浅议建设工程资料规范化管理

王叶

摘要：竣工资料管理是工程项目管理的重要部分。竣工资料与工程实体紧密结合在一起，是项目施工过程的见证，是工程验收和工程评优的必备条件，更是工程竣工与工程结算的重要依据。竣工资料体现了项目过程管理与全面控制情况，为检查、维修、管理、改扩建提供资料依据。由于竣工资料具有工作量大，涉及面广，影响因素多，时间性强以及收集时间长等特点，所以竣工资料管理工作也具有相应的难度。

关键词：建设工程；资料；规范化管理

竣工资料是对工程施工情况的记录,真实反映了工程施工的全过程及工程的内在质量的记载。在工程的使用期限内一旦发生质量事故,可为质量事故的分析提供真实可靠的依据。但是在竣工验收前对施工单位竣工资料的审查中,却发现许多工程存在资料不齐、检测项目不全、签字不规范等问题,影响到工程的及时验收。为此,就目前竣工资料规范化管理的相关问题,谈几点个人意见。

1、竣工资料整理现状

(1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中，长期以来存在着重外业、轻内业的现象，各施工单位通常在工程完成之后对资料进行集中人力搞突击，这样愈显得资料麻烦。

(2)竣工原始资料在施工过程中出现不准确、不齐全、不规范、因管理不善丢失等问题，给竣工工作带来诸多困难，严重影响竣工资料的质量。资料的跟踪收集不及时，竣工资料编制时间长，效率低、质量低、费用高。工程质量验收签证资料不齐全，施工单位管理不严格，造成原始文件丢失。也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时，又把关不严，造成竣工原始文件遗失。

2、存在问题

工程竣工资料不论是内容上，还是形式上都存在较多问题，常使工程竣工资料无法满足资料移交的要求。这样，不仅严重影响了工程竣工验收工作的顺利进行，也会给以后的工作带来诸多不便。归纳起来，工程竣工资料管理主要存在以下几个方面的问题：

2.1重视工程建设施工，忽视竣工资料整理。

在项目管理中，为了保工期，抢进度，往往忽略了技术资料的收集，使得资料工作与工程建设不同步。由于平时不重视资料的收集和整理，造成资料不完整、不准确，竣工文件收集不全、签字手续不完备、重要的前期文件丢失或缺少原件，施工过程没有现场记录，表格填写漏项。再有，一些项目管理人员兼职做资料，忙于其他工作，没有精力收集、整理资料。待施工任务完成，才补资料，找人签字盖章，突击整理。这样，最终形成的竣工资料也失真了。

2.2项目部频繁更换项目管理人员，工作交接不认真。

在施工过程中，频繁调动人员，经常更换资料管理员，工作交接不严格、不及时，新的资料员没有熟悉工作，造成资料缺失的现象，时有发生。项目部资料人员忽视资料格式，也造成书写不规范现象的出现。

2.3资料整理人员未经相关培训造成资料质量不高。

由于种种原因．资料管理人员未经相关培训即上岗，往往造成资料质量不高，存在各种问题。如原始资料收集不齐全，复印件未加盖公章：资料填写不规范，内容不完整，记录流于形式，不能反映工程实际情况；施工资料签认手续不全，个别存在代签；分类组卷混乱，不便于查阅。

3、解决问题的措施

3.1争取领导重视，把资料管理工作落实为规章制度。

工程竣工资料，代表了企业的业绩，领导必须重视，资料管理工作必须引起大家的关注，才能发挥上下一心的强大合力，把竣工资料工作做好。要让领导充分认识到资料工作的重要性，把资料管理工作摆上一定的位置，使一线人员具备较强的责任心。

3.2制定完善的规章制度和竣工档案的编制标准，做到工作有章可循。

施工建设项目的工程文件材料量很大，要管理好这些工程文件材料，不仅要有极强的责任心，还要有一套适合的程序和规范，才能保证施工资料的及时性、完整性。因此，我们必须要结合项目特点，编制本项目资料的收集整理规定，让工作有章可循，将施工资料收集齐全、准确，保证工程竣工时，有合格的竣工资料。还可以制定资料移交的奖惩制度，这样对参与资料管理的人员形成约束。有利于促进资料整理的主动性。

3.3资料收集工作坚持和工程建设同步进行，避免拖沓。

从资料的产生到整理成档案要经过许多环节，任何一个环节的工作有问题，都会直接影响档案形成的完整性、齐全性和准确性。因此，要设立专职资料员，将资料收集工作和施工建设一同纳入程序管理，与工程建设同步进行，从源头开始抓好资料收集工作，确保归档施工资料达到相关要求。

3.4加强对资料管理人员业务水平的培训，严格执行“不可替换人员制度”。

安排竣工资料交底和相关培训，让资料管理人员知道哪些资料需要归档，资料整理有什么要求，同时使其具备熟练地进行收集、整理和归档资料的能力。工程资料的形成来自一线的项目管理人员，他们必须熟悉相关的规范规定，做好相关的记录，并按资料的归档范围做好档案资料的移交工作。项目资料员要熟悉归档要求及归档范围，项目应安排经验丰富的管理人员做好资料收集整理的指导工作。严格执行“不可替换人员制度”，避免、杜绝因人员频繁流动对竣工资料管理造成不必要的困难。

3.5从工程项目开工抓起是做好竣工工作的前提。

为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行，项目负责人应将竣工工作纳入工程建设的一部分，从工程开工开始就设立竣工机构及人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责工程项目阶段验收管理工作。即从工程开工之日就严格按照“竣（交）工验收方法”的要求去编排目录、编制档号、做到边收集、边整理、边归档、才能使竣工文件的编制与工程建设同步进行、同时完成。

3.6竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施。

应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查，从源头保证整个资料的质量。

4、结束语

工程竣工资料是工程永久性技术文件，是工程竣工验收的必备条件，是工程交付使用后竣工资料进行维修、改建、扩建的重要依据。因此，务必要高度重视竣工资料管理工作，使竣工资料管理工作达到规范化、标准化，为工程建设事业夯实长远发展的基础。

参考文献：

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[2]俞海键．浅谈施工技术资料管理对建筑工程的重要性[J]．商品与质量．2010，28．

[3]车静．浅析加强工程档案管理所必需的几个要素[J]．科学咨询(决策管理)．2010，03．