企业档案信息化建设的探究

毕然

摘要：在高速发展的信息化时代，传统的档案管理方式已经不能满足需求社会的发展要求，所以提高档案管理工作的质量和水平在当下尤为重要。档案管理是日常管理工作的重点，随着信息技术的不断发展，其强大的功能被各个领域所推崇。本文通过对企业档案的相关工作介绍，对企业档案管理信息化建设的重要性进行了明确的表述，并且对其在建设过程中存在的一些问题，提出相应的对策。

关键词：企业；档案；信息化；建设

1.引言

档案于任何一个企业来说都是极其宝贵的财富，不仅是它将企业的真实运作水平和企业的综合实力记录并体现的淋漓尽致，而且档案的记载真实而不虚假，客观而不主观，充分体现了理想状态的公平公正。对于档案自身来说，它记录了一个企业从起点一直到现在所有发展过程中的各种情况，真实反映出了这个企业的过去、现在、甚至是未来的发展趋势。现在社会网络发展迅速，档案信息的随时调取、随地调取已经成为了社会发展的潮流，但是目前由于在档案管理上的缺陷，电子产品型号的冲突、档案接收和载体形式的不同，使得在不同地区或是不同电子产品上调取档案信息成为了一个难点，所以要尽快开发不受地域、电子媒介等影响的档案管理系统，以期实现不受约束随时随地方便快捷获取信息的要求。

2、企业档案管理信息化建设的重要意义

对企业而言，企业档案对企业的管理有着非常重要的意义。

2.1、随着社会的进步，保持资源的可持续性发展已经成为了一项原则，通过改革来优化发展的路径，提高工作效率。对企业而言，实行改革必须要将企业档案信息化作为改革的一个重要环节。企业通过建设信息档案，可以更加高效的对档案进行管理，更好的推动企业的发展。当下，许多企业已经对档案管理进行了改革，摒除冗杂的环节，提高办事的效率，实现企业利益的最大化。

2.2、企业档案的管理是通过网络平台进行的，它是信息化建设的一项重要成果，是将传统企业档案进行储存、共享、传递以及修改等多项功能结合在一起。企业档案信息化建设的作用主要体现在信息的充分共享、方便查询企业档案信息。

2.3、建设企业档案信息化系统可以提升企业的服务效率和质量。在以往的工作中，企业档案的查询工作是企业所安排的非专业工作人员负责，工作资料杂而乱，没有统一的分类和归纳，造成很多资料缺少现象。现在使用专业管理员对企业档案信息化管理之后，通过授权访问可以很方便的查阅到所需要的相关资料。

3、企业档案管理中存在的问题

3.1、企业档案查询效率低

导致企业档案查询效率低下的原因，主要有以下几个方面:首先，企业里的资料数量多，档案也比较复杂，如果想找寻资料，就会有很多的不方便。企业在进行企业档案管理的过程中，只是对资料信息进行了简单记录，这就使资料查询的范围变得很小，这样大大降低了企业档案查询的效率[2]。

3.2、企业档案安全性没有保障

传统企业档案管理还停留在人工管理的阶段，这样不仅增加企业档案管理人员的工作量。由于资料多而乱，从而使很多的资料出现丢失或泄露。如果企业档案一旦丢失，在没有备份的情况下，就会对今后的工作开展造成重大影响。

3.3、不易查阅和管理

传统的企业档案管理易出现涂改现象，企业档案整理过程是一个收集积累的复杂过程，这就给企业档案的归档增加了一定的难度，并使其工作效率下降。除此之外，记录的档案都是纸质版，而每一份档案都要整卷归档。在查阅整理时，由于时间、环境的原因，纸张发黄变脆变薄，一个不小心就会造成档案的二次损坏。

3.4信息化档案管理中缺乏相应的专业人才

在科学技术高速发展的今天，社会生活的各个领域得到迅猛的发展，同时，电子信息技术也得到了相应的发展，因此也带动了企业档案管理方法的变革，传统的档案管理方法已经满足不了现如今信息化管理方法的要求，因此，原有的管理者也适应不了现在信息化管理的方式。所以，在高素质管理人才奇缺的今天，档案管理相关部门应该大力加强高素质管理人才的培养以满足所缺的高素质管理人才的需求。

4、企业档案管理中现代化信息技术的运用对策

4.1、加强对档案信息化管理的基础设施建设

加强档案信息化基础设施的建设就应该增大对部门的资金投入，引进先进的档案信息管理制度，建设高效的信息管理平台，增大对信息管理工作人员的技术培训，提高企业在这一方面的管理水平。

4.2、加大力度提升管理人员水平

各项工作的开始、进行、发展都是以人为本的，所以加强企业档案管理者的管理水平是整个事件中的重中之重，如果管理者有较高的管理水平，将使企业建设更快更好地完成，反之，如果管理者没有较高的管理水平将使企业建设受到不必要的损失。所以应该提高管理者的管理水平，接受更高层次的管理理念，使之成为高素质的管理人才。档案管理人员上岗之前，要经过专业培训，并严把"考核关"。使档案管理人员不仅在专业上有一技之长，还要使其具备一定的计算机处理技能。只有这样，才能高效的完成档案管理的工作。

4.3、注意档案信息资源管理的安全性。

由于科学技术的快速发展，电子信息技术得到各个领域的应用，同时，电子档案也被更多的人所认知，并且，由于电子档案具有很小的体积，便于携带，易于介质之间的传递，传播速度快等特点，使人们的工作更加快捷与方便。但是，由于电子档案传输的快捷与灵活，也给档案的保密工作带来了很多的不良影响，同时，由于电子档案的储存介质更加的方便与灵活，也使之更加容易受到病毒威胁，电子档案易于丢失而造成严重的后果，同时，由于网络的普及，电子档案也容易受到不良人士的攻击而被盗。因此，要时刻完善企业档案信息化安全管理制度。实现档案管理的目的就是为了能够更加深入的了解企业的信息，合理安排工作岗位，发挥自身优势，实现双赢的局面。要想实现这一目标，一方面要不断地完善和优化信息管理的制度，另一方面还要增强信息管理的安全保密，加强网络安全，对重要的档案信息进行多重加密以及定期对计算机进行杀毒等，提高安全意识。除此之外，还要求档案管理人员做好电子文档的备份，有效防止黑客的侵入。再者，电子档案对计算机硬件的安全性有很大的依赖，因此要定期进行计算机的硬件维护，从而提高系统的安全性。

4.4开发出适合本单位的数字化档案软、硬件

想要加快数字化档案管理工作的步伐，让档案管理得到真正意义上的高校作业，必须要配置适用本单位作业以及管理上所需的软、硬件设施，只有这样才可以有效的指导数字化档案进行办公作业。如宽带网、信息高速公路、内部局域网、各种通信子网和与之配套的软硬件设备（路由器、交换器、高性能服务器、大容量储存设备），以及数据库管理系统、操作系统等的建设应用。

5结束语

目前，科学技术的进步，电子信息技术广泛的应用在生活中的各个领域，同时也应用到了企业档案管理中，使企业档案资料的记载方式由书面记载过渡到了电子文件的记载，并且由传统的作图方式过渡到了利用CAD出图，然后再到现在的三维制图，使企业档案管理节省了大量的时间，也大大减少了由于企业量大导致的检索困难、管理难度大造成的损失[3]。

结合上面的分析可知，企业档案信息化管理对企业的发展具有深远的意义，它与传统企业档案管理方式相比具更方便、快捷、安全的有优点。但是，在我们享受信息技术带来的好处的同时，也要善于发现自己的不足，要懂得接受高层次的信息化管理理念，培养高素质的信息化管理人才，弥补将信息技术应用于企业档案管理中的各个漏洞，只有这样，我们才能很好的享受信息技术带给我们的果实。

【参考文献】:

[1]丁陈禹,林昆哲,吴志峰,王守森,企业档案管理中现代化信息技术的运用[J].苏州:人民出版社.2015.

[2]马文斌,李永宁,戴为信,顾峰.现代化信息技术在企业档案管理中的应用探讨[J].广州科技.2017.

[3]赵亮,徐培坤.现代化信息技术在企业档案管理中的运用[J].辽宁:人民出版社.2017.