事业单位档案数字化管理分析

纪红娥

摘 要：对于事业单位而言，档案管理是其一项重要的工作与任务，每一个工作的开展都需要以它作为参考的依据，是事业单位实现可持续化发展目标的关键组成部分。随着信息技术的不断进步，将数字化应用到档案管理之中，不仅可以提高工作的质量和效率，而且还可以缓解相关工作人员的压力。事业单位若想要得到稳定的发展，就必须要顺应当前时代的潮流，提升对数字化管理的构建。本文主要通过对事业单位档案数字化管理进行详细的分析与阐述。

关键词：事业单位；档案管理；数字化管理

对于事业单位而言，档案是促进各个组织工作开展与建立以及对相关工作人员信息存储的重要方式，因此要依照不同阶段事业单位发展的需求，制定出科学、合理的档案管理规划与策略，并将数字化管理纳入事业单位工作的重点。事业单位在开展相关工作的过程之中，档案管理为事业单位的进步奠定了良好的基础，同时也提供了第一手资料。通过数据库、扫描等众多技术将传统的纸质档案变为数字可视化档案，不仅在一定程度上提升了检索速度，而且极大提升了档案的存储空间。所以，事业单位要通过数字化技术提升档案的管理与整合，有效解决档案管理中存在的问题，为下一步相关工作的开展做好铺垫。

一、事业单位档案数字化管理的意义

数字化档案管理就是将传统的纸质档案转化成电子的形式，并将手动记录工作方式转变成计算机录入的方式，进一步实现档案的统一化、规范化管理。将数字化模式融入到档案管理的过程之中，在一定程度上给档案管理事业带来了一定的促进作用，致使我国档案事业得到突飞猛进的进步与发展。

二、事业单位档案数字化管理的现状

档案管理工作人员在受到数字化技术的影响下，其思想观念和工作形式发生了变化，但是当前事业单位档案数字化管理中存在的一系列问题仍不可忽视。

2.1工作标准缺少规范性

目前，越来越多的事业单位逐渐地意识到数字化档案体系构建工作的关键性，但是并没有严格、仔细的分析与探究事业单位开展数字化档案管理应实现的目标以及需要发展的程度。再加上事业单位并没有设计与制定出相关的规章制度，致使事业单位在进行数字化管理的过程之中频频出现问题。

2.2数字化档案管理安全意识不足

虽然在信息技术的帮助之下使得数字化档案管理的质量和效率得到一定的提升，但是互联网的安全问题始终是事业单位所重点关注的问题^[1]。倘若在互联网背景下档案数字化管理系统受到病毒或者黑客的攻击，那么就会导致档案数据的流失。再加上事业单位中部分工作人员缺少一定的计算机知识，致使他们并没有认识到数字化档案管理的重要性，提高了数据信息泄露的可能性。

2.3相关工作人员专业素养较低

专业素养高、综合能力强的数字化档案管理人员是保障事业单位高效开展档案管理工作的关键。目前，专业性人才是支撑数字化档案管理工作有序开展的基础，因此事业单位要严格的依照数字化档案管理的相关要求，在根本上提升管理工作人员的专业素养，构建一支综合能力强、办事效率高的管理队伍，满足数字化档案管理的需求。但是，依当前来看，由于事业单位深受外部环境的影响，致使事业单位在开展数字化管理工作的过程之中出现了档案管理人员工作效率低、人员更新缓慢的情况，而这些问题都对事业单位数字化档案管理工作的进行起到一定的阻碍作用。

2.4检索效率慢

部分事业单位在开展档案数据信息检索的过程之中，依然是以人工方式为主，并不能熟练有效运用数字化技术、计算机信息技术等先进技术，暴露出信息检索速度缓慢、精确性不高的问题，这也加大了工作量，阻碍了事业单位档案管理工作效率的提升。

三、事业单位档案数字化管理的策略

3.1构建健全的档案管理系统

数字化档案管理主要是通过利用计算机的方式进行档案管理，而此管理工作是综合性的，因此在进行的过程之中要构建一个高效的数字化工作管理系统。对于事业单位而言，要结合当前自身的情况进行详细的制定，其中涵盖了：档案的整理、档案系统的管理、数据的备份、其他功能的开发等。档案管理系统要以数字化档案管理为基本，可以在事业单位的内部建立一个带有特殊域名的网站，从而实现档案数据的统一化管理。

3.2实行档案管理责任分配制

将传统纸质版档案转换成数字化档案的过程十分繁杂，由于事业单位诸多工作需存档的内容较多，致使档案管理的信息、文件资料等逐渐增多，因此在对其进行分类的过程之中要极为详细。传统的纸质版档案需要相关的工作人员进行收档并保存，在一定程度上提高了工作人员的工作量，因此一个有效、科学的规划档案管理工作是很有必要的^[2]。在开展数字化档案管理时，要处理好每一项工作，遇到的问题要及时解决，并且要将档案资料进行充实和分类，与此同时还需要实行档案管理责任分配制，将所涉及到的工作都逐一落实到人，确保档案的规范性。

3.3档案管理工作的标准化

事业单位在开展数字化档案管理的过程之中，除了对当前档案进行数字化扫描录入之外，还需要依照各个部分的需求，将档案的格式以及时间进行统一的规定。此外，还需要构建一个科学、有效的标准化制度，让每一个部分依照相关的标准进行工作，提高检索和录入的质量与效率。

3.4确保档案管理的安全性

数字化档案不同于传统的纸质版档案，在进行管理的过程中存在着很多的特殊性，因此对于事业单位而言，在构建数据库的过程之中，要选择一个合适的设备进行档案资料的保存与备份，并依照档案的保密程度来设立不同的保密级别，确保档案管理的安全性^[3]。

3.5提升档案管理人员的专业素养

对于事业单位的档案管理人员来说，要积极转变传统的思想观念，树立起良好的数字化档案管理意识，同时还需要积极、认真学习先进的档案管理知识和技能，快速适应数字化档案管理工作的节奏，保证数字化档案管理相关工作的有序开展。事业单位在构建数字化档案管理的体系过程之中，需要提高档案管理工作人员的专业素养和综合能力。第一，提升档案管理工作人员的培训力度。通过使用多样化的培训方式，保证培训内容的整体性与全面性。其次，事业单位要建立一个考核制度。事业单位在开展数字化管理工作的过程之中，需要构建一个健全、合理的考核制度，并定期的对档案管理工作人员进行考察与评估，只有这样才能在根本上提高档案管理队伍的综合素质以及专业素养，为今后的数字化档案管理工作打下坚实的基础。

四、结束语

综上所述，数字化信息技术已经被广泛应用于每一个领域的各行各业，将数字化应用到档案管理的过程之中，不仅实现了数字化管理模式，而且还在一定程度上提高了档案管理的工作效率与质量。因此，对于事业单位而言，要加大对数字化管理的重视程度，在工作中积极运用先进的数字化技术，进一步培育出专业素质高、综合能力强的档案管理人才，促进我国事业单位档案管理数字化的进步与发展。

参考文献：

[1]王艳丽.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].消费导刊,2020,(38):206.

[2]李振国.事业单位档案数字化管理的现状与对策分析[J].办公室业务,2020,(15):113-114.

[3]冯晓萍.事业单位档案数字化管理的现状与对策[J].卷宗,2020,(13):75.