混合加工图书采编业务外包在高职院校的实际应用

周杭群

（浙江机电职业技术学院，杭州310053）

（ZhejiangInstituteofMechanical&ElectricalEngineering，Hangzhou310053，China）

摘要：近十年来全国各地高职院校的办学规模不断扩大、专业设置不断拓展变化，各高职院校图书馆对藏书类型、图书情报服务水平、图书质量的要求也进一步提高。然而由于各种原因，在短期内，各校图书馆建设的投入、人手和技术力量不可能全面改善，因此普遍存在图书馆馆藏图书不足、技术力量缺乏、知识服务水平跟不上的问题。在这种情形下，将图书馆的一部分重复性高、相对简单及对技术要求不高的劳动进行外包，将原岗位人员进行重新优化组合，集中力量发展馆内的核心业务，是一条可行的路子。本文分析了采编业务外包的背景和现有的模式，提出了新的图书采编业务外包的基本流程，并通过长期的实践总结了新的混合加工模式图书采编业务外包的基本做法和特点。

Abstract:Inthepastdecade,thescaleofhighervocationalcollegesalloverChinahasbeenexpandingconstantly,andthespecialtysettingisexpandingtoo.Highervocationalcolleges'requirementsfortypesofbook,bookinformationservicelevelandbookqualityrequirementshavebeenincreasing.Duetovariousreasons,however,thelibraryconstructioninvestment,manpowerandtechnologyofthecollegescouldnothaveanoverallimprovementintheshortterm,soproblemslikeshortageofbook,lackoftechnologystrengthandlowlevelofknowledgeserviceareubiquitousincollegelibraries.Inthiscase,itisafeasiblewaytooutsourcethehighrepeatability,relativelysimpleandlowtechnologyrequirementlabor,sothattheoriginalpoststafforganizationcanbeoptimizedtofocusonthedevelopmentofcorebusiness.Thisarticleanalyzesthebackgroundandtheexistingmodelofpurchasing&cataloguingoutsourcing,putsforwardanewbasiclibrarypurchasing&cataloguingoutsourcingprocess,andthroughlong-termpractice,thebasicmethodandcharacteristicsofthenewmixedprocessinglibrarypurchasing&cataloguingoutsourcing.

关键词：图书采编；外包；图书馆；高职院校

Keywords:bookpurchasing&cataloguing；outsourcing；library；highervocationalcolleges

中图分类号：G718文献标识码：A文章编号：1006-4311（2014）20-0219-02

0引言

近十年来全国各地高职院校的办学规模不断扩大、专业设置不断拓展变化，各高职院校图书馆对藏书类型、图书情报服务水平、图书质量的要求也进一步提高。然而由于各种原因，在短期内，各校图书馆建设的投入、人手和技术力量不可能全面改善，因此普遍存在图书馆馆藏图书不足、技术力量缺乏、知识服务水平跟不上的问题。在这种情形下，将图书馆的一部分重复性高、相对简单及对技术要求不高的劳动进行外包，将原岗位人员进行重新优化组合，集中力量发展馆内的核心业务，是一条可行的路子。本文立足十年的图书外包实践，在简略的总结和思考的基础上，进行了理性提升。

1采编业务外包的背景

在信息传递速度加快的信息社会中，信息的接受方（读者）要求在尽可能短的时间里获得最新最齐全的信息，这就需要图书馆在最短的时间里把读者所需的信息提供给读者。但一般高职院校图书馆因技术人员配备较少，特别是周期使用率较短的图书，如果采编周期拖得过长，进馆的新书就失去了其阅读价值，使得图书不能及时为读者所利用。以2万册复本为3本的图书为例，从采购、验收、粘磁条、盖图章、贴条形码、书标、分编、数据录入到图书上架，4个工作人员最快需花费4-5个月时间才能将新书上架，从而影响了图书的使用效率。在这种背景下迅速介入图书加工服务市场的书商与出版社有长期的业务关系，又拥有自己的专业加工队伍，同样一批书，从到货到加工到最后上架，最快一个多月就能完成。采编外包则大大缩短了上架时间，提高了图书文献的利用率，同时提高了图书采编的工作效率。

联机编目技术的运用，为图书业务外包提供了较好的技术基础。国家图书馆联合编目中心于1997年10月成立后，对开发联合编目应用系统进行了联通实验并于1998年12月开始运行。中国高等教育文献保障系统（CALIS）也于1998年正式启动，中国高等教育数字图书馆为核心的教育文献联合保障体系，在全国范围内极大地实现了信息资源共建、共知、共享，发挥了极大的社会效益[1]。庞大的联机编目技术支持，以及文献加工标准化的实施，为图书馆采编业务奠定了技术基础。从而使书目成果与文献资源形成共享网络，提高了图书馆自动化和网络化的水平，为书商拓展服务领域创造了很好的条件。

2一般图书馆采编外包的模式一般图书馆采编外包有两种模式，一种是“到馆加工”模式，一种是“馆外加工”模式。

2.1“到馆加工”模式：是指由图书馆提供图书加工所需的电脑、书标、可充消磁条、条码等设备及材料，由书商派出专业技术人员到图书馆进行图书编目、图书分类和图书加工等工作。这一模式要求高职院校图书馆要有足够的设备及场地空间，而且需要配备专门的管理人员。

2.2“馆外加工”模式：是指图书馆提出图书加工的技术要求，书商负责所需的加工设备和材料，对馆内图书进行分编加工，加工完毕后送回图书馆验收上架。[2]极大部分图书馆都采用这种模式。这种外包模式可以节省图书馆的人力、物力、空间及设施，但质量和进度难以控制，遇到问题难以及时沟通。

3混合加工模式业务外包的基本流程经过十年来在高职院校外包的实践，我们逐渐探索形成一种创新模式，即一部分在外加工，一部分到馆加工。既节约的人力、物力、财力和场地空间，又避免了质量、进度难以控制、遇到问题无法及时沟通的弊端。

3.1图书采购外包除一部分馆内派人现采外，大部分采取订单购书形式。书商定期提供《CIP在版新书目》、《全国地方版科技新书目》、《新华书目报》或者各大出版社提供的《出版社新书目》电子版书目信息，图书馆根据自己馆内的文献采购方针、任务确定选书的范围，从书商提供的书目中进行选书，生成订单后按批次由书商代购。书商收到订单逐批从以往的订单数据库或者馆内编目数据库进行查重，删除重复数据报订。

3.2图书加工外包书商按批次进行验收订购的图书，并逐批配置编目数据。以国家图书馆联机编目中心、CALIS联机编目中心数据进行套录或者采用CIP数据中心的图书编制书目数据，进行中国机读目录（CNMARC）的初始编目，进行埋放磁条、加盖馆藏印章、粘贴条码、打印和加贴书标等一系列的图书加工工作，免费按批送货上门。

3.3图书编目点藏及精加工外包在经过一系列加工完成的图书，按采购批次进行编目复查及点藏。编目人员对照馆内编目细则对套录数据进行逐条分析，发现有错误进行修改，保证数据的完整和准确，并结合馆内实际技术需求添加馆藏字段。核对完数据进行索书号的分配、复本的增加和馆藏地的分配，再按所给出的索书号对图书进行诸如书写外标签和封胶等内容的精加工，再按批与流通交接。

4混合加工模式特点

4.1书商采编人员常驻馆内，便于沟通书商编目人员在进馆前进行了专业的编目培训，深入了解本校专业设置、馆藏结构，熟悉了本校的分类规则，保证了分类倾向的延续性和准确性。到馆后，因长时间驻留馆内加工，有利于与馆内编目人员及时沟通，更深入了解馆内编目特色；有利于图书馆对编目质量的控制，图书馆可以采取随时抽查的方式，确保分编质量，这种做法有利于发现错误及时修正，提高整个图书馆的工作效率。

4.2直接使用馆内图书系统再编目，保证了数据的准确性采编业务外包，对于图书馆来说最大的担忧就是书目数据质量的监控和保证存在不确定性，在传统外包过程中，书商给图书馆提供的编目数据主要是套录国家图书馆编目中心或CALIS编目中心的数据，部分数据在应用时，也要检查是否符合高校图书馆的特色标准；因为每个书商所使用的编目软件不同，在数据导入的过程中难以做到编目数据库和本地数据库的无缝融合。在新外包模式下，校外采编人员在校编目，编目数据导入馆内编目软件再进行CNMARC数据的核对修改，保证了数据的准确性。

4.3单一书商，避免了多定、重订的风险有较多的高职院校图书馆，为了享有合作的主动权，外包供应商都在二家以上，采访人员容易在报订的过程中多订、重订，而在图书验收的过程中发现这一现象，图书已经分编加工完成，也无法退回，这都会造成了购书经费的浪费。在多家书商的合作中，种次号极易产生跳号现象，这就影响了馆内财产号的分配，最终也导致了馆藏图书编目质量的下降。同时，各个公司都有自己的工作要求，分类标准也不尽相同。不同水平的编目人员对图书内容存在不同的判断，不同编目人员对同一数据的编目加工、索书号的取值也不尽相同。往往容易导致相同学科的图书分编在不同类目之下或者不同学科的图书分编在同一个类目之下，出现“同书异号”和“异书同号”的现象。选用单一书商就较好地避免了以上问题。

4.4上架验收，避免了在途图书缺失在传统的外包业务中，都是在出版社到书开始验收，这中间经过编目、加工等一系列流程，导致频繁出现缺书少书的现象，采用新的驻馆加工模式，图书在馆内加工，馆内工作人员可以在上架前进行验收，按实际流通数据结算，减少了不必要的损失，即使图书在加工过程中出现损失，也由书商承担。4.5长期合作，避免了“短期效应”采编业务外包，往往是一个短期业务，一份合同开始到结束，只有一到两年的时间，决定了外包的短期性和松散性。而通过公开招投进行三到五年的长期稳定合作，避免了“短期效应”。图书馆的外包一般都采用招标的形式，今年是这一家，明年就有可能不是，而图书馆和书商之间又有一定时间的磨合期。外包书商的频繁更换，也会导致了业务人员的不断更换，每个馆的馆藏个性化要求业务人员熟知本馆的实际分编情况，业务人员的频繁变更直接影响到了采编业务的连续性和工作的衔接性，尤其是馆藏数据质量，数据质量不高，就无法进行未来的馆际交流合作与资源共享。

采编业务的外包，使图书馆原来的采编人员能从繁重单一的工作中解放出来，配置到更需要的岗位。但采编人员的解放，不代表对专业技术的放弃，因为统一和标准是实现信息资源共享的基础，所以馆内工作人员更应加强自身的规范与学习，要对外包的MARK数据进行质量监控和把关，需要制定统一的、正确的编目模式和数据详细程度，否则，一些技术性工作的技术流失，馆内缺少了这方面专业的技术人员，在采编业务中就受制于外包公司，一旦馆商之间发生分歧或者其他原因书商终止合同，将严重影响图书馆的正常工作。

总之，混合加工模式下的图书馆采编业务的外包不仅降低了学校图书馆的购书成本，有效克服了馆内图书专业技术人员的不足，减轻了图书编目和图书加工工作时间上和技术的的巨大压力，有效解决了新书在图书馆采编部门的长时间滞留，加快新书的分编及上架速度。节约了资源，精简了流程、提高了工作效率。

参考文献：

[1]http://www.calis.edu.cn/calis/lhml/20070107.htm[EB/OL].2007-03-06.

[2]杨汉标援谈图书馆分类编目外包[J]援图书馆学研究，2006（5）：56-57.

[3]梁淑珍.图书馆采编业务社会化进程中的问题与对策[J].当代图书馆，2006(03).