档案管理规范化服务意识常态化

甄美英

摘要：档案是人类活动的历史见证，是人类智慧的浓缩精华，是文化传承的重要保障。档案工作是一项基础性和持续性的工作，各项事业的发展和延续都离不开档案工作的管理。本文结合自身工作实践经验，简析当前档案工作现状，探讨档案服务意识，并提出提高综合档案管理和增强档案服务意识的建议。作为一名合格的档案管理者，应该加强档案管理工作，努力做到档案管理规范化，档案服务意识常态化。

关键词：档案；管理；服务意识

引言

近年来，档案工作的规范管理和档案服务意识越来越受到社会公众和媒体网络的关注，新形势在赋予我们新的使命和新的挑战，同时也为我们创造了前所未有的机遇。如何做好档案管理工作，拓宽管理渠道，运用到各行各业中去，是值得我们去研究和思考的课题。因此，我们需要转变思想，开拓创新，把服务意识当做一项常态化的日常工作，提高档案工作的服务意识，把档案管理和服务工作做到规范化，现代化、科学化。

1.档案管理和服务工作存在的主要问题

1.1档案管理规章制度不够完善

有些单位虽然制定了档案工作的规章制度，但并不完善，主要表现在：①档案制度内容不全。如档案工作者岗位责任制，往往只明确了档案工作者的任务和职责，却缺少权限和考核制度，这样的责任制形同“档案工作者岗位职责”。②档案管理制度按照其他单位现成制度依葫芦画瓢。制定档案管理制度，参考相关管理制度本无可厚非，但有些单位为了省事，直接引用“拿来主义”，对其他单位的管理制度直接修改单位名称，全盘照搬。这种管理制度，往往不符合单位实际，不便于档案管理工作的开展。③档案管理制度没能及时更新。在档案管理实际工作中，相关单位如果不及时对新问题做总结分析，完善档案规章制度，对已有的规章制度一味的守旧，多年一贯制，制度便不能起到规范管理行为的作用，也将失去它本身存在的意义。

1.2档案管理工作服务意识不强

档案人员综合素质的高低直接影响开展档案业务工作的效率、水平和质量，是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定性因素，对档案工作整体效能的发挥有着举足轻重的作用。

然而，当前档案管理工作者中普遍存在的问题有：（1）档案管理工作者专业素质不高。当前许多档案管理人员都缺乏专业化的档案管理水平，档案专业理论知识不足。（2）档案管理工作者档案服务意识不强。我国经济飞速发展，相比之下，档案管理工作的开展略显缓慢，档案工作者对档案的责任意识不够，服务意识更是没能跟上发展的节奏，制约了档案工作的发展。

2.规范档案管理工作和强化服务意识的举措

2.1加强档案管理工作的主要做法

2.1.1建立健全档案管理规章制度

为确保档案工作的正常运转并形成可持续发展的良性循环，档案管理部门应当建立健全的档案管理规章制度，如制定《综合档案室工作职责》、《档案利用制度》、《库房管理制度》、《各类文件归档制度》、《归档范围、分类方案及保管期限表》等一系列规章制度，从档案的收集完善、整理归档、保管统计、借阅利用和安全保密等多环节建立健全完善的制度和措施，将制度的落实情况纳入档案工作管理者的岗位责任进行绩效考核，使档案工作行为得到进一步的规范，提高了档案的社会价值。

2.1.2积极推进档案管理队伍建设

做好档案管理工作，加强档案业务学习，提高档案管理工作者自身文化素质是保证工作质量的先决条件。档案管理工作人员的业务素质水平直接影响档案工作的质量，档案管理人员应根据企事业单位实际情况，建立档案管理人员考核机制，不断充实档案管理后备人才，为档案工作人员提供新案例、新理念、新方法，从而提高档案综合管理技术水平。

2.1.3强化巩固档案基础业务建设

一是把好收集归档关。明确档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，认真检查和对照审查档案案卷，对案卷中不规范的文件材料，进行整理、分类、组卷、编目和装订，及时补签和抢救，保证案卷的质量，确保了档案的系统、完整和规范。

二是把好档案整理关。在档案整理过程中，我们严格按照省、市档案局的有关规定和本单位制订的档案管理制度要求，对各种门类和载体的档案进行了科学分类。实现了综合档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。

三是把好档案保管关。始终坚持做好库房温湿度记录，及时进行降温和除湿操作，坚持做好库房卫生，库房装具摆放整齐有序，库房内无霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象，入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。

2.1.4加强档案管理现代化建设

随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地搞好档案服务，是我们面对的紧迫问题。我们以信息管理为突破，建立文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成了一个有序的整体，建立档案数据库，构建数字化档案室，真正做到档案管理信息现代化。

2.2增强档案服务意识的主要做法

2.2.1拓展服务观念和服务方式

档案作为一种参考依托，具有深刻的时代意义，代表着每一阶段下的经济或社会水平，为当代对比研究提供依据。档案的效益在于其独特的参考模式能为更多的社会领域提供参考价值，为社会提供更大的推动效益。档案工作的发展，要求我们在服务上改变观念，变换方式，创造多元化服务和精深服务并重的整体价值，提高整体部门的服务水平，提供更有意义的服务价值。

2.2.2一切以用户为出发点的理念

随着社会的发展，档案管理工作的发展面临着市场的严峻考验，我们必须从市场实际需求出发，制定档案管理工作的服务目标和宗旨，针对市场需求制定工作计划，为更广大群体提供服务。随着电子科技产品的日益普及，电子档案的呼声日益高涨，社会更需要的是能要利用计算机更快捷便利地寻找到目标档案，这要求我们必须转变观念，提供高新科技下更适应时代发展的档案管理模式，为用户提供高质量高水平的电子档案和服务效益。

2.2.3强化档案管理主动服务意识

档案管理工作人员掌握着该领域的知识资源，必须不断提高思想意识才能以创造性的思维拓展更加优质高效的服务意识。档案管理人员应当把主动服务作为自身的工作准则，积极主动的从档案使用者的角度出发，为其创造便利的服务条件，主动提供档案咨询、答疑和查阅服务。档案管理者的主动服务，使档案管理工作转化成社会共享资源，从而使档案管理工作产生积极的社会效益。

3.结束语

档案管理工作既是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要事业，也是适应社会主义市场经济形势发展变化的一项重要的系统工程。作为档案管理者，应当遵循档案规章制度，做好档案管理日常维护完善工作，在档案管理过程中注重知识的积累和实践的经验总结，做到持之以恒、不怕艰辛，认真负责。在进行档案管理的过程中，不断强化档案管理中服务意识的重要性，端正档案工作的服务态度，为档案工作的开展提供良好的发展环境，真正发挥档案的服务利用价值。

参考文献：

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