档案信息化建设浅谈

李春梅

摘要：档案信息化建设是为了实现档案信息的社会化服务，应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，对提高档案工作现代化水平具有非常重要的作用和意义。本文作者结合多年从事档案管理工作经验，分析当下档案信息化建设的现状及信息化建设中存在的问题，提出一些解决对策，以供相关从业人员参考。

关键词：档案；信息化；存在问题；对策

随着时代的发展进步，传统的档案管理方法已经不能够满足社会发展的需要，计算机网络和信息技术为档案的信息化建设提供了必要的技术支持，使人们可以通过网络获取所需要的档案信息，从而提高档案管理单位社会化服务的效率。

一、档案信息化建设的内容

档案信息化建设的内容涵盖范围非常广泛，主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容^[1]。

1. 基础设施建设是指档案信息网络系统和档案数字化设备的建设，是档案信息化建设的前提和基础。

2. 档案信息化建设的核心是档案信息资源建设，包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文建设和专门的数据库建设，档案信息资源建设的成功与否直接影响档案信息化建设的发展进度。

3. 应用系统建设包括档案信息的收集、管理、利用及安全等多个方面，拥有完善的信息应用系统才能够保证档案信息化建设的效益性和服务性。

4. 标准规范建设是对数字档案的形成、归档、标识、描述、存储、查询、管理等档案管理工作方面制定标准、规范的过程，是保障数字化档案信息和网络安全运行的基石。

5. 档案信息化建设离不开人才队伍的建设，传统的档案专业人才不能满足档案信息化建设的需要，在档案信息化建设过程中更需要同时掌握档案业务技能和信息技术的多功能型人才。

二、档案信息化建设过程中存在的问题

1、缺乏统一标准和规范

各档案部门、单位在档案的信息化建设过程中各行其是，常常是你建你的，我建我的，待投入大量资金的信息化系统建成后，又各自制订不同的管理标准和规范，导致信息化系统覆盖范围小，数据交换限制多，无法体现信息化系统的经济效益和服务效益。具体表现出的问题主要有两个方面：一是系统软件的开发缺乏整体规划性，各单位使用的档案系统都不相同，互相之间也不能通用且系统操作复杂，实用性差；应用系统建设标准不一，计算机设备、网络信息设备型号不统一，硬件互通性差。二是系统管理标准不一致，业务规范和技术规范均存在一定的差异，导致档案数字信息分类、存储、标识存在一定的差异性，查询困难。

2、档案管理人员知识结构不全面，对信息化建设重视不足

信息化技术的引入需要档案管理人员在具备档案管理技术的同时，还能够掌握计算机应用技术及网络信息技术。现在面对的主要问题是,富有经验的档案管理人员，对纸质档案的管理原则、方法和技术都能够非常好的把握，但是缺乏计算机应用技术和信息技术的专业技能和知识；而新招入的档案管理人员从一开始接触到的就是信息化的档案管理工作，对档案管理的基础知识了解不足，容易在档案原则上出现混淆的问题，难以实现数字化档案信息的准确归档。另外，一些档案管理人员对档案信息化建设重视程度不足，认为档案信息化建设跟自己没有关系，工作中出现问题就寻求技术部门的帮助，这也从侧面增加了档案信息化建设的难度^[2]。

3、软件系统应用功能得不到应有的发挥

软件系统应用功能得不到应有发挥一直是困扰档案信息化建设的头痛问题之一，造成这一现象的因素比较多，大体让可以分为以下三种原因：

1. 档案信息管理规范不一致局限了软件系统功能的使用。在档案信息化建设过程中。不同单位的档案信息虽然已经数字化成为数据信息，但是查询、分享、传输功能的使用规范往往壁垒森严，致使档案信息化系统中的部分功能无法使用。

2. 档案管理人员计算机应用技术差，在进行档案的信息化管理工作时，只使用一些简单的查询功能或者网上操作，大部分稍复杂点的系统管理工作仍然通过人工完成，浪费信息化系统提供的管理资源。

3. 在档案信息化建设开始前，设备采购人员工作不细致导致计算机硬件和软件的代差出入太大，在软件系统升级时出现硬件设备无法匹配的情况，最后要么更换硬件增加成本，要么软件无法升级更新，影响系统功能的使用。

三、档案信息化建设对策建议

1、档案信息标准规范化建设

档案信息标准规范在制定过程中，需要考虑档案信息的内容最大化、资料完整化及查询简单化，对于没有保密需求的数字化信息，应最大可能使信息资源能够不受限制的传播分享，以提高信息资源的利用率；具有一定程度保密等级的档案信息资源，可以在档案信息化法律法规的框架下，制定一套统一规范的使用标准，以方便获取使用权限的人员查询使用。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案信息化建设对人员素质的要求越发趋向多样化，档案管理人员不单单需要掌握档案管理专业技术，还需要同时掌握办公自动化、网络信息和文档一体化等多方面的技术。加强档案管理人员队伍建设需要一方面增加已在岗档案管理人员的技术培训工作，使她们通过学习补足技术欠缺的短板，适应工作方式改变的需求。另一方面需要加强专业化技术人才的引进，为档案管理人员队伍补充新鲜血液，以增强档案管理人员队伍技术能力。

3、完善档案信息化建设基础设施

没有完善的基础设施建设，档案信息化建设就失去了根本的立足点，档案部门在信息化建设的全程都需要保持对基础设施建设的重视。档案管理的硬件设备最好统一购买同一型号的专用设备，统一安装、统一编号，这样不仅利于硬件设备的管理，也方便对档案管理人员进行设备使用技能的培训。另外，在购买设备时一定要考虑到信息系统后期升级的需要，为系统升级需求预留出足够的空间。

结束语

综上所述，档案信息化建设是一个长期的系统工程，不但在建设实施过程中需要涉及众多的技术难题，在后期使用过程中还需要及时对信息资源进行更新补充，相关工作人员需要不断拓展自己的专业知识，才能保证档案信息能够满足人们的需求。

参考文献

1. 孙仕达.浅谈创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].工程与管理科学,2020,2(4):17-18.

[2]卓玛漕.浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用[J].中文信息,2020,(1):97.