学生资助档案规范化管理研究

王川

摘要:文章从学生资助档案特点出发，对学生资助档案的具体内容进行论述，深刻剖析学生资助档案管理现状，针对学生资助信息动态跟进管理，提出学生资助档案规范化相关策略：创新认定方式，明确认定标准；加强专项培训，提升人员能力；制订归档制度，细化档案规则；推进信息化建设，加强动态管理；提高资助档案功效，实现资助育人。

关键词学生资助档案；规范化；管理

学生资助档案作为特殊学生档案，是高校评选国家奖学金、励志奖学金和国家助学金，申请国家助学贷款，安排勤工助学的重要依据。只有建立完善的家庭经济困难学生档案，才能全面掌握在校家庭经济困难学生的思想、学习、生活和心理等实际情况，了解个性特征，开展“资助育人”，帮助家庭经济困难学生更好地完成学业和成长成才。

一、学生资助档案的特点

1.时间延展性强。学生资助档案的形成绝不仅仅是学生在大学期间的成长经历和受助发展过程，一份完整实用的资助档案应该包括学生的个人成长经历、家庭经济状况（父母等直系亲属的文化程度、就业、收入、身体状况等）、困难证明材料、受助情况等。这些资料应该具有较强的时间延展性，如学生的个人成长经历，一般而言应该包括学生在大学、中学甚至小学阶段的学习生活情况及对学生影响较大的一些重要事件；而学生的受助情况也应该延伸到高中、初中等阶段所获得的资助情况，以便老师全面了解学生的个人情况，有针对性地给予学生精准、恰当、有效的资助。

2.内容涉及面广。学生资助工作是一项长期复杂的工程，涉及的部门广泛而分散，不仅有校内的辅导员、班主任、学生管理部门、资助管理部门、财务部门等，还需要校外的教育、民政、扶贫、街道、乡镇、村委会等部门的辅助，因此，学生资助档案内容涉及面广、来源分散，各个部门汇总而来的材料信息量大、关联性强，需要我们仔细认真地整理核对，确保学生资助档案的完整准确。

3.形式复杂多样。目前，学生资助工作采用了多个信息管理系统，有全国的，也有各个省市的。信息系统的广泛应用，产生了大量的电子文件，由于系统平台不统一，产生的文件格式也不一致，这就给学校整合建档增加了难度。而在各地区为家庭经济困难学生开具的家庭情况证明等材料大部分是以纸质文件为主，且证明材料形式多样，没有统一的格式要求，整理归档时工作量较大。可以看出，学生资助档案既有电子档案，又有文本档案，形式复杂多样，建档归档难度较大。

2学生资助档案规范化策略

学生资助档案作为特殊学生档案类型，具有环节联系性强、来源分散性强和信息化要求高等特点。学生资助档案管理应坚持真实性原则优先，标准化、动态化和信息化原则并行理念，做好学生资助档案规范化管理。

（一）创新认定方式，明确认定标准

贫困生认定作为学生资助工作的重要环节，发挥关键性作用。应与时俱进，创新现有认定方式，明确认定标准，使贫困生认定程序更加客观、公正和透明。首先，借助数据分析方法，定量和定性相结合，建立贫困生认定指标体系，设计量化测评表，使认定结果数据化，直观明了地体现学生基本情况。其次，建立新型认定模式，在以往摸底调查的基础上，融入信息网络化管理方式，借助资助管理平台，进行在线审核，一定程度上降低认定成本，提高认定效率和准确性。最后，为提高真实性，贫困生认定可以尝试邀请第三方机构参与。第三方认定机构独立于政府、个人之外，具有独立法人资格，独立进行贫困生认定，对认定结果负有法律责任，并由资助管理部门进行监督，提升贫困生认定结果的真实性、可信度和对比性。

（二）加强专项培训，提升人员能力

作为教育精准扶贫的具体落实举措，学生资助档案管理工作应该落实到专人专管，提高管理工作人员的综合素质和能力，切实践行资助育人的重要理念，实现学生的全面发展。首先，各已设置专门的资助管理中心，由专业资助工作人员负责，但二级学院学生资助工作一般是由专职辅导员兼任，辅导员日常学生思政管理工作事务性较强，加之资助相关培训较少，直接影响二级学院的资助管理工作成效。因此，应在资助管理中心统筹管理下，在二级学院设置专门的资助管理岗位，专人专岗管理，提高学生资助管理工作成效。其次，加强资助档案管理人员培训，校级资助管理中心工作人员应积极参加教育部门组织的培训，增强业务素养和能力，坚持“走出去”和“引进来”相结合，加强和其他交流学习，取其精华，学习、完善自身管理。最后，各应定期开设资助档案专题培训班，对二级学院资助管理人员展开系统培训，拓展资助管理知识，增强实践管理能力，更好地提高学生资助档案工作管理的质量和效率。

（三）制订归档制度，细化档案规则

不同管理阶段的档案材料要求和标准各不相同，应制订和完善学生资助档案归档的标准和细节规则，做到学生资助工作档案管理的标准化。首先，制定出台资助工作涉及的“奖、助、贷、勤”等具体方面材料收集、整理和归档的标准，具体到纸张统一、填写格式、收集材料类型等方面，使各单位在执行过程中有理可循，有据可依，便于校院两级资助档案管理统一，增强学生资助档案的规范性。其次，明确各类学生资助档案保存的时限，定期进行整理和归档，明确各类资助材料的更新周期，将短期、中期和长期保存的档案进行详细划分，明确学生资助档案中各类材料重要程度和价值，便于资助管理工作的审查和考核。最后，建立健全资助管理工作监督机制，定期对资助工作开展公平、公正的检查，保障学生资助工作的规范性。

（四）推进信息化建设，加强动态管理

学生资助档案应与时俱进，向信息化管理发展。首先，强化资助管理工作人员对档案归整实施电子管理的意识，树立电子信息管理理念，使工作人员信息化管理意识与学生资助档案电子信息化管理同步，避免出现“两张皮”现象，为学生资助档案信息化发展提供基础。其次，借助现有学生资助管理平台，如福建省学生资助信息化工作平台等，加大对学生资助管理信息化建设的投入，设立专项费用，设计和搭建校级学生资助信息平台，实现资助工作通知、学生信息注册、网络申请登记、审核和查询等功能集中于一体，提高学生资助管理效率。最后，建立受资助学生定期跟踪回访制度，定期了解贫困学生学习、生活和心理等状况，做好已脱贫和新增阶段性贫困学生信息的补充工作，增强学生资助档案的动态性。

（五）提高资助档案功效，实现资助育人

学生资助档案作为贫困生受资助的系统性材料，是资助育人工作的重要体现，一定程度上能够全面反映受助学生的成长轨迹。各贫困学生中不乏自立、自强的学生，这些学生所具有“受助而资助、感恩以前行”的品质，是各开展思想政治教育工作的典型实例，但很多并没有充分将这些材料利用起来，只是单一作为资助工作的佐证材料。因此，在今后的资助管理工作中，资助管理工作者应该善于发现和拓展学生资助档案的功能，提高资助档案的利用率，将受助学生中自强不息的实例与学校各类思想政治教育活动有机结合，通过举办自强之星、感恩同行、诚信教育等活动，为愿意参加该类活动的受助学生提供平台。一方面，创新学生思想政治教育工作的形式，让学生通过身边同学励志案例的分享，有所感触，有所体会；另一方面，积极调动全校各部门相互配合、相互协作，切实践行资助育人理念，真正实现学生全面发展的目标。

参考文献：

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[3]杨敏．怎样做好贫困学生资助档案的归档管理[J].山东档案，2016（06）：45-46．