浅谈档案信息化建设---------------信息化扫描实施中存在的问题

陈泽玺

摘要：在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。

关键词：档案信息化；建设；效益

档案信息化应遵循以下三个原则：?

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。?

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；信息加密策略；网络安全管理策略等。?

3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，?要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

以我单位为例：我单位先保管着文书档案、会计档案、科技档案、基建档案等多种类别的档案。但其中以文书档案的利用率最高。因此我馆就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对馆藏的文书档案进行了档案信息数字化工作。

那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：?

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。?

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。

我馆现已经对我集团总部的文书档案（约80万页）完成信息化扫描，正在进行最后的数据库建设。并且对集团内成员单位逐步开展此项业务，很荣幸，我也参与了整个业务的实施，在信息化建设过程中，我们也遇到了很多的困难，在我馆的全力支持与配合下，一点一点的攻破了各项难关，慢慢总结出了一套可行的信息化扫描的实施流程。基本流程分为，拆装卷，扫描，质检，整理。

1、拆卷与装卷。由于各地、各行业的标准不同，案卷的装订也是各种各样。有蜡线装订的，有机器装订的，也有钢钉装的而成的,在装订拆除过程中，正确的使用拆装工具，才能尽可能的保持纸张的完整性，进而便于文档的二次使用。例如多功能起钉器，裁纸刀，专用剪刀等等。至于装卷，我单位是按照国家档案局的规定，使用蜡线装订，三孔一线，每孔距页边1cm，每孔相间约8cm。打孔时，使用大小粗细适合的钢针，避免空洞过大，影响纸张的完整性。

2、扫描。我单位使用的是柯达公司的A3幅面的高速扫描仪（1402型号）和平板扫描仪。参数是按照国家档案局的规定，格式为多页PDF，分辨率为300dpi。并且在扫描过程中，根据纸张的颜色，透光性，纸质不同，进而更改扫描程序的参数，例如对比度和亮度。我单位使用的扫描软件为扫描仪自带的驱动程序，生成的文件格式为单页的TIFF，在质检环节中在进行合成，最终生成多页PDF格式的文件。

过薄的纸张透光性太好，使用一般参数扫描后，电子版文件的背景会发青色，无法使用。这时候，需要更改扫描软件的参数，XXXXX更改为背景平滑，主动性则根据预览图的效果更改，范围为0-10。

纸质不好的纸张，由于纸质问题，正常扫描后的效果较差，北京会发红色，这时更改亮度为-16，对比度为50，背景平滑的主动性为10,后，扫描后的纸张基本和正常颜色一致。

带有灰色填充格的纸张，使用灰白二色的参数进行扫描，尽量不用使其变为黑白色，会影响纸张效果。

照片，图片类纸张，则使用彩色图片的参数进行扫描，只需要略微更改下背景平滑的主动性即可。

由于归档的档案年限过久，文件内有大量的粉尘，在扫描过程中后大量的粘附在扫描仪的搓纸轮上，建议用酒精棉定期（一天一次）对扫描仪进行擦洗，避免粉尘过多，在扫描时，电子版文件会出现黑色的线条，影响整个扫描质量和进度。

3、质检。主要是把在扫描时，出现的倾斜，噪点，翻转，黑线，书刊等等影响使用效果的图像进行处理，使电子版文件便于使用。我单位使用的是汉龙公司的扫描质检软件PowerScan。在质检时，先将每卷扫描后生成的单页TIFF格式的图像进行导入，其次是将文件无彩色的图像转变为黑白二值格式，这样会使质检完成后的多页PDF格式的图像控制在10M左右，方便挂接使用。然后对图像进行去噪点，倾斜，并对书刊模式的图像，进行智能拆分，最后，检查文件的完整性，是否有丢页，漏扫的情况存在，确定无误后，完成导出生成多页PDF图像。

4、整理。质检完成后，对文件进行统一的整理，对照目录，检查是否有不一致的情况，发现问题进行改正，并对扫描的总页数和卷数进行统计，对扫描的数据进行备份，防止误删，或其他情况造成数据丢失。

根据我单位现在使用的扫描流程，单个扫描仪每天的扫描量为6000-9000，质检量为5000左右，完全可以承担任何大数量的扫描任务，并且能将扫描成本控制在可承受的范围能，保质保量的完成扫描任务。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。?信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。

参考文献：

杨公之：《档案信息化建设导论》

《中国档案》

《档案学通讯》