卫生健康局档案管理的优化措施

侯楠

摘要：卫生健康局档案实行现代化管理，不仅有利于档案内容的存储和增强实用性，而且可以有效提高卫生健康局的工作效率，具有重要意义。科学、系统地管理卫生计生执法档案，是规范卫生计生执法依法行政的重要依据。档案管理者只有具备一定的档案专业知识和计算机知识，创新观念，才能胜任档案管理工作，实现档案管理的现代化。

关键词：卫生健康局; 档案管理; 现代化;

导言：计划生育作为一项长期的基本国策，是由我国的基本国情决定的，也是加快我国优化高效发展的关键措施之一。此外，国家始终高度重视为人民群众提供医疗卫生服务，医疗问题始终是中国领导人积极关注和努力采取措施的一个方面。因此，卫生健康局关系到每一个中国人的生活。近年来，科技、经济等的快速发展，并没有对卫生健康局档案管理产生较大影响。档案管理存在许多漏洞和不足。本文根据多年的工作经验，对卫生健康局档案管理工作进行了深入研究，找出了存在的不足，并提出了一些优化措施，希望能对卫生健康局档案管理工作有所帮助，也希望国家在档案管理方面能取得更大的进步。

1卫计档案管理中存在的主要问题

1.1落后的工作方法

一是精细化程度不高。档案管理本来是一项精细的工作，但长期以来，一些工作人员养成了放任自流的坏习惯，粗放型的工作模式仍然是档案管理的主要工作模式。比如，在档案信息收集方面，不够认真负责，对档案信息的准确性、真实性、权威性缺乏严格的自我要求，导致档案管理效果大打折扣。二是电子建设滞后。纸质档案馆和电子档案馆建设还比较滞后。有的已经习惯了长期以来手工收集档案的习惯，工作效率低，但不适应电子信息档案管理的新要求。另外，档案管理人员主要是年龄较大的，他们认为这是一个退休的休闲部门，他们不愿意学习电子信息档案管理技术。电子档案专业技术水平不高，电子档案信息容易受到病毒木马信息的影响，出现信息泄露、篡改、丢失等问题，严重影响档案信息工作的效果。档案管理设施设备建设投资少，档案管理计算机硬件、档案管理软件系统日常维护更新不到位，设施设备老化严重，难以适应发展形势的新要求。

1.2体系不够健全

一是缺乏激励约束机制。在卫生计生工作档案管理中，特别是在职务晋升、工资、奖金、福利等方面，缺乏对管理人员的激励机制和约束机制。他们做与不做同样的事情，做得好与坏。对工作认真、突出、优秀的，不给予相应奖励，对工作马虎、偷懒的，不及时提醒、批评、教育，导致工作积极性不高。

二是各部门之间的联动配合不够。从档案信息的收集整理来看，长期以来，是卫生健康局档案人员主动索取资料，或是按照领导安排被动落实，并没有建立一套科学完整的部门联动合作机制。在档案资料收集、整理、归档等方面，档案管理部门的配合不够。

1.3 思想认识不够

一方面，领导重视不够。由于档案管理的特殊性和传统错误观念的影响，少数部门领导对卫生和计划生育管理的重要性认识不足。有人认为说重要，不必做，可有可无，无关紧要。因此，卫生健康部门在组织设置、队伍建设、后勤保障等方面的投入远远低于其他工作。另一方面，工作效果不好。他没有正确认识到作为卫生健康部门一员的卫生管理的重要性。人们普遍认为他是个冷门的人。他觉得自己的工作没有太多急迫，事业也没有多大前途，所以不容易受到领导的重视。因此，存在不同程度的消极应对和消极工作。正是因为思想认识不高，不注重改进方法，没有充分发挥档案管理的积极作用，更无法得到单位领导和大家的认可。

2卫生健康局档案管理的优化措施

2.1加大对档案管理的技术投入

档案管理的技术优化需要长期坚持，不可能一蹴而就。针对卫生健康局档案管理存在的技术问题，本文提出了以下几点意见：一是加大档案管理的技术投入，组建专业的研发队伍，及时更新和发展档案管理技术；二是逐步实现纸质化将档案转化为数字档案，真正实现信息化带来的便利和效益；三是提高档案管理质量；三是对一些边远地区的档案管理给予适当的支持，帮助这些地区的档案管理向现代化、信息化方向发展；四是，要时刻关注世界档案管理新技术的出现和应用，积极引进和学习先进技术和管理理念，实现国际接轨，缩小与世界的差距。这四点建议在一定程度上有助于我国卫生健康局档案管理逐步呈现出先进技术和理念的局面，极大地推动档案管理向信息化、现代化、数字化方向发展。

2.2 完善档案管理设备

改进档案管理设备，可以使档案管理在很大程度上满足人们的需要，更好地为人民生活服务。要使档案管理局更加准确、方便。一是卫生健康局要加强对档案管理的重视，加大设备和资金投入，使档案管理设备更加健全，档案管理硬件与时代发展同步。二是国家要重视档案管理设备的研发，在一些高校设立一些专门的研究机构，及时开发出更好、更方便的管理设备，加快档案管理设备的更新换代。这将大大提高档案管理的效率。

2.3逐步建立一套完整的档案管理制度

有必要建立一套完整的档案管理制度。规章制度对整个系统的运行有着全面的控制，并能对涉及的每一步都做出一定的安排，因此建立一套较为完善的档案管理制度就显得尤为重要。一是在工作前对档案管理人员进行统一指导，使每个员工都能掌握管理的本质和意义，让他们对自己的工作有更深刻的认识。在这方面，我们也可以邀请一些有经验和有能力的工作人员分享他们的工作经验。二是明确每个员工的工作安排，了解自己的工作任务，使他们更好地参与工作。员工之间应及时沟通，以便更好地了解整个过程的安排和变化。第三，一个完整的管理体系离不开监督机制和奖惩机制。提高档案管理效率，离不开奖惩机制。要定期对员工的工作情况进行检查和评价，及时发现员工在工作中的一些不当行为，并予以批评，同时也要发现员工在工作中的一些良好表现并予以表扬。这种监督机制可以让每一个员工时刻绷紧弦，认真面对工作，努力实现自己的价值。

2.4提高档案管理人员的专业素质。

档案工作者的业务素质对提高档案管理水平尤为重要。首先，要摒弃这些误区，重视档案管理，档案管理在整个卫生健康局中占有非常重要的地位，能够掌握人民群众最全面的信息。二是要加强职工专业素质培训，定期开展专业知识培训，使职工及时更新知识，更好地跟上时代发展的步伐。我们还可以定期对员工进行专业知识考核，督促每位员工树立终身学习的理念，不断提高自己的专业素质。这样，可以大大促进档案管理水平的发展。

结束语

随着社会经济的快速发展，卫生健康局档案管理的重要性越来越突出。现代信息科学技术的发展为档案管理现代化提供了有效保障。档案管理者只有具备一定的档案专业知识和计算机知识，创新观念，才能胜任档案管理工作，实现档案管理的现代化。

参考文献

[1]闫昕, 陈荃, 张越, 胡红濮.某市社区卫生服务机构信息系统功能应用现状调查分析[J].中国数字医学, 2016, (4) :109-113.

[2]徐敏, 万辉, 惠朝阳, 彭骏.电子健康档案隐私保护的法律[J].解放军医院管理杂志, 2014, (9) :854-855+886.

[3]倪宁.区域卫生信息平台与医疗机构接口实践[J].中国卫生信息管理杂志, 2015, (2) :206-210.