新形势下档案管理工作的规范化探讨

周创宁

摘要：伴随市场积极体制的完善，我国社会迈入了“以人为本”的发展转型阶段，档案管理作为一项公共管理事物，逐渐引起企事业单位的重视，在企事业单位里，规范好档案管理工作，能够规范化企事业单位核心资源，还能促进企事业单位的良性发展，为其提供有效的制度保障。此外，我国的档案管理工作还处于探索、变动阶段，很多新问题的出现对做好档案管理工作带来了挑战，同时也是机会，档案管理部门应该抓住时机，规范化档案管理，提高企事业单位的服务效率与信息管理。

关键词：档案管理；规范化；企事业单位

一、引言

一直以来，档案管理都是企事业单位以及政府机关里的重要工作，在信息技术不断改革发展的今天，规范化档案管理工作成为了实现管理现代化的必要环节，在工作中，除了要关注硬件设施的建设，还要做好基础性的档案管理等文书工作。一般档案来自于文书，而种类繁多的文书又组成了档案，因此，在规范化档案管理工作之前，先要树立整理文书的规范化意识。在政府机关工作里，档案管理显得尤为重要，如今，档案管理的基本内容由资料收集、鉴定、保存、编目与检索、排版、统计利用等组成。除此之外，在企事业单位里，档案管理工作同样重要，比如在企业里，档案可以为未来的决策提供一个参考，或者提供给多方面的精准信息，为企业今后的投资决策奠定基础。

2. 档案管理规范化的重要意义

1. 充分体现档案价值

档案管理能够更好的体现档案的价值，让档案得以被充分利用，档案只有被人们利用才能凸显其内在价值，档案在被使用过程中能够呈现一定信息价值，并带来社会效益。在以往的档案管理里，由于其隐私性，一般会限制社会使用档案信息，所以档案里的隐含价值往往难以发挥作用。如今，在高度信息化发展的今天，可以探究档案信息资源的开发，让档案不再被束之高阁，而通过规范化的管理手段，让档案发挥价值，使其进入到社会的多种领域里，广泛渗透到公众的社会实践里，最大限度的实现档案价值。

2. 有助于档案管理事业的发展

如今，社会在科学发展观的引领下进步，档案管理部门也应该顺应时代发展推动档案管理事业的发展，而不是停滞不前，等待萎缩。一直以来，档案管理工作都是由企业内部或者党政机关做封闭管理的，这种管理办法漠视社会大众对档案管理的需求，公众也因此自然而然的忽视档案管理工作，事业单位里的档案管理也依托于政府支持，所以档案管理在社会声望上长期得不到提高。而规范化档案管理不仅可以促进管理部门改进服务理念，还能改善社会对档案管理工作的偏见，促进企事业单位档案管理工作的健康发展。

3. 有利于提高社会实践水平

档案管理与社会的发展是一个双向构建的构成，一方面，社会发展对规范档案管理工作提出了更多要求，而档案管理工作质量的提高又依靠社会实践的进步。詹姆斯罗兹说：“档案最突出的作用是历史记录，其能够立足于过去经验，成为为计划未来提供保障。”档案多是由一手资料而来，其真实性是各种新闻、书刊无法与之相比的，此外，档案在社会领域上，广泛集成自各个社会领域、部门，这些档案都真实的记录了社会生活的各方面各面，覆盖信息之全面、之深刻，都有其他资料信息无法比拟的优势。因此，档案具有珍贵的社会实践价值，增强档案管理的科学性，有利于提高社会实践水平。

2. 当前档案管理存在的问题

1. 信息化程度低

当前档案管理的信息化建设有待加强，很多企事业单位对档案管理工作存在忽视态度，很多单位都缺乏完善的信息管理系统，这在一定程度上制约了档案更新与信息化管理的速度。构建信息化平台有以下优势，一方面，精简档案管理的各项流程及环节，有效减少行政方面的成本付出，另一方面，能够满足信息需求者获得档案信息的需求，但实际上，各企事业单位在信息化利用率上层次较低，使档案达不到理想的使用率。

2. 服务人员专业素养缺乏

伴随档案管理信息化步伐的加快，一些单位老员工档案管理知识陈旧，很长时间没有进行知识更新，这深刻影响了档案管理工作的现代化水平，在面对复杂的信息平台使用，不少员工缺乏专业的计算机技术，面对大众对信息的需求，无法改进自身的服务意识，导致信息化平台管理工作与实际信息使用脱节等问题。因此，要加强对服务人员的信息技术培训，不断提高档案管理服务质量。

3. 管理工作滞后发展

在档案管理工作中，不少企事业单位存在管理滞后的现象，尤其是事业单位，其相较缺乏创新能力，与社会脱节严重，尤其是一些档案管理技术人员，有一些依然保留传统的管理方式，这显然难以满足图像、视频等新载体的应用，因此，技术人员也应该学习信息化管理方式，将技术与专业知识经验有机结合起来，保障档案管理工作的顺利实施。

2. 新形势下档案管理工作规范化对策

1. 健全法律规定，实施制度化管理

无论是哪种行业，都需要健全的法律吧规定，这是做好制度化管理的重要举措，同样，在档案管理工作中，也要做到有法可依，为规范化档案管理工作提供制度化保障，在《中华人民共和国档案法》里，就对档案管理工作的发展做了一系列要求，在法规的保障下，档案管理工作的各项流程，如资料收集、文书整理以及录入都拥有了保障。在社会深刻变革的当下，档案管理工作也走上了信息化的发展道路，档案管理的载体与形式都丰富了很多，这些依然需要相关法律的保障，促进档案管理制度化发展，引导从业人员提高自身素质。

2. 加强管理意识，促进管理现代化发展

社会变革的摄深入，留给档案管理工作很多新问题，比如文书资料数量变多、载体变丰富，这为档案的保管带来困难，需要管理者既有档案管理的基本知识，还要涉猎广博，不断优化自身的管理意识，学习先进的档案管理理念，这样才能做好档案管理工作，促进管理朝着现代化、信息化的方向发展。以前的档案资料多由手工抄写的方式，再定稿、传阅以及归档等，而计算机技术的应用在无形中，让档案管理与自动化有机衔接，因此，在现代化档案管理视角下，管理者应该特别注重对互联网、计算机知识的学习，掌握档案管理的信息文化，从而具备优良的信息收集、整理、编码能力，努力让自己成为综合性的管理人员，促进档案管理工作朝着现代化的方向发展。

3.做好公文制发，规范档案管理工作，

公文制发可以说是档案管理的前提，一般来说，在没有形成档案之前，档案往往被称之为公文，公文本身的质量能够对档案质量起到决定性作用，在规范化档案工作的过程中，应该提高档案实体质量，按照国家规定，统一编排、装订，确保公文能够满足抄送标准，做好各种记录。此外，在信息化发展的今天，虽然不少公文都不需要手动抄写，但是依然要注意标准格式的问题，以便于用来后续的信息化检索。最后在归档时，要最大化档案的利用价值，解决实际问题，推进档案标准的制度化建设，既要保证档案的完整，又要为后续的标准化管理奠定坚实基础。

五、总结

综上所述，档案管理是信息社会不可或缺的一部分，我们应该引起重视，当前企事业单位在档案管理工作上出现了技术上以及管理上的不足，主要是观念落后、管理手段陈旧引起的，对此，我们应该坚持加强技术与管理的融合，为档案管理提供相应的制度保障，使其走上信息现代化管理的路径，这样才能不断提高档案管理技术，保障企事业单位的稳定发展。

参考文献

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