院长办公室公文处理中常见的问题及改进措施

谢沁宜 吴约成 杨文博 杨皓翔 喻文菡 王学东（ 通讯作者）

摘要：随着医疗服务能力的不断提升，愈加完善的现代医院管理对院长办公室的公文处理机制提出了更高要求。为改善当前医院公文管理中出现的问题，本文就管理人员专业性、公文处理制度健全性以及公文处理方式陈旧性等问题进行了分析，从相关人员提升到管理制度提出了相应的改进措施。

关键词：院长办公室；公文处理；医院管理

引言：随着我国医疗改革的不断深化，医院的医疗服务能力不断增强，院长办公室公文处理数量也在逐年累月地递增，在实际的行政管理过程中，公文处理方面尚存在不少可改进之处。做好院长办公室公文处理工作，可以明显的提升行政管理工作效率，对加强医院各方面建设有着重要作用。

1. 院长办公室公文处理中存在的主要问题

（一）公文处理的重视程度还需提高

在人们普遍的印象中，医院是一个救死扶伤、治病救人和保护群众安全的神圣之处，医院内所有的人力物力资源都应该围绕医疗业务为主要内容开展工作，与此同时，公文处理工作在医疗主体业务的影响之下就不能受到领导以及相关工作人员的重视，各个部门以及科室只关心涉及到自己利益的公文，对于其他公文一概不想了解^[1]。还有许多行政管理工作人员本身对公文的相关知识并不完全了解，重视程度还亟待提高。

（二）公文处理工作制度仍需完善

不少公立医院仍然沿用传统的公文处理制度，其印发时间较为久远，没有随着当今时代的变化而做出调整，文件的借阅浏览和传看没有清晰严格的界定，以致于存在重要文件遗失的风险；而当一则公文需要多个部门合力处理完成时，则可能出现互相推诿或者不作为的情况，这从很大程度上影响了公文的处理效率。普遍医院在公文工作组织结构上就存在严重的问题，负责公文管理人员工作的人远远不足，只有一两个人在做这项工作，只是流于形式，没有实际意义^[2]。另外，缺少文件处理工作的相关专业人员，也没有针对公文处理工作的相关指导文件，更没有在公文处理过程中各科室及部门评价和考核机制以及公文处理、公文攥写、变更、撤销等相关规范性工作程序。

（三）公文处理工作模式相对落后

公文管理工作的设备存在落后现象，便跟不上当今社会信息化发展，一些相关应用软件被时代所淘汰，则完全不能满足公文处理的需要。还有放置档案的基础设备以及整体环境是否利于公文档案的长期存放。现在不少医院所沿用的传统公文处理模式，该“半信息化”模式是电子公文和纸质公文同时存在的工作模式，虽然利用了电子信息传播速度快的特点，但是对于直至公文的处理还是非常消耗人力、物力的^[3]。这也是公文处理模式最为应该做出改变的地方。上述工作模式不仅极大限制了公文处理的工作效率，而且其纸质版内容极其不易保存，在各科室查询的过程中很容易损坏甚至遗失。在信息化时代飞速发展的今天，大多数行业处理公文都会采用信息化手段，来增加公文处理的速度，但是现在仍然有很多医院沿用传统的公文处理模式，就使得公文处理的工作变得繁琐，从而影响各科室的主要医疗工作。

2. 院长办公室公文处理的改进措施

1. 完善公文处理工作制度

医院需要随着时代的变化和国家相关政策的出台及时完善公文处理工作制度，其中包括解决医院公文处理工作的人员配置问题，依照工作任务量来确定合理的岗位职责，而不是随意地调用其他行政管理工作人员临时负责公文管理工作。

完善文书从制定、传阅、保存到销毁的一系列工作流程。有专门的制定管理人员、统一的格式，各部门在实施公文方面相关工作的时候不得互相推诿，要规定处具体的处理时间，设立评价考核机制，对不积极响应管理的科室纳入质量评估，与绩效挂钩。在保存的过程中，要选用适合文件保存的环境，选取专门人员对温度湿度进行严格的控制^[4]。建立电子信息文档，把文件的内容进行电子录入，这样如果有人后期需要观看也可以查看电子版的公文，也最大程度的保存了纸质版公文原件，对借阅的人员严格进行登记，根据公文的保密程度进行分类，设置相关的查阅权限，对绝密的文件要切实的保证它的秘密性，无关人员不得浏览。还有公文的销除，引文在实际工作中，医院存有大量的纸质公文，在对于一些已经过期和不太重要的公文要进行及时的销毁，减少公文保存的压力，有专门的负者管理的相关人员进行销毁，这样也可以最大程度的保护公文的严密性。

2. 提高公文处理相关人员的工作能力

医院在毕业生选留或者社会聘请公文处理相关工作人员，严格从筛选简历到面试的一系列聘任流程，在面试的时候不仅要考察被面试者的专业能力，也要通过其言行举止来观察他是否具有耐心和责任心。因为公文处理工作庞大而繁琐，没有耐心或是没有责任意识的人无法胜任具体工作，在录用的时候也要特别强调工作特性。要严格要求公文处理人员对其工作要进行保密，要使其明白保密也是他工作的一部分。还要定期对公文处理工作人员进行培训，可以选取社会上影响力比较大的医院专门从事此类工作的人，过来实地指导工作，这样在实际操作上进行指导，也可以让培训人员迅速理解和应用。

加强对科室公文的监督，在发文之前对公文的格式进行审核。查看公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。在医院相关部门盖章之前，院长办公室应对文件内容及格式进行严格检查，重点检查审批、签发手续是否完备，相关材料是否规范完整，如果有需要对内容加以修改的，就按照程序进行复查在收文上，督促部门及科室将收到的上级文件及时上交到院长办公室，提高工作效率。

3. 配齐必要设备

将相关文件电子化能够保障公文管理工作更高效进行，应用扫描仪进行扫描，建立电子版档案信息。运用前沿软件制作，再按时间年限划分统一分类保存。把所有的档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）进行管理，过程中保证医院安全稳定的信息网络，以确保文件处理工作的稳妥性。不断加快电子信息档案的建设工作，为医院各部门、各科室以及相关人员查阅公文提供便利。

为满足文件信息化需求，也需要医院投入一些资金定期更新计算机、扫描仪、刻录机等必要设备。在完善医院网络覆盖率方面增添大流量的网络管理设备，在建档的时候需要添加杀毒软件和加密软件，在文件保存室方面需要添加温度控制仪还有恒温设备等。更好地为文件管理工作提供设备和技术上的有效支撑，更好的保证文件的安全性和秘密性

3. 结语

医院因其自身特性，突发因素比较多，医护人员全年随时待命，其公文必须做到及时传达；医院公文内容难免涉及到大量医学专有名词，这对于进行公文处理的工作人员也提出了一定的医学背景要求；此外，医院公文需要运用的文种丰富，整体工作量不言而喻，完善的制度流程、专业的人才管理，方能保证医院公文处理工作的有效推进。

参考文献

[1]贾苗.浅谈文书管理工作目前的现状[J].成功:教育, 2018, 000(021):P.24-24.

[2]李银宗.医院文书档案管理工作分析[J].医学食疗与健康,2018, 000(005):P.176-176.

[3]王昆.大数据思维与医院公文档案信息化建设路径[J].卷宗, 2019, 009(005):31.

[4]谢芳.医院电子档案管理与应用效果的社会评析考究[J].中国卫生标准管理, 2018,v.9(07):13-15.