部队院校教学档案信息化建设探究

赵敏莉

摘 要：部队院校的教学档案是部队院校教学训练实践轨迹的真实反映，不仅有着记录教学全过程、保障教学运行、提高教学质量的重要作用，而且也是记录院校历史、评价院校质量，展示院校成就的一面镜子。随着大数据、云计算和互联网技术的快速发展，档案管理的信息化成为必然的趋势。本文梳理了教学档案信息化建设的必要性，分析了目前教学档案信息化的现状及存在的问题，提出了教学档案信息化建设的建议。

关键词：部队院校 教学档案 信息化

1 部队院校教学档案信息化建设的必要性

1.1教学档案信息化是部队院校发展的必要保障

部队院校教学档案是部队院校教学活动全过程的原始记载，主要包括教学相关各类材料、教师业务材料、学生学业等内容。一般通过纸质材料、照片、光盘、硬盘等多种形式进行保存，具有非常重要的保存价值。有效利用部队院校教学档案，有助于教学研究、质量监控、教学管理等工作水平的不断提高和进一步改进，为军队培养优秀人才。随着新军事革命和部队院校编制体制的改革，国家对于部队院校提出了新要求，2019年12月5日，新发布的《军队档案条例》诞生，其中对教学档案的信息化管理提出明确要求。由此可见，部队院校教学档案管理工作是各项工作顺利开展的必要保障。

1.2 教学档案信息化是教学活动推广的需要

将部队院校教学档案信息化处理，能够将记录教学活动的音视频、PPT等特殊的教学档案，以及各种纸质介质教学档案数字化，能够极大地方便教学活动的推广。如，参加全军精品课程评选，通常需要将院校特色教学档案进行数字化后上报参评，以提升院校特色课程的知名度和学科建设。此外，教学档案信息化能够利用学术会议、课程研

讨、文化活动等形式实现跨区域或者跨院校间的教学交流，较传统教学档案管理相比，教学档案的信息化能够实现教学档案无损害展示。

1.3部队院校教学档案信息化建设是提高档案管理工作效率的保障

信息化时代的到来，包括教学档案在内的院校档案数字化建设已经是适应大数据时代的迫切需要，也是档案管理工作的主流。信息化时代，教学档案的存储、传递、检索、分类等基础性工作发生了巨大变化，教学档案信息化管理能够极大地降低管理时间成本和资金成本，实现了院校教学档案管理效率和质量的飞跃。此外，也是适应新时代部队院校教学理念及教学手段变革的需要，大数据时代，部队院校教学中已经引入了数字化技术和手段，教学档案作为部队院校教学工作的重要成果，对其进行信息化管理也是适应数字时代变革的需要。

2 部队院校教学档案信息化建设现状及面临的具体问题

教学档案的信息化并不是一个新事物，早在2007年的教学评价指标体系中就提出来了教学档案的信息化，时至今日，教学档案的信息化仍然停留在当时的水平，仅限于纸质档案转化成电子档案，档案检索仅仅是电子目录的检索，其他都需要人工手动完成，这离真正意义上的档案信息还有很大的差距。同时，档案信息化还面临着以下两个方面的问题：

2.1教学档案信息化建设保障体系机制不健全

教学档案信息化建设是一个系统工程，必须从上到下统筹布局，稳步推进，目前，部队院校教学档案信息化建设没有一个专门的部门领导，从机关到业务部门，都面临着信息化意识不强，信息化能力不够，信息化条件不足，信息化人才缺乏的问题。档案信息化涉及的不仅仅是档案业务一个部门，它与围绕教学活动的其他部门和人员密切相关，没有健全的领导体制，分工合作的机制，充足的资金和人力投入，很难推动其发展，目前，部队院校教学档案信息化建设正受以上因素的制约而难以推进。

2.2 教学档案信息化建设中的网络安全问题

对于部队院校而言，安全问题是教学档案信息化建设中最基础、最核心的一个问题，相比传统纸质教学档案管理模式，信息化管理模式很难保障数据安全，这也是现今制约教学档案信息化建设的重要原因之一。在部队院校教学档案信息化具体工作中，受限于管理人员水平、设备硬件和教学档案使用的频繁性等问题，网络安全性得不到很好保障，对其中一些重要数据资料数据做不到保障其保密等级。

3 部队院校教学档案信息化建设的建议

3.1健全机制体制，完善教学档案信息化建设保障措施

与传统纸质教学档案管理模式相比，教学档案信息化建设需要更强的技术、更专业的队伍支持和保障。1）提高认识。院校领导及档案部门负责人和具体操作人员要高度重视教学档案信息化建设，协调、争取院校内外部相关部门、院系及广大师生的支持，把教学档案信息化工作纳入到院校整体发展规划，并为其提供必要的物质保障和资金支持。2）完善制度。制度是院校档案信息化的基础和外部保障，院校要结合自身实际，建立健全教学档案信息化标准、利用、岗位职责等管理制度，使信息化管理有章可循、有据可依。3）夯实基础。院校应为教学档案信息化提供必备的高速扫描仪、相机等数据采集设备；存储器、硬盘等存储设备，服务器、交换机等网络设备，以及数字化加工软件、档案管理系统等软件系统。此外，还要配备一定数量的专业人员，为教学档案数字化管理提供人力、物力等支持和保障。

3.2健全教学档案信息化安全体系

高校教学档案数字化管理也要解决传统纸质介质档案所不曾遇到的安全问题，重点是要做好软硬件安全管理。首先是要完善教学档案数字化安全管理机制，加强日常安全监督检查，提升档案工作人员的安全意识、责任意识。此外，在高校教学档案数字化建设及管理应用过程中，要明确档案室、院系、人员的不同职责划分，兑现具体的奖惩措施，严格做好教学档案的安全性、保密性。加强数字化档案应用软件的安全管理，完善安全技术保障，如利用多级权限设置及密码管理等，避免教学档案数据的非法访问、篡改及破坏等。硬件安全管理，则需要联合高校内部的计算机专业人员，做好设备故障、损害以及载体破坏的预防性措施，做好教学档案数字化备案，积极应用数据备份及档案数据信息的恢复机制，做好高校教学档案的数据备份和维护工作。

参考文献:

[1]范杰.大数据时代高校教学档案信息化建设探究［J］.档案天地，2019（4）:50-51.

[2]陈少毅.实现高校教学档案数字化 提升档案资源价值［J］.陕西档案，2010（7）:42-43.

[3]范杰.新时期高校教学档案数字化管理研究［J］.兰台内外，2019（1）:34-35.

[4]梁宝敏.浅析高校教学档案管理的数字化［J］.长春理工大学学报（高教版），2009（5）:161-162.

作者简介：赵敏莉（1981-），女，陕西岐山人，助教，从事教学档案管理与军事文化的教学与研究；