电子文件的归档与电子档案的保管利用

霍宏旭

（哈尔滨市殡葬事务管理所，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：电子文件的归档实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，电子文件具有其特殊的新颖性，它与传统的管理方法及其手段对比有具有鲜明的不协调性，这对于档案管理工作方法提出了严峻的考验，使电子文件的归档与电子档案的保管都发生了非常大的改变，保管的目的是利用，电子档案的利用方法也具有了鲜明的特点。

关键词：电子文件；归档；电子档案；保管；利用

电子文件的归档实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，电子文件具有其特殊的新颖性，它与传统的管理方法及其手段对比有具有鲜明的不协调性，这对于档案管理工作方法提出了严峻的考验，使电子文件的归档与电子档案的保管都发生了非常大的改变，保管的目的是利用，电子档案的利用方法也具有了鲜明的特点。

1电子文件的归档

电子文件具有其特殊的新颖性，它与传统的管理方法及其手段对比有具有鲜明的不协调性，这对于档案管理工作方法提出了严峻的考验，这对于档案管理工作方法提出更深刻的思考。

1.1归档范围

鉴于其特殊性和电子文件档案管理现有的科技水平的条件和限制，很多人都表示认同，电共存模式的这种方式，就是所谓的归档的“双套制”。实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，而应把电子档案与纸质档案两者有机的联系起来，建立准确、可靠的标识关系。

1.2归档办法

电子文件的传递有介质传递和网络传递两种，从而使电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。所谓介质归档方式，是指各部门将自身形成的电子文件存储在磁带或光盘上交档案室保存。

2电子档案的保管

电子档案有许多不同于传统纸质档案的特性，决定了其在保管与维护方面的特殊性。电子档案保管其实就是如何保护所存信息能被长久或永远地安全利用，这是一项经常性、系统性的工作，也是一项技术性工作，必须采取综合措施。由于电子文件的特殊性，载体损害、设备故障、操作失误、病毒入侵、黑客攻击、网上篡改、技术淘汰都可能对电子档案的完整安全造成威胁。

2.1电子档案载体的物理保护

电子文件载体多为磁带、磁盘和光盘，这类介质对外界环境要求很高，极易受到各种内外因破坏，使其寿命缩短或使信息破坏，因此必须首先对载持信息的载体进行科学管理与保护，以确保承载信息的安全。

2.2电子档案信息的安全维护

电子文件自身的特性决定了其信息安全问题的复杂性与重要性。在网络环境中，信息安全问题更加突出。确保电子档案信息安全，除做好上述保护载体不受损伤外，还应采取一系列技术手段，如采取备份和镜像技术，防止文件信息的丢失；加密技术；访问控制；防治病毒；安装补丁程序，用以弥补程序缺陷等。

3电子档案的利用

保管的目的是利用，但对于电子档案的利用首先就会遇到这样一个问题：电子文件有无原始性，法律凭证作用如何。电子文件信息与载体的分离性、内容的易改性，使得其凭证作用颇有争议。为解决这个问题，我们需要对电子文件的原始性赋予新的解释：对一份电子文件来说，只要它内容是原来的，是原作者撰写或制作出来的，以后从未更改过，就应当承认它是原始的，不管它的形式如何变化。这样我们就抛弃了文件形式的原始性，只要文件所含信息是真实情况的记录，就视其有原始性。

为确保提供所利用电子档案所具有的最初的原始性，对于电子文件本身所存在的局限性，我们要采取有效的手段予以克服。为其凭证性、有效性提供保障。首先，技术途径是保证电子文件真实性和凭证性的基本前提。运用高科技手段如前面所讲的防火墙技术，以及加密的技术，这样电子文件就不容易被篡改或者是发生泄密的可能性。采用只写一次式光盘对维护电子档案的真实性、防止有意无意地删改是比较理想的载体。其次，法律是保证电子文件真实性和可靠性的最有力的武器。只有确定了电子文件的法律地位，才有求得电子文件法律凭证作用的解决。档案部门必须制定严格的法律，确立档案管理机构工作人员的法律责任条款并立法，确认档案机构出具文件的原始性与法律效力，防范和打击破坏档案信息、窃取秘密信息的行为。再次，有效的管理是保证电子文件真实性的重要措施。有效的管理必须制定有效的规章、制度。根据国际档案界和国家档案局制定的有关电子文件管理方面的相关的一些法规与指导，各负责管理的档案部门在结合实际的基础上科学的规定出电子文件的产生、归档、鉴定、保管及利用等一系列的制度确保其原始性。只有介入电子文件的形成、运行全过程，才能保证提供给用户的档案的原始性、凭证性。

3.1电子档案利用的特点

电子档案利用有以下特点：电子档案不再受“孤本”限制，可实现共享。它实现了同一文件可供多人使用，不仅可以在档案馆内所有的终端上同时显示，还可以进行网络传输。这一份文件如同有了无数个“副本”，使异地利用成为可能，消除了档案利用的空间限制；电子档案具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹。一份电子文件如本身没有问题，无论在计算机屏幕上显示多少次或者被打印多少次，都不会使信息破坏，当然前提是正确地利用操作与维护；电子档案的利用可采取交互式。用户在利用过程中可随时提出要求，计算机会立刻按要求调用相关文件。特别是超文本文件，可将许多相关文件、图像、数据连接起来，供利用者调阅；电子档案的可操作性可进行信息加工。用户可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式。档案工作人员可按一定专题对文件进行编辑，满足利用者按专题查询的要求。

3.2电子档案提供利用的方法

根据电子档案提供利用的特点，可采用以下方法：（1）提供物质载体的拷贝，一般应为只读文件。（2）利用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间信息资源互相交流及相对固定的查档单位。（3）通过电脑直接提供利用。各单位应根据实际情况选择适当的利用方法或者三者结合利用，以既方便用户又符合本单位实际为出发点，切实做好提供利用服务。

参考文献

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