信息化条件下档案数据整理方法

潘建华

广州市广播电视大学广东广州510000

摘要：作为企业档案管理中的重要环节，档案数据的整理会直接影响企业档案的管理水平和管理质量，也会直接影响到企业档案的价值实现和作用发挥。档案整理是档案管理中的六个环节中的最繁琐、最复杂的一个环节，同时，档案整理也是确保企业档案系统性、完整性、准确性的一个重要步骤。本文首先分析了当前档案数据的整理现状，其次探讨了信息化条件下档案数据的整理方式和整理技术。

关键词：信息化；档案数据；档案整理；档案

众所周知，档案管理一共分为六个部分：档案收集、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、档案利用。其中，档案数据的整理环节最为繁琐，也是人力、财力耗费最多的一个环节。因此，在信息化不断发展、不断深入的今天，如何创新档案整理方式，提高档案整理效率，简化档案整理流程，就成为我们档案工作者不得不思考、不得不重视的一个问题。在此背景下，本文着重分析和探讨了信息化条件下档案数据的整理方法，以供参考和借鉴。

一、信息化条件下的档案数据的整理理念

所谓档案之间的历史联系，主要是指在处理档案文件的过程中各个档案文件之间形成的一种联系，这种联系特征并不是个体独有的，而是一种的共性的本质属性。档案的历史联系是客观与主管的统一，具体表现如下：在客观方面，档案是由文件转换而成的，文件产生以及文件形成的特点就是档案产生以及档案形成的特点，在档案的整理与实践过程中，各个文件之间所建立的历史联系会转变为各个档案之间的历史联系；在主观方面，档案之间的历史联系虽然是有各个文件之间的历史联系转换而成的，但是，前者又高于后者，是后者的一种主管反映和抽象形式。

二、信息化条件下的档案数据整理方法

（一）元数据整理方法

所谓元数据，就是指描述和定义其他数据的一种数据，其中，第一个数据就是即将描述的“信息对象”，第二个数据则是方便理解这个数据的“相关信息”[1]。鉴于此，元数据整理方法，就是在相关的档案文件形成过程中构建和记录元数据，在档案数据的整理中也要利用元数据，进而在各个档案之间建立起历史联系，完成档案数据的整理。这种档案数据整理技术在西方应用比较广泛，在文档一体化和生命周期理论的基础上，西方国家利用现代化的数字技术、网络技术以及信息技术建立了相应的电子政务平台，真正实现了电子档案的一体化、科学化管理。

（二）非元数据整理方法

目前，我国的非元数据档案整理方法延续和继承了我国传统的档案整理技术，正如前文所讲，由于我国的文档管理长期分离，我国的技术水平也比较有限，同时也缺乏文档一体化的理论基础和实践基础，元数据的整理方法应用范围非常有限。与之相对应，由于我国长期探索非元数据的整理技术和方法，在实践中不断提高非元数据的整理水平，开创了一种科学、合理、系统、完善的档案整理模式，即“档案馆——档案室——业务承办人”的整理体系。因此，非元数据的整理方法更适合我国国情和档案文件的整理现状。非元数据整理技术和模型见图1。

图1某种非元数据整理技术

（三）虚拟整理方法

“虚拟整理”是与“实体整理”相对应的一种概念，它既不是档案整理的虚拟化，也是虚拟档案的整理。实际上，档案数据的虚拟整理是指单纯整理档案中的历史联系，而不包括档案实体的整理与归纳。鉴于此，本文认为，虚拟整理就是利用现代化的信息技术，排除档案的实体，整理档案的逻辑联系和历史联系的一种活动和行为[3]。在虚拟整理方法的应用中，必须着重解决两个现实问题：第一，档案的逻辑联系的整理；第二档案的历史联系的整理。此外，虚拟整理方法并不排斥传统的档案整理技术和手段，之所以称之为“虚拟整理”，是因为信息技术的利用和信息系统的建立。

三、信息化条件下的档案数据整理的相关思考

（一）转变档案数据整理的基本单位——从“卷”、“件”到“条”

在信息化条件下，由于档案数据具有非结构化、碎片化、即时性等特征，因此，不可能再采用“卷”、“件”的计量方式，必须采用“条”式的计量单位。所谓“条”，主要是把档案信息和内容从实体档案中抽离出来，即一种抽象的信息计量概念。在信息化环境下，“条”是一个宽泛的概念，所计量的档案数据信息可大可小，可长可短。

（二）转变档案数据整理的联系方式——从“一维”、“单向”到“多维”

传统的档案整理只能以实体档案数据和文件为基础，所以只能建立一维的线性联系，倘若要构建另一个维度的线性联系，就必须摘抄或者复制档案实体，并且要重新排列和编目。然而，在信息化条件下，就可以充分利用信息技术和计算机技术，重新构建档案数据整理的多维联系，包括档案的卷内目录、案卷目录、全引目录、物理次序以及档案的形式联系、时间联系、内容联系、来源联系等。

四、结语

综上所述，随着我国信息技术水平的不断提高以及我国档案管理方法的不断改进，我国的档案数据整理水平一定会在实践中不断得到提高。档案数据的整理是档案文件管理中的重要组成部分，档案工作人员必须予以高度重视，利用现代化的信息技术和手段不断创新档案管理方式和思路，提高档案数据整理的水平和质量。本文先是阐述了信息化条件下的档案数据整理理念，其次重点探讨了档案数据的整理方法，包括虚拟整理技术、非元数据整理技术、元数据整理技术等，希望能为广大档案工作者提供一些参考。

参考文献：

[1]张勇.大数据时代档案电子文件整理流程研究[J].数字与缩微影像,2014,(3):17-20.

[2]郑东明.现代档案整理理念、技术探析[J].决策与信息（下旬刊）,2015,(11):270-270.

[3]秘琳琳.档案整理技术的比较研究[J].课程教育研究（新教师教学）,2015,(11):282-282.