浅析公文格式中的常见错误

胡娟

摘要：公文是政府机关单位之间、政府与企事业单位间的交流沟通工具，公文的严肃性和规范性会影响行政管理的效率和质量。但在日常办公中，公文写作不规范的现象依然存在，这不但降低了公文的效力，而且给发文机关的管理工作带来不利影响，甚至造成严重后果。所以，针对公文写作中的不规范现象，做出深入细致的研究，分析深层次的原因并提出改进措施，具有非常重要的现实意义。

关键词：公文格式；常见错误；版面

引言

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照国家标准GB/T 9704—2014执行。

1公文格式中的常见错误

1.1版面及印装

公文用纸：公文用纸为A4 型纸，常见错误为附件使用A3 型纸。附件表格中内容较多时，建议以续表的形式拆分表格。

页边距：国标明确规定了页边与版心尺寸。经计算，页边距上下左右分别为37mm、35mm、28mm、26mm。常见错误为使用word 默认的页边距设置。

印刷：公文应双面印刷，页码应连续并设置为奇数页居右、偶数页居左。版记必须位于公文最后一页。常见错误有中间或最后一页出现空白页、页码居中等。

装订：公文一般左侧装订，平行纸张左边缘钉两颗钉，钉位为距左边缘3mm-5mm、外钉眼距版面上下边缘70mm 处。常见错误有左上角斜钉一颗钉、两颗钉位置随意装订等。

1.2版头

发文机关标志：发文机关标志为发文机关全称或规范化简称，下行文可加“文件”二字。发文机关标志应使用红色宋体字，大、中、小版头尺寸分别为22mm×15mm、15mm×10mm、10mm ×8mm，居中排列，上边缘至版心上边缘为35mm。常见错误有发文机关标志使用发文机关加“（文件）”“（通知）”等、平行文也加“文件”等。

发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，使用3 号黑色仿宋体字。年份用完整的阿拉伯数字并加六角括号，顺序号用不编虚位的阿拉伯数字。上行文的发文字号居左空一格，平行文、下行文的发文字号居中。常见错误有年份用中括号、顺序号编虚位或用小括号。

签发人：上行文需在发文机关标志下空二行位置标明签发人。“签发人”三字用3 号黑色仿宋体字，签发人姓名使用3 号黑色楷体字。常见错误有在平行文或下行文中画蛇添足，或在上行文中错漏签发人，以及签发人姓名字体使用不当。

1.3主体

标题：标题由发文机关、事由和文种三部分组成。一般使用2 号黑色宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，多行标题排列时使用梯形或菱形，回行时要保持词意完整。事由和文种之间的结构助词“的”字在转行时不应与文种同处一行。联合行文时发文机关之间使用一个字间距的空格。常见错误有标题错漏发文机关、联合行文时发文机关之间使用顿号、多行标题使用矩形排列及割裂词组等。

主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，一般使用黑色3 号仿宋体字。主送机关不得标识为个人，上行文时一般只写一个。有多个主送机关时，同系统单位之间用顿号，不同系统单位之间用逗号。常见错误有主送机关过繁、过简、不明确、称谓前后不统一、顺序不当、标识个人、标点使用不当等。

正文：一般使用黑色3 号仿宋体字，结构性层次正文第一层使用黑体字、第二层使用楷体字、第三层和第四层使用仿宋体字。常见错误有使用word默认的宋体或者分结构性层次时全文使用仿宋体字等。

附件：如有附件，在正文下空一行编排“附件”二字，其后紧跟冒号，附件名称后不加标点符号，使用黑色3 号仿宋体字。有多个附件时，附件顺序号要对齐。附件首页在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，使用3 号黑体字，有多个附件时，后面紧跟顺序号。附件标题排第三行，格式要求同正文。常见错误有在附件说明中顺序号紧跟“附件”二字、附件首页中“附件”二字使用黑色3 号仿宋体字、附件标题排第一行或第二行等。

发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名竖向位置根据印章大小确定，印章顶端上距正文或附件说明距离在一行之内；横向位置中轴线与成文日期中轴线对齐。成文日期为会议正式通过的日期，年、月、日用阿拉伯数字标全，月、日不编虚位，右空四字编排。四、版记分隔线：首、末条分隔线宽度为0.35mm，中间分隔线为0.25mm，末条分隔线与公文最后一面版心下边缘重合。常见错误为三条分隔线宽度一致。

抄送机关：左右各空一字距离，用4 号仿宋体字。多个抄送机关用逗号分隔，最后一个抄送机关结尾用句号。常见错误为抄送机关顶格编排。印发机关和

印发日期：印发机关左空一字、印发日期右空一字，均用4 号仿宋体字。印发日期为主要负责人签发日期，不一定和成文日期一致，年、月、日用阿拉伯数字标全，月、日不编虚位。常见错误为印发机关和印发日期两端对齐。

2提高公文写作格式正确性的策略

2.1加强对公文写作的重视

为了提高公文写作质量，首先要加强对公文写作工作的重视，强化公文写作的重视程度是维护公文严肃性和权威性的最重要手段。在公文撰写和发文过程中，应建立严格的审批流程和管理制度，建立严谨的工作作风。同时，各级党政机关要对公文写作人员的业务素质和专业水平有充分的把握，对撰写人员给予充分的重视，不断加强人才的选拔和培养工作。此外，对于单位中已发的公文，要进行定期的整理和检查，对存在的不规范现象应及时进行纠正，以防止此类不规范现象继续发生。

2.2提高公文撰写者专业能力

公文撰写工作者的专业能力直接影响了公文写作的质量。因此，想要避免公文写作中的格式错误现象产生，就必须加强公文撰写人员的专业培养，提高其公文撰写水平。首先要保证公文撰写工作人员对相关政策法规全面掌握，避免在写作过程中出现政策误读。其次要加强写作者文字运用能力，避免出现文章格式不规范等现象的产生。最后，要培养撰写人员理论联系实际的能力，确保公文在实际应用中能充分发挥应有作用。

2.3摒弃领导效应

在公文撰写工作中，有的领导干部对公文并不熟悉，可能会出现错误的指示，将“请示”“报告”“汇报”等文种混淆的状况时有发生，而公文起草者往往依据领导的口头表述为依据撰写公文，不知变通，或明知领导有表述错误也不加更改，出现行文不规范现象。因此，公文撰写人员要转变思想观念，坚持实事求是的原则，对领导的错误进行提示和指出，及时予以纠正。

结束语

公文写作中存在的格式错误，不但影响发文质量，损害发文单位形象，还会影响公文中涉及到的实际工作的执行和开展。因此公文的发文单位、从事撰写公文的工作人员要转变观念，充分认识到公文写作的重要性，加强理论学习，提高公文写作的业务能力，着力提高公文写作质量。

参考文献：

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