浅析医院档案计算机管理模式

王明红

【中图分类号】R197.322【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2013）02-0068-02

医院实行电子病历是等级达标的硬指标，于是一种新型的档案载体“电子档案”应运而生。它的出现打破了档案载体单一化的格局，使传统的纸质档案逐步被电子档案所取代，满足了人们对档案利用的需求和实现档案工作计算机化管理。实行计算机档案管理尽管带来了许多工作上的便利，但也同时存在一些弊端。本文就这些弊端提出一些改进和提高的办法，供读者校正。

1.医院计算机档案的优点

1.1查阅快捷

进行计算机检索主题词时档案人员或利用者不需要把查找的文件转换为按类目系统编制的代码，只要将查找的文件的有关主题词进行组配输入计算机，就很快能得出结果。由于我们大多数室藏档案是按问题立卷的，所以在主题检索时，再设职能部门名称加以限制，这样，检索速度将大大提高。

1.2管理高效

利用计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且可以在避免差错的同时又可减少工作量。

1.3方便灵活

档案借阅实行计算机管理，查找方便灵活，直观性强。系统采用菜单形式，利用者把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，灵活组配输入，可以即刻得到结果。当借阅的档案到期没有归还，也无需档案人员逐页核对和填写催还单，只要通过计算机便可打印出催还单，节省了利用者和管理人员的时间，方便了管理，提高了检准率。利用计算机可以实现联网管理，进一步提高档案文献的利用率。

1.4安全有效

利用计算机，工作人员和利用者不需进入库区。查阅利用档案不需直接接触档案原件，可避免档案损伤，延长档案寿命。甚至利用者也可以通过计算机网络终端在档案室以外的地方查阅利用档案信息，打破了科室限制，调阅、保管安全有效。

2.医院计算机档案的问题

2.1重视不够

近年来，卫生系统信息化建设发展迅速，建立了计算机局域网、医院信息管理系统、医学影像传输系统。但医院信息化建设主要涉及医疗、统计、设备、成本核算、财务等管理方面，对档案信息现代化管理还没有引起足够的认识，投入不积极，发展也不平衡。

2.2应用受限

一些医院早几年就购置了医院档案信息管理系统，在手工管理的基础上进行简单的目录输入、检索管理，即便是运用了管理软件大大提高了档案管理的工作效率，但由于网络系统的应用需要较大的人力、物力、财力的投入以及习惯、观念及软件操作可行性等诸多原因，致使网络系统在医院档案管理中受到一定限制，还未实现真正意义上的档案计算机管理。

2.3管理不善

目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，管理不善时有发生导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

2.4职责不明

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

2.5参差不齐

由于医疗服务是一门专业性很强的行业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，医院在人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

3.医院计算机档案管理良方

3.1加强管理

通过建立健全医院、档案室、科室三级管理网络，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求。这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范；有利于通过网络实现信息资源共享。

3.2健全制度

建立相应的电子档案管理制度，其内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

3.3加强培训

医院电子文档来源渠道多，形成者不仅有临床业务科室、行政科室、承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。通过组织业务学习和技术培训，不断更新知识，尽快地使档案管理者及相关人员掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起计算机档案管理工作的重任。应将电子文档归档工作纳入医院的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，严格检查考核。

3.4强化意识

通过广泛宣传档案工作的重要性，增强全体医务人员的档案意识，特别是医院领导的档案意识。使大家充分认识到档案工作连着你我他，与自己的日常工作和生活息息相关，要更好地支持档案管理工作。同时，医院要从实际出发，创造条件，结合医院电子病历的使用和医院信息管理系统以及电子文档的普及，充分利用计算机管理的优势，对医院档案实行计算机网络化管理，实现档案管理的现代化。

3.5加大投入

医院管理者应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件、硬件、刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

综上所述，医院档案计算机管理，是实现医院档案规划化、科学化管理的必然途径，是医院等级达标不可缺少的重要环节。只要不断提高对档案管理意义的认识，健全档案管理制度，建立医院信息一体化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，以满足医疗、教学、科研工作的需要，才能真正实现医院档案的网络化，达成档案信息资源的共享，届时医生坐在科室就能观看学术讲座的视频档案，使档案信息资源能更好的服务于医院现代化建设。