浅谈工程建设档案管理策略

林欣玟

摘要：工程项目档案记录在整个工程的建设、施行中有非常重要的地位，其中的档案资料包括施工设计、施工技术、施工、材料购置准备、设备测试等各种情况，是相关合同参考、分析的重要基础资料。档案在项目工程结束之后，在项目维护、检修、运行当中也是重要资料，与养护运行检修方面有亲切联系。工程项目档案管理与工程基本质量、后期运维成本有直接关系。在这种情况下文章进行了合理分析，阐述档案管理存在问题与对策。

关键词：工程项目；档案管理；策略

工程项目档案资料是从项目建设开始到竣工的环节所产生资料的整合。在实际生产当中会产生很多数据资料，数据资料是项目工程以往建设资料的结合，同时也可以为后续工程提供借鉴，对项目建设工程的承前启后起到了重要的承接作用。档案资料可以真实反应项目的实际情况、进度，这对项目后期的运行、维护有重要。文章通过分析阐述，阐述工程项目档案管理工作开展的重要性。

1. 工程项目的档案管理

从工程项目档案管理现状来看，工程建设规模越来越大，涉及的档案内容也越来越多。对于项目工程而言，项目产生资料理应受到重视、管理。完整的项目工程产生的数据和文件是重要资料，对项目运行管理等各方面均起到重要作用，如果忽视对其的管理，后期维护、运行中出现问题，维护工作的开展比较困难。工程项目档案管理的特征是量大，牵涉多方利益。工程项目下分为多个子项目，在承包当中产生的档案数据和牵涉范围都较广，包含了项目立项招标、设备采购、施工运行、验收测试等多方面，档案资料囊括所有文件在其中。加上工程项目往往是由承包方分配给多个分包施工来完成，多个承包商共同施工的情况下商需要协调、整理各个分包之间的档案管理工作，确保档案管理工作能够有序合理地进行，避免数据资料丢失 ，需要整合档案，做好协同管理，为项目施工的顺利进行提供完整数据支撑^[1]。

2. 工程项目管理工作存在问题

当前我国建设项目越来越多，工程项目也越来越多，开展合理的档案管理工作保证项目工程可以顺利开展。负责人需要认识到档案管理工作建设的重要性，针对档案管理工作的开展合理布置，做好对项目工程的全面管理。首先项目周期较长，档案的收集难度较大。在项目施工中需要灌输档案管理工作的开展，但是目前实际情况是缺乏足够重视，归档不及时、记录不严格等，这些问题的存在严重影响档案管理工作质量。在项目施工中因为片面重视经济效益，忽视项目所需要资料存档管理，导致部分有价值的文件无法展示出本身的价值。同时项目档案涉及多个单位、多个专业，涉及范围广，加上相关人员并不专业严重影响档案管理工作的专业化开展，如果不重视档案管理人员专业素养提高，管理人员的业务开展困难，进而对工程项目的开展造成影响。负责人需要意识到建设审批部门多，参与建设、档案管理部门较多，单位多，利益牵扯复杂。如果不重视档案管理就会导致档案工作出现问题。比较显著的是人为原因导致档案管理工作受到影响，比如档案管理缺乏主动性，档案管理不够规范合理，档案交接不连贯等，容易对工程项目产生直接地影响。

在传统档案管理中项目资料档案管理不受到重视，导致很多资料无人收集、整理，后期项目完成之后的验收环节存在资料短缺的情况，进而对项目造成负面影响。因此单位需要引起足够重视，从项目立项开始就应做好归档、整理管理，定期维护数据资料，保证整个项目资料都可以被收集、整理、归纳，方便对项目的验收、查阅。

3. 工程项目档案管理策略

   1. 明确岗位、分配全职

工程项目需要配置专门档案管理人员，让专业人员在专业岗位上发挥价值，在项目制度中明确档案管理的权责、职能、奖惩方面，要求做好分包方全面配合这一项工作的开展，同时针对文件资料的收集、整理、归纳等，纳入整个工程规划当中，保证部门和分包方相互配合，促进档案管理工作能顺利进行。档案管理人员需要明确自身职能，在管理文件的执行下自觉地收集资料、整理资料，在实践中针对资料进行仔细检查，按照项目工程档案管理要求来严格把握资料，做好各方面管理，有计划地开展项目工作，保证项目管理顺利进行^[2]。

1. 2. 制定完善的档案管理机制

工程项目中每一个项目分布都需要制度来约束档案管理工作的进行。在工程项目模式下一般包含多个分包协同施工，承包方需要根据国家规定、行业规定制定出符合本单位自身的制度，配合当前施工的实际需求、人才储备等来制定，规范档案管理工作。档案管理制度需要包括承包方、分包方的所有文件资料，整理质量标准、编号等，保证项目制度的统一、 完善。为保证档案管理制度能够被确实运用到制度当中，在承包方和分包方签订协议的时候应明确制度，避免在制度上存在疏忽导致档案管理工作的开展无法规范进行^[3]。

1. 3. 协同分包方完善档案资料管理

协同分包方实现档案数据资料管理的完善、妥善。在施工中需要意识到工程项目涉及多个分包方，因此加强沟通、实现资料共享、完善管理非常重要。施工单位资料是整个项目施工的重要雷院，要求管理人员在收集资料的时候就需要有敏锐的判断力，做好整理、检验、管理，将施工中产生的资料完善的移交给管理人员。 在这个过程中管理人员需要多次和施工单位沟通交流，因此可以尝试介入到施工过程管理当中，熟悉项目计划，保证后续工作能够顺利实现，积极与项目经理及时沟通，有效率的推进工作的顺利进行。收集资料的过程还需要强调真实性、实时性，同时落实工程竣工手续预检。档案管理人员需要利用信息技术平台、手段来实现档案管理的现代化发展，提高档案管理工作效率，实现现代化、信息化发展。

1. 4. 进一步 完善案监督检查机制

建立统一领导、分级管理的组织制度。首先建立档案工作监督检查小组，将档案工作监督纳入到项目工作目标管理内容中，为项目调控工作的开展奠定基础。其次，建立起单位档案管理督导机构，做好系统内部档案监督管理工作。项目档案管理工作，需针对项目实际情况，提高监督管理意识，保证项目档案计划、收集、整理、移交各环节的监督工作能顺利开展。其三，在企业内部成立档案管理工作领导班组，将档案管理和行政管理结合，协调内部资源分配，制定全员参与的管理措施。最后，企业应建设一支强有力的档案人员队伍，提高内部执行力，在项目工程建设施工当中，充分发挥兼职档案人员的价值。监督体系建设完毕，尽快规范档案监督检查人员职能和职责范围，落实岗位责任，完善管理机制，采取合理的管理手段调动全体员工的档案工作积极性。

结束语：

综上，项目档案管理工作的开展需要良好的策略、完善管理手段、有效措施来执行落实，从而保证档案管理能够被完整而准确的收集。因此做好档案管理工作需要强调意识提升，真正落实到管理中，促进档案管理的现代化发展。

参考文献：

1. 陈柳伊. 探讨如何做好工程总承包项目档案管理工作[J]. 卷宗, 2019, 009（030）:76.

2. 朱仙林. 新时期电力工程总承包项目档案管理分析[J]. 办公室业务, 2020, 000（002）:133-134.

3. 高龙霞. 试论新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J]. 经济学, 2021, 3（6）:23-24.