浅谈大数据时代下档案信息化建设的战略

胡传伟 庄月华

摘要：计算机技术的快速发展改变着我们的工作方式，这背景下的档案信息建设工作，其显著特点就是信息化，让电子文件，电子档案成为最基础的档案工作。本文着重分析了大数据的背景下，档案信息的特点，以及未来遇到的风险和机遇，并且提出了相关的应对措施。

关键词:大数据背景，机遇，挑战，应对方案

一、大数据时代背景下档案信息资源的特点

(一)增长快

随着信息化的大数据时代来临，信息资源数据庞大且随着人数的增长而增长，导致档案工作难度增长，系数加大。从当前档案管理工作中也能发现，信息处理的难度确实大幅度的增加，也在一定基础上证实了大数据信息化的时代来临，各领域工作虽然便捷，但是难度也会增加的特点。

(二)种类多且复杂

互联网信息时代，数据的增加产生信息的多元化，种类的复杂多样。据调查报告显示，我国档案管理工作涉及面广，服务群体庞大，所以管理的要求规范各不相同，对其管理的理解也各有不同，信息数据大量产生，信息资源呈现出多元、多样化的特点，类别繁多且结构庞杂。

(三)信息处理速度快

大数据时代背景下，需要使用档案信息的人员需求不断增加，信息的利用也变得更加变重要，要做到别人有需求，我们能提供帮助。那么必然要求信息资源的处理技术迅速的提升，以达到要求。

(四)档案信息要深层次分析

档案信息属于原始信息，内容繁杂且重复。这就需要我们通过大数据去进行深层次的挖掘和分析提练出有效的数据信息。经过高效的整合加工，实现价值最大。依靠大数据去处理，提供便捷服务区进行信息的收集归纳，对以后信息化建设有很深远意义。

二、大数据时代档案信息化建设中存在的机遇和风险

(一)大数据时代下档案信息化建设中的机遇

1.利用互联网档案信息资源可以更深层次的挖掘价值

大量的档案信息可以被我们利用，但因为其拥有巨大的难度，我们必须要通过大数据信息处理对数据进行高效科学的管理，然后再挖掘有用信息，大大提高档案利用效率。

2.可以通过数据信息的手段去实现资源共享

资源共享并不是信息全部公开化，而是针对不同的使用人员设置不同的访问权限，用户可以访问自己权限内的档案信息，如需访问权限外的档案信息需要向档案信息管理人员提出权限申请，档案信息管理人员授予其访问权限后即可访问相关档案信息。

3.信息量更容易存储

现在的存储载体的需求发展的极为庞大，各平台都有自己的载体作为信息存储工具。大量的电子文件，其信息的安全存储，是我们工作内容的关键。对于保密技术的提高，载体平台可以完美解决这一存储和严密性的问题。

(二)大数据时代下档案信息化建设中的挑战

1.档案信息资源量巨大

在这种海量的信息当中，如果我们还是用传统的档案管理模式，这会加大当前工作开展的推进度。而随着大数据的应用，我们提高了工作效能，即使面对海量的信息也能游刃有余力的应对。我们大力的招聘相关的人才，做到有问题就有人员及时跟踪反馈处理。

2.档案信息化利用与管理能力有待提升

现如今全国档案信息化建设，投资都是十分巨大的，而它的硬件设施满足信息化建设工作的需求，但是同时也需要管理人员熟练掌握高端技术的运用，应对各种突发问题能快速解决，完美完成当然信息化建设的转型。

三、大数据时代下档案信息化建设工作的应对方案

(一)创新档案信息化建设工作的理念

创新是社会发展的不接动力，然而在大数据时代档案信息化建设更需要树立一个有效的工作思路，从源头上创新，从内容上创新。要从结构上意识到大数据技术与现代化的重要性，加快转型速度，有针对性地制定适合自己的档案信息化工作方案。依托单位各大平台去实行可行性强，操作性高的档案信息化管理。对数据信息进行精细化管理，分门别类、有效管控，真正的做好对信息档案工作的知根知底。与此同时，我们还需要建立网络化的信息成员库。应对大数据时代下的更新换代是一项很有挑战性的工作，所以我们要从基础做起，从一点一滴做起。打造新的格局，创造新的画面，让档案信息工作得以完美实施。

(二)档案信息化软硬件设施设备

大数据时代下，档案信息形成了庞大的数据。这就让我们对信息的处理产生了极高的工作要求。但是通过人力是无法完全做到的，我们需要软件更需要硬件。当然，信息化其实就是指信息技术去处理电子档案信息，对其进行整合和管理，最后归纳。这时我们更需要大量的新型技术人员，运用软硬件设施实现档案信息的归档。然而，还需要一定的工作人员对传统档案管理进行取其精华，去其糟粕的传承。

(二)搭建档案信息化安全防护保障体系

大数据时代海量信息资源带来数据信息的安全隐患问题，搭建档案信息化安全防护体系就是为了应对这些安全隐患。档案数据信息中携带的病毒、网页网站中种植的木马等等，都是档案信息资源安全性的潜在风险，由于档案载体形式各异，电子档案信息资源会存在各种各样的风险隐患。因此，各级档案管理部门一定要将信息安全防护体系做精做细。一方面要做好信息技术防护工作，主要是信息加密处理、设置防火墙等；另一方面要在各层级各部门之间设置科学有效的访问权限，对各个层级的负责人给予不同的访问权限，以此保证数据信息资源的安全。信息资源安全防护体系的搭建要兼顾全面和综合的要求，将防护体系的稳定性提升至最高级。

(三)深入综合运用大数据分析与挖掘技术

大数据时代带给档案管理部门最大的改变就是技术手段的多样化，档案管理部门必须深入且综合分析与挖掘档案信息资源，充分利用大数据技术进行信息的分类整理和优化处充分利用大数据技术进行信息的分类整理和优化处理，挖掘相关主题内容， 关联检索信息的其他相关信息，从而为档案利用部门和人员提供高效、优化的档案信息资源，实现档案信息资源价值的最大化。

（四）档案工作管理进程

我们对档案信息化建设的转型更需要加快进程。要让领导层面的人员去重视档案信息化，熟练各环节需求，增强档案信息管理的规范性，一来可以方便行业中档案信息管理的快速运行，二来可以更有效的管理人员。

档案信息化建设进程面对风险要慎重，面对机遇要把握，出现问题要解决，针对以上内容，加以注意调整，这样才能在时代的浪潮中走出自己的路。

【参考文献】

[ 1]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[j].陕西档案,2008,(06).

[2]赵鹏,李光.档案工作落实科学发展观的关键一实现档案实物化管理向信息化管理的转变[j].山东档案,2005,(05).

作者：胡传伟 泗阳县档案馆 副馆长

庄月华 泗阳县档案馆 副研究馆员