档案信息网络化建设研究

许正芳

青海省海西州人事考试中心青海海西州817000

摘要：计算机网络技术正在不断便利着人们的生产和生活，也给各行各业的发展提供了不小的推力。档案信息管理行业也离不开计算机网络技术的发展，电子档案的不断兴起给档案信息的网络化管理提供了可行基础，人们在网络档案中上传或获取信息将变得更加安全和便捷。国家对档案信息的网络化管理也制定了不少相关制度和政策，借助计算机网络实现档案业务功能的不断进步和扩展，提高社会档案信息的利用面，从而不断推动社会政治、经济、科学技术的共同发展。

关键词：档案信息；网络化；建设研究

档案信息网络工作的根本目的是服务广大人民群众和社会，政府部门不断转变职能，宣传档案管理工作的意义，提高人民群众对档案信息网络化建设的认知，保证其了解，认知，会用档案信息，保证档案信息充分发挥作用，真正走向社会。本文结合电子档案与档案信息网络化的相关问题及改善方式，简要介绍其网络化建设的主要方式和方法：

1、档案信息网络化建设的意义

网络是一种双向主动式的服务手段，开展档案信息网络化建设，可以改变原有的、单一的对档案进行收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托网络这种新的信息传递方式和信息服务手段，实现主动的、超越时空的信息服务，使档案工作充分融入社会发展的大环境之中。不同于其他文献资料，传统档案管理比较分散，且由于来源单一，很多档案资料都是独一无二的，一旦发生档案资料丢失就难以找回，且由于传统档案管理方式单一，资料整合力度不强，很多资料的利用率不高，检索次数不多。在网络环境中档案管理部门可以利用网络技术对档案信息进行管理，并虚拟地将全社会的档案信息整合为一个整体资源，为社会利用提供一条超级通道。凡是能上网的利用者均可查阅自己权限范围内的档案信息，他们可以在较短的时间内查阅保管在不同地域和部门的大量档案信息。档案信息的集中利用程度明显提高。这既可以提高档案管理水平，又可以避免利用者奔波于各地档案部门查阅档案之苦，相应减少实际到档案部门利用档案的人次，从而相对减轻档案部门在提供阅览条件、安排接待人员等方面的压力。

2、档案管理信息化的基本内容

2.1要实现档案信息的数字化

档案管理的自动化是档案自身管理行为现代化的决定因素，是档案管理自动化的具体体现。档案信息数字化的所有要求都是基于此方面建立的。现代化是整个档案管理信息化的基础，档案管理信息化是基于计算机数字化管理基础上完成的，主要的功能有档案自动编目和自动检索、档案业务辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动全文存储和检索、档案办公自动化、档案保护技术现代化、文件自动索引、综合文档管理、档案数据库设计和建立等。

2.2实现档案信息利用的网络化

对于互联网而言，我们可以将其看做一个超大型的信息市场。而档案信息是这些信息中的一部分。档案信息库是互联网信息库的重要组成与延伸，档案信息的数字化管理也是由各通信线路连接组成的一部分，其以各个档案图书管理场所的数据库为结点，组成了目前世界上最大的资料库、图书库、信息库等。

档案信息利用的现代化离不开服务，以往的服务方式是面对面的服务方式，现代化的档案服务主要是网上服务。这也是档案信息服务发展的必然方向。

档案管理员通过网络审核并借出，借阅者通过网络提交借阅申请。这对于部门和群众来说是极为方便的。档案管理信息化要达到这样的目的整个借阅过程，借阅者无须到档案馆实地来，减轻库房的压力和有利于档案原件的保护。由于使用的方便这必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。

3、档案信息网络化的方法

3.1借水行舟解决网络财力

档案信息网络化是将档案信息通过网络输送到利用者手上，使档案信息资源达到社会共享。因此建设档案信息化必须有一定的财力支持，在一些地方，档案部门单独建立网络就财力而言是不可能的。为了既节约资金，又能实现档案信息网络化，必须在政府建立网站同时借助于政府力量在政府网站上占有一席之地，即把档案网站与政府网站衔接，也就是使用政府网站的服务器，档案网站只配备交换机和操作平台，这样既省钱、省力又见效快。

3.2内外网相结合

在建立档案信息网络时，档案应该有两套机器，即内部网络和一组外部网络。内部网络在局域网中运行，外部网络可以直接加入Internet。这样做，可以加快档案的信息化。档案可以集中建立档案数据库，直接进入依法开放的档案中的互联网数据库，一旦条件成熟，就可以使用未打开到局域网的数据库。网络数据库被转移到外部网络数据库进入Internet。第二，数据库可以全年建成，数据内容将不断丰富。第三是便于正确处理文件机密性和开放性之间的关系。

3.3数据库建设问题

档案信息数据库建设是实现档案信息化、网络化的核心，各级档案馆应当集中精力搞好档案数据库建设，在数据库建设要做到：

首先，先建立文件级开放目录中心；

其次，后建立未开放档案文件级目录中心；

最后，对现行机关的档案要抓好文档一体化建设。

在接收到期机关档案的同时，接收同期的文件数据库磁盘，然后再根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录发送到互联网上。

3.4档案上网范围

各级档案馆保存档案的来源十分广泛，有上下机关形成的，有下级机关形成的，有本身机关形成的，也有不相隶属机关形成的，还有民间及个人形成的。如果每个档案馆都将本馆保存的档案输入数据库，必将造成大量文件重复，其数据库的容量可想而知。因此，各级档案馆在数据库建设中应当以本辖区党政机关形成的档案为主，以本地特色档案为主。这样就可以大量减少档案信息的重复，使数据库更加精练、实用。

3.5原数据库与网络数据库的衔接

在上网之前，有些档案馆已建立了数据库，但是山于上网时使用的软件不同，两个数据库的转换，有时很难实现。因此搞好两个数据库的衔接十分重要，在这方面档案部门对软件的使用要有选择，对一些技术含量低，不符合国家标准的软件要下决心淘汰，国家档案局要对档案软件市场进行清理，保证各类档案软件能与上网软件统一接口，只有这样档案信息网络化才能有希望实现。

结语：

综上所述，电子档案信息网络化的建设工作还有待加强，建立健全电子档案管理体系还亟待解决。网络化的档案体系需要定期进行信息更新，不断丰富档案分类，保证信息的正确率和检索过程的便捷性。

参考文献：

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