浅谈文书档案管理的办公自动化应用

李瑞涛

摘要：在经济快速发展的背景下，文书档案管理工作也一直不断进步。人们把科学技术应用于文书档案管理工作中，使文书档案管理更加科学。在档案管理工作中，文书档案管理是其重要组成部分，该工作质量不仅关乎档案管理总体工作成效，而且还对档案管理具有重要影响。在文书档案管理工作中添加办公自动化技术，使该工作在原有基础上将工作质量与效率做进一步强化，对办公自动化环境下的文书档案管理实施研究，促进档案管理事业的发展。

关键词：文书档案管理；办公自动化；应用

引言

随着互联网的发展，网络和办公自动化为人们的生活带来了便捷，不仅改变了人们的生活方式，也改变了人们的工作方式，这为文书档案管理的自动化提供了基础。随着办公自动化的发展，传统纸质文书档案管理的弊端表现得越来越明显，为了有效提高文书档案管理的管理质量和管理效率，应用办公自动化管理文书档案是行之有效的方法。但是现阶段，在应用文书档案办公自动化的过程中依然存在许多问题，这就需要相关工作人员针对此类问题进行具体地分析和解决，进而将文书档案办公自动化的优势发挥出来。

1文书档案管理工作的重要性

文书档案管理保存完整对资源的开发和利用至关重要。文书档案中包含了许多信息，这些信息是资源开发和利用的重要信息来源。此外，文书档案是记录历史事实的档案，因此具有法律效力，这是文书档案和其他资料之间最大的区别。文书档案包含了当事人手写的材料，还包括当事人的音视频等信息，因此具有真实性，对的发展有着重要影响。

2文书档案管理的办公自动化应用

2.1文书档案办公技术及设备的建设

办公自动化技术主要由网络技术和相关设备作为支持，所以为确保该技术能够得到最大限度的运用，使其更好地服务于工作人员，管理者需要加大对该技术的资金投入，强化文书档案办公技术及设备的建设，加强文书档案管理人员的工作积极性，提升该工作的总体成效与质量。在这一问题中，管理者需要正确认识到，当前文书档案管理工作中的问题，以及强化建设后改善情况，对该两项问题给予充分分析，衡量技术与设备投入的重要性，保证建设工作具有一定的针对性、有效性、合理性和科学性，让设备与技术的建设工作，成为提升文书档案管理工作的有效途径。

2.2提升文书档案管理人员的专业素养

随着办公自动化技术在文书档案管理中的普遍应用，对文书档案管理人员专业素养也提出了新的要求。基于此，文书档案管理人员专业素养要适应办公自动化技术在文书档案管理中的应用要求，提升自身的工作水平和思维广度，加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握办公自动化技术在文书档案管理中的应用，文书档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了办公自动化文书档案管理的水平和效率，甚至关系到办公自动化文书档案管理未来的发展走向。想要有效提高文书档案管理人员专业素养和技能水平，需要提升文书档案管理人员的专业素养，经常举办一些有关于办公自动化的文书档案管理交流会和专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，聘请专家对文书档案管理人员进行讲解和指导，并传递先进的管理理念和教育理念，增强文书档案管理人员的学习积极性和自主性，提高文书档案管理人员的专业素养和技能水平，促进办公自动化文书档案管理的良性发展。

2.3建立有效的管理机制，严格管理程序

我们在工作中，应尽可能仔细地分析系统和程序的所有细节和过程，尽可能细化每一环节，简明扼要，并确保建立的标准可以实施。文书档案管理人员在完成任务时，要按照单位的要求来进行，不允许以任意方式发布无效文件。在文件正式印刷之前，必须对内容进行彻底审查，以确保其完整、精确、流畅和严谨。文件中出现失误的地方，要依据单位要求进行修改，并在修改后仔细检查。此外，在印刷过程中，对用哪种纸，多大的纸，都要按要求来。与此同时，要注明文件的名称和用途，明确它们是用来干什么，并把握好文件的数量，不要出现任意抄送现象。

2.4文本自动化系统网络隔绝

应在办公室内网和外部网络之间建立一定的隔离，保证内网与外部网络的隔离。首先，路由器应该受到保护，屏蔽所有IP地址，把网络连接到一个办公地址上，保证联网的合理性。其次，应当设置防火墙保护，目前防护中，许多防火墙采用了自动认证机制，具有滤波数据功能、可以访问网络中的数据行为、监视并关闭某些被禁止的业务、处理并记录穿越防火墙的业务、发现并防范网络攻击的发生。文件管理中的每个自动化处理环节都应该受到管理，对于数据处理、数据归档和电子格式调整等方面更加全面，保证员工在进行文件档案的整理工作时，能够按照特定的流程逐步进行。系统网络隔绝能够进一步保护系统内部的安全性，结合工作的实际状况，将工作数据进行统一的完善和保护，有效实施工作网络安全管理条款。对内部系统的网络机构以及网络传输速率进行优化，针对日常管理工作当中存在的问题，有针对性地对内部网络状况进行提升，确保实际的管理效率。

2.5建立专业化的档案管理队伍

文书档案管理以往由行政人员兼任，各部门兼职人员配合，文书档案管理的重视程度不足，工作效率较低，档案管理队伍的稳定性不足，档案管理技术更新的速度相对较慢。自动化背景下的文书档案价值日益突显出来，要求加大文书档案管理人员的培训力度，建立一支更加专业的文书档案管理工作队伍。应大力加强现有文书档案管理人员的业务培训，更新文书档案管理人员的工作理念，强调提高文书档案管理人员的综合能力素养。促进文书档案管理人员主动熟悉和接触先进的档案管理设备，提高文书档案管理人员的服务意识，鼓励文书档案管理人员主动挖掘文书档案数据信息，运用远程培训、教学讲座、课题研究的方式提高档案管理人员的操作技能。同时，还要大力引进专业技术人才，强调建立文书档案管理指导专家组，组织文书档案管理人员拟定工作计划，积极进行文书档案智能化管理改革攻坚，推动文书档案管理人员熟练掌握自动化技术，切实提高文书档案工作效率。

2.6文书和档案工作的衔接

文书的完整度直接影响了档案管理的好坏，因此，档案质量是由文书完整度决定的。文书工作人员在工作中要增强对档案管理的认识，并改进文书的整理和存档过程。在处理文件时，秘书处工作人员应认识到这一点，为存档奠定良好的基础。想要做到这一点，需要文书工作者平时留心观察文件的完整度，对文件的保存格式等都要有所规定。其中电子材料的格式以及处理存档所需的格式需要特别注意，一定要按规定来完成。对于纸质资料，要按照要求使用恰当的纸笔，避免出现不必要的麻烦。此外，在处理过程中，当我们拿到文书时要尽快处理，收到文件时要尽快确认、登记和查看。如果在登记时发现有文件丢失，应及时通知提交材料的部门，发送备份文件。为了确保文件的完整性，必须及时整理和存档领导人的重要发言文件和大型会议材料。

结语

将办公自动化技术应用到文书档案管理中，不仅使该工作质量得到有效提升，而且还增加其工作效率，实现科技现代化效果，使文书档案管理能够更好地为人们服务。与此同时，对办公自动化环境下的文书档案管理进行研究，强化档案管理的同时，为现代化办公技术未来的良好发展奠定基础。

参考文献

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