浅议档案信息化建设

孙保惠

中图分类号：G271文献标识码：A

随着现代社会信息化程度的提高，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。

一、正确认识档案信息化建设内在含义

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手IN：，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质，是档案管理模式和212作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息4t：的形式为社会提供服务的转变过程。但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

首先，更新档案管理的理念。长期以来，在计划经济管理模式的条件-V，档案工作者普遍思想观念比较陈旧，特别是社会大众把档案部门看成是一台“文件保险箱”，把档案工作当成看门守摊的简单劳动。因此，要真正实现档案信息41：，首先必须更新档案管理的理念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。

第二，档案信息服务领域要有新突破。在计划经济环境中，档案部门在考虑开发利用档案信息资源212作时，因受传统保密意识的影响，档案服务对象仅局限在单位的领导和内部有关人员。因此，档案部门在信息41：建设过程中，一定要突破单位界限，考虑社会对本单位档案信息的需要；要突破行业界限，为当地引进外资、搞活经济提供良好的信息服务软环境；要突破区域界限，把档案信息开发与因特网信息结合起来，在保证不泄密的前提下，实现档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。

第三，的确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个庞大的系统212程，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息41：人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策、法规、标准的制定等等。因此，绝不能简单地把档案文献的数字化、档案信息管理的现代化等同于档案信息化建设。在一定程度上讲，档案现代化是旗帜，档案数字化是基础，档案信息化是目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的212作态度和不畏艰难的勇气，需要相关方面的配合和资金、技术作保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。

二、档案信息化建设的必要性

(一)档案信息化建设是电子政务实施的要求

档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像资。现在连政府机构的信息都放到网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了，网上形成了大量电子党政管理类文件。

(二)档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求

档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化网络化的大潮中求生存求发展，保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体如何最大限度地发挥作用，这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。

(三)档案信息化建设是开发利用档案价值的要求

提出控制论的数学家维纳，在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出：信息的价值正在于传播，而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断，在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构，只有实现了档案信息处理计算机，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用，对于科教兴国和精神文明建设服务意义深远。

(四)档案信息化建设是档案馆自身发展的要求

档案馆信息化建设大致包括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、档案检索212具建设、规章制度建设、专兼职档案员干部队伍建设及档案服务利用工作，等等。档案信息化建设具体工作环节又包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断的增加，档案利用也逐步增加。要适应新的形势，档案馆自身建设必须加强。建设数字化档案馆，实现信息化管理要求档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与互操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。

三、加强档案信息化建设的对策

1.制定规划，突出重点，扎扎实实地推进档案信息化建设工作。档案信息化工作应该破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，追求投资效益，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。

2.加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设的核心212作。作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设212程的组织效率：网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、发布与更新。

3.加强档案信息标准化和规范建设，为信息化建设提供必要条件。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性．标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

4.增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息的安全保障体系。档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

5.加强高素质创新人才的培养，为档案信息化建设提供人才保障。首先，要改变旧观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息：建设的关键，档案信息化建设要树立大人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。其次,通过各种渠道，加快加强信息人才的培养工作。首先要依托高等院校培养高水平的管理人才和研究开发型人才。其次,要借助科研院所拓宽人才培训渠道，进行在职档案人员的继续教育。依托科研院所的教育资源和社会高新技术，有划分步骤地组织在职档案人员到科研院所或有关部门接受培训。科研院所或有关部门采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，使在职档案人员学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新问题，及时提高其信息素养和信息技能，从而培养出适用型、普及型的档案信息化人才。