、一套标准、一套指标”为原则，建设物资计划辅助审查信息化工具为载体，将物资计划审查相关的管理体系融入贯穿落实到流程环节和岗位职责，促进物资计划审查管理体系的流畅运转和持续改进。

1.引言

职责、流程、制度、标准、考核是企业管理最核心的“五大”基础要素。其中，流程是企业所有业务运转的“脉络”，是连接其他各要素的主线。随着公司物力集约化管理要求的逐步提升，公司物资计划管理要求也相应的逐年加强。ECP系统的成功上线，使得整个物资业务流形成一个完整的闭环，并将内外网业务和人员有效地衔接起来。通过深化应用ERP、调配平台、主数据平台等信息系统，使整个业务系统更方便地服务于业务人员，为适应国网以及天津市电力公司初步构建了满足多维度管理要求的“五位一体”新机制的要求，是当前的一个努力方向。

2.实施的意义

在物资计划受理过程中，通过信息化系统ECP、ERP、主数据平台和辅助决策系统，对当前物资整体业务起到了支撑作用。但是在物资需求计划与技术规范审核环节，原先的信息化系统只能把数据导出来，供业务人员参考与审查。人工操作还占据了很大一部分比例，例如人为判断、人工分组和人工审核等。物资计划人员以及专家的工作量比较大，而且容易出现人工因素导致的错误，同时也不方便业务数据的统计和分析。因此，针对物资需求计划审查的流程规范化与简化线下审查流程，是目前业务上的迫切需要。

3.主要做法

开展物资需求计划辅助审查工具的信息化建设

1）建设原则

我们以“一套职责、一套流程、一套制度、一套标准、一套指标”为原则，建设物资计划辅助审查信息化工具，将物资计划审查相关的管理体系贯穿落实到流程环节和岗位职责，促进物资计划审查管理体系的流畅运转和持续改进。

2）建设目标

为更高效的完成物资计划技术规范审查工作，以信息化系统（物资计划辅助审查工具）为载体，协助物资计划人员和审查专家进行物资计划及技术规范的审核。让计划审查工作中的审查要点不仅仅停留在各种规章制度、各种纸质文件上，真正释放人力，将效率效益最大化。实现技术规范审查流程规范化，简化线下流程，固化技术规范审核标准，提高专家审核采购申请与技术规范的工作效率，同时实现对计划审查历史记录、统计、分析，为绩效考核提供了更为科学全面的依据，充分发挥了绩效考核体系的导向与激励作用。

3）建设方案

A.优化物资审查流程

以流程为主线，以规章制度为依据，将计划审查工作的业务流程进行统一固化和规范，有利于各管理层检查工作落实情况，验证岗位设置科学性，核查制度合理性，及时掌控工作流程中存在的风险点，及时发现问题，持续改进。因此，我们梳理优化了计划审查工作流程。详见下图（图1），

图1.物资计划审查业务流程

流程说明，详见下表（表1）

B.固化审查要点

在物资计划审查环节，利用信息化辅助工具（物资需求计划辅助审查工具），首先将ECP、ERP中的采购申请业务数据通过固化在物资需求计划辅助审查工具的数据导入模板，使两个信息系统的数据完善对接，以此突破不同信息系统之间的业务壁垒。然后，通过固化在系统中的审查要点与审查规则对采购申请中参考价格、交货期、交货方式、是否使用固化ID、物料是否属于集中采购目录等进行自动审查，摒弃了之前的人工审查，减少计划受理过程中的人为判断、人工分组以此提高了专家审核采购申请与技术规范的工作效率。

C.完善计划审查的统计分析

通过导入ERP系统采购申请历史数据，并结合大数据分析方法中的分组分析法，统计分析出采购标准执行率、总部技术规范书正确率、固化ID应用率、标准物料使用率。同时，利用此信息化辅助工具可自定义组合不同批次的物资需求计划，针对采购标准执行率分析、标准化物料使用率、固化ID应用率、总部技术规范正确率、总金额、总计划数等不同指标进行统计分析，用以指导后续计划上报工作及为计划审查工作的绩效考核工作提供更为全面科学的依据。

4.实施效果

在物资计划辅助审查流程的优化过程中，基于业务深入研究流程之间的关联关系，打破部门界限，消除流程盲点、断点和冲突点，实现不同业务间的有序衔接，进一步优化了业务的运行方式和运行规则。同时，深化数据共享和信息系统融合，构建了辅助物资需求计划审查的专业信息系统。以物资公司计划部2017年至今共完成26个批次的物资计划报送工作为例。26个批次的计划条目数总计4063条，经初步估算，在应用物资需求计划辅助审查工具之后，单条计划（包含采购申请与技术规范）平均审查时间从原先约20分钟，提升至每条约15分钟，计划审查效率提升近30%。

参考文献：

[1]郑新.企业采购管理发展趋势研究.知识经济.2010年4期

[2]郑宝森等.国家电网公司物力集约化管理实践与创新.中国电力出版社.2015