机关档案管理的现代化与信息化管理

曹云秀

摘要：机关档案就是对机关人员调度、机关人员获得荣誉和其他事件的详细有效记录，是决策者进行决策管理的主要依据来源，同时做好机关档案管理对机关工作的开展有十分重要的作用。本文主要从机关档案管理建立的重要性、机关档案管理的现代化信息化中所存在的问题以及处理这些问题所采取的措施等方面来研究。希望机关档案管理工作能够更加规范化高效化。

关键词：机关档案管理；现代化管理；信息化管理

引言

随着时间的增长，档案的数量逐步增加，许多档案无地存放，特别是机关档案，档案分类以及存放等工作出现问题。因此，将信息化现代化的管理引进机关档案管理中已成为必然因素。档案管理信息化主要是指将传统的纸质档案的存储转变为现代化的电子储存，这种方式能够极大的降低档案存档成本，方便档案的快速查找，实现了档案的长期储存。对档案的管理有着十分重要的意义。然而，当前档案管理制度还不完善，依然存在着方方面面的问题。

一、机关档案管理的现代化与信息化的重要性

实现机关档案管理的现代化信息化管理是指打破传统的机关档案管理模式，将科学管理技术运用到机关管理中，在传统的机关档案管理中，主要通过工作人员进行档案的分类，储存保管，档案的记录存在着不完整性，一封档案的查询往往要消耗一天的时间，整个过程十分繁杂。在信息化现代化的机关档案管理中，将多媒体技术手段运用到工作中，对档案实行电子编码，将所有档案信息进行电脑登记，所有信息查询直接通过电脑，这种方式极大的减轻了工作人员的工作压力，提高了机关档案管理的管理水平和管理效率。

二、机关档案管理所面临的问题

（一）对现代化信息化的管理模式仍然存在疑虑

有关机关领导人员对现代化信息化的管理不了解，思想比较陈旧，对新事物的接受和理解程度慢，认为若将机关的方案管理现代化可能会出现信息泄露资料外露等问题，不愿意对机关档案管理进行大规模的调整，因此忽略了档案机关现代化的建设，投入资金不足，像计算机、多媒体等一些硬件设备无法落到实处，使机关档案管理现代化信息化建设没有充足的资源，导致后续工作无法开展，严重阻碍了机关档案管理的现代化信息化的发展。

（二）机关档案堆积过多，没有进行统一规划

由于传统机关档案管理大都没有进行分类管理，或者分类后对存放地点没有记录，使许多时间的档案丢失，造成信息登记缺失。机关档案管理引入现代化信息化的的设备后，需要对机关档案进行统一录入，否则无法查询之前的方案记录。另一方面，机关单位工作人员对于信息化现代化的设备使用还不熟，对于现代化信息化的管理系统的掌握还需要一定的时间。

（三）传统录入方式缓慢，工作效率低

由于传统档案信息录入都采用人工录入的方式，录入档案人员需要填写一大堆的资料，然后再由机关单位的工作人员确认后，再由上级领导进行签字确认，然后机关工作人员最后才能进行封存，整个过程关节过多，而且十分繁杂。因此，信息的录入效率十分低下，一个工作人员一天可以只能录入五封档案，大量工作堆积如山。

三。实现机关档案管理的现代化信息化的措施

（一）针对观念意识疑虑等问题的措施

传统观念的转变是整个机关档案管理现代化信息化建设的基础条件，也是最重要的一步，只有将员工的概念转变，才能将现代化信息化的管理体系引入机关档案管理。由于机关档案管理历年来的管理模式都是一致，虽然整个过程繁杂，工作环节多，但是并没有出现大的纰漏，这会导致一些机关管理人员满足现状，不愿意甚至是排斥接受新的事物，严重阻碍了机关档案管理现代化发展。但是要想改变这种现状，并不是一朝一夕可以实现的。需要逐步让这些人员信服。

例如，机关单位要想改变传统观念，消除疑虑，实现现代化信息化的管理，可以先从机关领导人员入手，组织机关领导人员进行统一学习，通过对比，让机关领导人员了解机关档案管理工作实现现代化信息化的重要性，了解机关档案管理工作实现现代化信息化可以为机关单位带来的有效收益，从根本上转变机关领导人员的思想观念，消除机关人员的疑虑。机关领导人员深入学习后，返回机关单位后对机关单位工作人员进行全面宣传讲解，帮助所有机关单位工作人员认识实现机关档案管理现代化信息化的好处。组织机关单位工作人员对现代化信息化设备进行统一培训、学习。让机关单位工作人员能够尽快掌握现代化信息化的设备操作，加快机关档案管理现代化信息化的实现进程。另外，机关领导人员还要起到带头作用，积极探索适用于机关档案管理现代化管理的管理模式，使机关单位能够更快的将现代化信息化管理应用到机关档案管理中。只有消除疑虑，让机关单位看到实现机关档案管理现代化信息化所带来的效益，机关单位才能加大投资，引进更加先进的多媒体设备，使机关档案管理的硬件设备更加完善，为机关档案管理现代化信息化发展创造基础条件，从而进一步促进了机关档案管理现代化信息化的发展。

（二）将所有档案进行编码，统一录入

由于传统管理模式下的机关档案管理时间较长，所以在机关单位进行改革往往会出现许多困难，当前首先要解决的问题就是，机关档案的整理问题。由于传统档案的存放几乎可以说是没有规律可言，因此，要想要想将现代化信息化的管理系统引入档案管理中，首先就需要将所有档案进行重新整理，必须引入信息化的智能设备，如电子扫描仪、电子标签、智能系统、多媒体等电子设备，通过电子设备对所有档案统一的规划进行整理。只有这样才能提高档案查找的效率，改变传统档案查阅的慢方式，方便查阅，使整个查阅过程高效准确，减轻了工作人员的工作压力，提高机关单位的办事效率。机关档案信息化的引进的同时，还要引进档案管理现代化信息化的专业型人才，充分发挥专业优势，加快机关单位现代化信息化的管理进程，使机关档案管理工作更快更好的进行。

机关单位要想充分利用信息化设备必须对档案进行重新规划整理，可以将所有档案按照时间、人物、奖惩等进行分类，在引进最新的条码技术，借助计算机，进行条码的编写，然后贴到每一个档案袋上，再由统一的扫描设备重新扫码，录入电脑系统，对于档案室里缺失的档案及时确认，在信息系统中录入待查找等字眼作为标记。方便日后找到损失档案后重新进行录入，所有档案录入结束后，将所有纸质档案集中规划，统一保管。其次，档案的录入问题也需要改变，档案录入已从原来手动填写变为电子档案，机关单位的工作方式发生了改变。

（三）引进现代化信息化录入系统，提高工作效率

传统信息的录入过程十分繁杂，所有信息录入都需要手动填写。但是档案是一个十分规范化的信息查询依据，必须严格的按照标准，所以一旦在填写的过程中出现错别字，必须要重新进行填写，不仅如此，而且在填写的过程中还会出现各种各样的意外情况，另一方面，档案的填写全部需要纸质填写，因此对于环境的保护也十分不利。引入现代化信息化的管理系统，可以使整个过程都在电脑上进行，操作简单方便，工作人员只需要将信息输入电脑，再根据电脑上统一的系统进行确认即可，而且过程中不怕出现错字、笔墨漏水等问题，机关单位工作人员也不需要在将信息逐层确认，一封邮件即可，简化了工作流程，整个过程只需要十分钟即可完成，为人民提供方便的同时，简化了机关单位工作人员的工作量，极大的减轻了工作人员的工作压力。

例如，不同于传统信息录入方式，将现代化信息化的管理引入机关档案管理后，机关单位工作人员在录入档案的时候可以全程采用信息化的形式进行，电脑系统里会出现统一的模式，机关单位人员只需要按照模式进行填写即可，如档案人员姓名、档案时间、档案内容即可，工作人员上传信息后，会出现上级领导的信息确认，然后再由档案人电子签名进行确认。机关单位工作人员只需要在电脑上进行储存，电脑系统会自动进行分类、整理。整个过程方便简单，不需要机关单位人员封存、存档，极大的降低了人力成本，将纸质的资料转化成电子形式，提高了机关档案的办事效率。

总结

由上文可知，机关档案管理现代化信息化是机关单位改革的必然趋势，机关档案管理现代化信息化的管理有利于提高机关单位的工作效率，有利于减轻机关单位工作人员的工作压力，有利于提高档案调取的快速性和准确性。但机关档案管理现代化信息化管理的过程还面临着一些阻碍因素，需要我们不断探索，改变传统定向思维模式，找出适合机关单位的新的管理模式，加快机关档案管理现代化信息化管理的进程。

参考文献：

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[2]张晓霞.浅议新时期机关档案管理存在的问题与改进措施[J].山东人大工作.2016（09）

[3]毕淑敏.档案管理信息化条件下的档案管理现代化研究[J].科技创新导报，2018，15（34）：130-131.