关于档案工作规范化管理的探讨

杜艳艳

摘 要：档案工作是一项为国家和社会积累资源财富的工作，具体到一个单位档案工作就是单位发展的无形资产和信息支撑，事关单位的长远发展。通过分析现阶段档案管理工作存在的问题，有效解决影响档案工作发展的因素，进而实现档案工作的规范化管理。本文从规范档案管理工作方面予以探讨，并提出相关改进措施。

关键词：档案工作；规范化；管理；探讨

档案管理的规范化程度决定着档案工作的质量，事关档案的科学保管和有效利用，也在一定程度上决定着服务单位的效果和作用。对于实施有效而规范的档案管理，促进档案工作水平的提升，要从以下几个方面进行思索和探讨。

一、重视档案工作规范化管理的必要性

在新的社会形势下，一个单位的工作要想取得明显的成绩就需要不断强化管理意识，走全面的规范化管理之路，才能保证各项工作取得新的发展。档案作为单位发展基础性工作，要想发挥有效的规范化支撑作用，就要首先实现自身发展的规范化管理，用过硬的业务工作，提供高质量的服务，促进工作管理水平提升档次。只有重视档案管理工作，才能实现档案的规范化发展，做到与单位其他工作发展的协调一致性。档案是单位发展的重要组成部分，是重要的信息资产，可以通过档案价值的发挥，促进单位的有效快速发展，转变为高效的社会效益，提升单位的外部影响力，档案工作是否规范，影响着服务作用的效力。档案是单位历史进程的见证和记录载体，是全面展现单位发展历史面貌的第一手资料，规范档案管理就是留存单位历史，就是对单位的长远发展负责。在单位的管理发展过程中，难免会需要借鉴先前的工作经验，对有关问题进行梳理和总结，这就需要利用档案中的有关信息，只有对档案实施规范化管理，才能全面快速的提供查阅服务，也只有实施规范化管理才能保证档案工作各个流程环节的规范，如规范档案收集移交环节，才能按照收集范围把形成的档案材料收集齐全，为单位储存更多的档案资源，用档案留存完善的单位发展历程，提供更多的凭证依据，促进单位科学决策，推进单位依法行政。

二、 档案规范化管理存在的问题

（一）档案资源不完整。疏于对档案工作的管理，各项工作环节和流程监管不够，导致很多具体工作出现疏忽和问题。表现最为突出的是很多单位的档案管理不善，出现明显的档案材料缺失情况，如开展一项活动，整个活动应该形成一套完整的工作材料，包括纸质和音像、照片档案，但是往往只注重留存纸质材料，其他材料不能完整保存下来，影响到档案管理的规范化程度。

(二)档案现代化管理程序不完善。目前单位配置的现代化档案管理系统仅仅满足于基础性的档案管理工作，如实体档案数字化后的存储、基本的信息调阅查询等，但是对于更进一步的数据分析功能，跨部门之间的数据信息交换功能都还不能有效实现，现代化办公系统与档案管理系统之间的兼容性不够，无法实现档案现代化信息数据的统一管理使用，档案现代化管理作用发挥不够。

（三）档案人员业务素质不高。档案的业务性要求较高，需要理论与实践的支撑才能实现高效和规范化管理，因此档案人员的业务素质是档案规范化管理的重要决定性因素。但是，有的单位档案工作管理没有长期的人才发展规划，在档案人员的安排上随意性较大，甚至交流频繁，没能考虑档案工作的长远发展和现实工作需要，出现档案人员年龄偏大，学历层次不高，无法胜任档案管理工作需要，档案管理混乱，工作规范化自然无法保证。

三、提升档案规范化管理的举措

（一） 提升档案管理的现代化水平。新形势下的档案管理不再局限于单纯的实体类档案管理，新技术形势下的电子文件，各类档案的数字化复制件，都需要进一步的规范管理，并且在发挥便捷利用优势方面不断创新和提升，增强档案的利用效率。要配置专业的档案管理软件，从档案的形成到归档的众多工作流程环节予以规范，提高档案的管理效率，降低工作人员的工作压力。要从更好发挥信息技术的作用着手，充分发挥技术促进档案管理水平提升的功能，用更多的现代化技术支持辅助档案管理工作的开展，取得档案服务单位发展的最大成效。

（二）注重档案的全过程监管。档案是工作活动的客观记录，它的形成是随着各项工作的开展，不断积累而成，因此要保证档案的规范化管理就要加强档案形成的前端管控，确保档案按照档案管理的程序和方法来形成，保证归档文件材料的真实有效性，做到文件构成要件和各个层次方面要素的完整。还需要主要档案要按照档案管理的程序和相关的工作方法来形成，如一些专业性档案，既要按照专业工作的要求形成，也要符合档案管理的要求，让形成的档案真实可靠，便于被利用和查找，这个过程需要单位档案部门加强监管，更需要档案形成部门的积极配合，切实将档案管理的规范标准渗透到每个工作部位，共同保证档案形成和管理的规范化。

（三）健全严格的档案管理制度化体系。制度体系的建立要符合科学性，适应性和可操作性等要求，以便于更好的发挥制度的作用，增强制度执行落实的可行性。制度建立要立足于单位的工作需求和基础状况，不能照搬别的单位的制度管理模式，要以适应自身管理为前提，科学化的学习借鉴，予以可操作性的创新转化，最终达到制度的规范约束和服务保障作用。

四、 结束语

总之，新的发展形势下，档案管理的标准要求越来越高，实现根本性的规范化管理成为必然。档案人员要树立规范化管理意识，注重日常档案工作标准要求的实践和落实，采取更加合理高效的管理措施，切实把档案的规范化管理水平提升到一个新的层次

参考文献

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