浅谈多产业专有业务文档资料信息化管理

杜忠勋王凯何子睿李向伟

摘要：数据资源是国家战略资源，还是所有经济活动主体的核心战略资源。党的十九大报告明确提出，要“推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合，在中高端消费、创新引领、绿色低碳、共享经济、现代供应链、人力资本服务等领域培育新增长点、形成新动能”。

关键词：多产业；文档资料；信息化管理

导言：随着鲁能集团经营重心由传统的房地产业向房地产、商旅、新能源三大支柱产业的转型。新的形势要求相应的信息化建设也需要积极寻求升级转型之道。

知识成果作为鲁能集团最为重要的信息化数据资源之一，是推动鲁能集团新发展、新转变的同时保持核心竞争力的关键因素。如何将知识管理结合新发展形势的要求，融合“云物移大智”等影响IT技术和信息产业发展的要素，提高知识管理效率、合理组织鲁能集团内部的知识资源、推动知识资源的合理应用与创新。成为鲁能集团科技信息部关心的新课题，并针对这一新课题进行了探索。

专业知识成果信息化建设就是这一探索的积极成果。专业知识成果信息化工作采用分期建设的方式。以专业数据档案系统为基础，由房地产专业数据的支撑扩展至对商旅、新能源业务知识成果的支撑。2017年12月专业文档资料数据系统上线试运行。实现了对专有业务文档资料、过程文档资料的统一专业化管理。在一定程度上实现了专业数据归集、可用，打破了信息壁垒，实现了项目成果可管控。

从专业文档资料数据系统的建设过程中，我们可以得到以下几点有益的经验。

一、规划过程，吸取外部经验，总结知识成果管理模式

规划过程中，鲁能集团科信部对国有大型企业知识管理平台、市场领先品牌的知识管理系统进行了调研与总结，目前国内许多企业都自建有知识管理平台，同时市面上也有为数不少的知识管理平台产品，在知识管理领域进行了卓有成效的尝试。鲁能集团对国家电网知识管理系统、中国电科院智能化知识管理平台、企明创想知识社区、金风企业级知识管理平台、泛微知识管理、蓝凌知识管理平台、智网达知识管理系统、KMPRO知识管理、易度知识管理等现有主流知识管理平台及进行了调研与分析。并在此基础上，总结了对公司内的各类知识资源进行集中管理和展现所需的基本功能。

二、设计过程，基于自身经验，打造符合自身特点

在调研中，调研人员发现，目前的知识管理系统，由于注重通用性，基本上存在以下几点共性不足。即尚未融合业务场景及项目流程，专业化程度不足以及标准化程度不足。

鲁能集团公司对面对集团的生存和发展方式发生转变，立足于集团专有业务的理解与分析，在对集团房地产、商旅、新能源三大主业的数据资料、知识成果的梳理与分析的基础上，对集团信息化知识工程建设提出了合乎自身特点的要求。

鲁能集团知识成果管理系统应该是知识管理工程的专业性应用。应从规范内部管理、优化业务流程等方面着手，通过整合理念，将业务流程进行优化和模块化。实践对知识成果的有效管理。

三、开发过程，明确思路，坚定遵从建设方向

注重系统软实力提升，重视知识成果数据标准化、重视知识成果管理的专业化。以业务场景出发点，充分梳理使用场景，全面覆盖鲁能集团房地产、商旅、新能源三大支柱产业。建立知识成果管理的项目价值链，建立多维度标签体系。支撑新业态成果展现与分享，深挖数据价值，提升企业核心竞争力。

在系统功能上，应综合包括知识沉淀、协作及交流管理，信息通报与发布管理、知识库系统的建立，地产管理协作过程中的项目合同起草、会签和审批等关键业务流程的设置，以及业务过程中的知识沉淀、交流和协作等专业性功能。

四、实施过程，全面进行知识成果管理信息化建设

以建设鲁能专业文档资料数据系统为契机，探索知识成果管理新模式，从规范内部管理、优化业务流程；通过整合理念，将业务流程进行优化和模块化；建设知识管理信息化项目，消除信息孤岛等方面，实践对知识的有效管理。

主要包括以下内容：

1、注重知识的积累与知识分类体系的建立，根据房地产、商旅、业务特征，区分三大主业知识，科学建立知识分类体系。

2、整合房地产专业条线，综合考虑房地产项目特定的市场环境、客户，规划条件，产品设计建造、营销过程，归集范围贯穿房地产项目开发的全周期。

3、打造专业文档资料数据资料中心，针对知识的不同形态，设计相应的知识存储模式，沉淀归累公司有价值的知识资产。

4、建设知识管理信息化的交流功能与分析功能，提高隐性知识成果与显性知识成果之间的互相转换能力。

5、统一数据的格式和形式，从纷繁复杂的数据中提炼共性数据，促进数据的有序化、标准化。

6、重视系统培训，打造贴近业务需求的系统使用场景，为普通用户、管理用户、集团总部用户分别进行了使用场景的描述。

五、线上线下结合，重视知识成果管理的线下管理

知识管理本身是一套完整的管理体系和方法，而这套完整的管理体系和方法需要通过管理制度和管理机构的不断完善加以实施。

为跟进时代发展趋势，进一步规范管理，提升知识成果管理水平，鲁能集团以商旅公司为入手点，从以下几个方面进行建设。

1.完善知识管理团队。知识管理体系需要一个团队进行建立、执行和维护。团队主要角色包括：协调管理者、企业各部门的专家（技术权威）、信息技术部门、咨询顾问。从团队组织的层面，对在整个企业的文化、价值观基础之上对知识管理体系进行完善与梳理。

2.完善知识管理激励机制，通过知识上传管理办法、知识文档规范制度、知识积分、排行榜等多种手段，保障知识管理的良性循环。从知识文档的编写、录入、分类、关联到格式审核、内容审查再到文档修订、版本管理等方面形成良好的作业规范。同时，根据积分，对知识积累与沉淀的建设贡献突出的人员进行一定的奖励。

选拔优秀人才，作为知识管理专员，成为知识传递与积累的中坚力量，通过高素质的知识管理专员，带动全集团的整体水平提升，构成房地产企业知识管理的实网与虚网，覆盖企业全业务流程，发挥智力资本的作用，高效培育企业创新能力和集体创造力。

六、成效显著，产业专有业务文档信息化管理大有可为

系统自2017年9月1日正式启动以来，在科信部的牵头管理下，得到相关各业务部门的支持。

从成效上看，实现了对专有业务文档资料、过程文档资料的统一专业化管理。在一定程度上实现了专业数据归集、可用，打破了信息壁垒，实现了项目成果可管控。

目前系统正进行相关业务流程文档资料的深化梳理整合工作，在业务上对房地产专业业务进行结构化、体系化的梳理，将在近期启动二期项目建设。

7、未来展望，用新平台定义新型知识成果管理方式

未来，将在标准化、结构化、范式化的基础上，逐步融合先进的语义分析、智能挖掘、知识云等等时代科技尖端元素，充分利用新技术，进行知识的挖掘、知识的创新与应用。并将管理与业务系统深度集成，实现业务决策辅助分析、业务流程相关文档精准推荐、个人学习路线精准定制等。将知识成果管理与知识应用的价值充分体现出来。

并在此基础上，建设丰富多彩的知识管理类应用。包括：业务数据互联接口、项目全过程融合展现应用、业务指引智能感知应用、房地产大数据分析模型等。实现对鲁能集团专有业务条线业务数据的全面信息化管理。实现知识管理信息化对业务推进过程的深度渗透，在业务系统操作的各个流程与环节中，都可以自由获取相关参考性知识成果，提高集团员工的业务处理水平，大大提高知识性文档的质量，有效提高所积累知识的利用率，大幅度提高集团知识成果的推广率。