企业档案管理的网络信息化及开发利用研究

余晓宇

摘要：档案管理是企业管理机制中的重要内容，其内容主要包括档案信息的收集、整理、储存以及调配等，可大体分为实体管理与信息资源管理两方面。档案管理工作的落实效果，对于企业各项业务的运行及企业的发展具有重要影响，特别是在当前信息化时代背景下，对企业档案信息资源进行有效开发和利用，可进一步促进企业战略发展目标的实现，帮助企业壮大自身发展实力。在企业档案管理工作中融入网络信息化技术，可拓宽企业管理与发展思路，使企业各项工作更加标准化和规范化。另一方面，随着时代的进步与发展，我国社会生产力水平显著提高，这对企业的发展也提出了更加严格的要求，对于档案管理工作而言，实现网络信息化建设、加强管理创新已刻不容缓。

关键词：企业；档案管理；网络信息化；开发利用

1企业档案管理网络信息化存在的薄弱环节

1.1缺乏应有的信息化管理重视度

企业档案的管理价值还没有完全凸显，部分领导对文书档案的重要性缺乏正确的认知，导致文书档案管理较为混乱，该归档的没归档，当需要查找的文档资料不全，文档文书档案利用价值较低，利用率较低，虽然投入了大量的人力物力，但整体管理实效不高，长此以往，档案人员表现出工作的疲软性，缺乏应有的工作热情。目前企业的文书档案管理中还存在较大的安全隐患，盲目追求文书档案管理的信息化变革，却忽视了档案的安全建设问题，一些个人私密关键信息被泄露。

1.2缺乏专业的档案管理队伍

信息技术的创新应用也迫使企业档案管理模式由传统的人工管理模式到信息化管理模式转变，其对于文书档案管理工作人员是不小的挑战。如果延续以往落后的工作理念和方式，其在信息化管理中就会心有余而力不足。工作人员知识更新慢，档案管理特别是信息化管理经验不足，对信息化技术设备的应用不灵活，导致档案管理实效大打折扣。这也一度导致文书档案管理信息化建设进程的受阻。

1.3档案信息化管理缺乏业务支持

要想做好档案的信息化管理，必须确保档案信息来源广泛，这对应着各部门、各科室的资料提供。但实际的档案信息化管理中，更多的是将传统的纸质档案材料转变为电子档案材料，其在一定程度上忽视档案管理的延续性、创新性，档案管理内容长期得不到更新，业务部门也缺乏向档案管理部门提供档案信息的积极性、自觉性，档案工作人员缺乏主动的档案信息搜集能动性，不注重档案的归档与包村，不了解各部门、各科室都对应哪些材料，在进行档案管理时比较盲目，导致文书档案信息化管理与实际业务脱节严重，一些优质的档案处于流失、损坏状态。

2企业档案管理网络信息化开发利用策略

2.1创新管理理念，加强档案数据库建设

首先需要对自身档案管理工作理念加以创新，采用先进的网络信息化管理理念落实相关工作，在保证档案管理工作质量的同时，减少人力及物力资源的投入，提高企业利益空间。在此基础上，企业应加强档案信息库的建设，深度挖掘企业运行中所产生的信息资源并进行编研，将现有纸质资源转换为数字化信息资源并录入档案数据库中，应用专项软件加强数字化信息的规范化管理，确保信息的完整、齐全、准确。在数据库建设中，需结合企业机制运行特点及发展需求，建立符合自身发展实际的数据库，为档案信息的利用提供良好条件。

2.2提高管理人员综合素养

人员是企业档案管理工作的实施者，也是信息化建设的技术承载者，为此，企业应及时采取有效措施提高管理人员的综合素养，打造一支专业的软件开发、系统升级、软件维护以及档案管理从业经验丰富的优质管理团队，在企业竞争与发展中充分发挥人才优势。企业在人才招聘中应着重考虑人才信息化技术应用水平、实践经验、基础理论的掌握及创新能力等，以此保持企业管理团队的活跃氛围。此外，还应定期组织管理人员进行系统性的专业培训，增加信息技术应用能力培训和考核，保证培训质量。

2.3积极引进先进的档案管理硬件与软件系统

目前多数企业在档案管理工作方面选用相同的管理软件系统，但是由于不同企业的运行特点与发展方向不同，而采用相同的软件系统显然无法全面满足各企业的档案管理需求。对此，企业在选择软件系统时应加强与第三方软件开方商的有效沟通，告知企业对软件的功能需求情况，使其在软件制作开发过程中做好功能模块的规划与信息化技术的应用调整，突出软件系统的针对性、个性化特点。在企业条件允许的情况下，还可以组织专业人员自行落实企业档案管理软件系统的开发与维护，这样不但可以保证软件实际效果，同时还可以通过技术性人力资源优势的发挥而节省不必要的资金投入。除此之外，企业还应做好信息化硬件设备的配置，包括计算机设备、网络信号交换器、路由网络发射器、USB 移动硬盘以及其他辅助性设备等，全面保证软件系统与硬件设备的质量与性能，为档案管理信息化建设的落实提供有力保障。

2.4创新档案管理机制

档案管理工作是实现企业可持续发展的重要环节，由于其涉及范围较广，很容易受到内外因素影响，企业要提高对档案管理的重视程度，从全方面进行管理，创新档案管理工作方式，让档案管理工作人员具有良好的工作素养。在传统档案管理工作当中缺乏竞争机制，导致工作人员在工作当中缺乏责任感与安全意识，很容易泄漏企业机密。由于缺乏有效的考核制度，让档案管理工作效率受到限制，想要及时解决这些方面的问题，企业可构建高效率的档案管理制度，采用竞争模式，对档案管理工作人员进行考核，以公平、公正作为原则，有奖有罚，这样能激发档案管理工作人员的工作积极性，同样档案管理工作人员会在工作当中自我激励，提高档案管理效率。在信息化时代背景下，信息化技术被逐渐普及到企业档案管理当中，一方面能提高档案管理的工作效率，让档案管理操作逐渐向信息化方向发展。另一方面，通过利用信息化管理技术，给企业领导以及档案部门提供丰富的档案管理信息，为档案资料的查询提供便利，提高档案使用率，让体验信息化档案管理的重要性，从而到达积极培养档案管理工作，保证档案管理工作高质量。

2.5完善档案基础设施

安全管理作为整个企业档案数字化建设当中的重要环节，其对于档案管理具有非常重要的作用。因此，企业在构建档案管理过程当中，要严格按照我国档案信息安全规范，提高全员的档案安全意识，将档案安全意识摆在档案管理首要位置，从而确保档案管理工作的安全性与保密性，采用备份管理的方式，利用异地备份、灾难恢复机制，来提高企业档案管理的安全性。

3结语

企业档案管理网络信息化建设是一项复杂性、系统性的工作，企业需及时创新管理理念，充分结合自身发展实际、明确自身战略发展目标进行档案管理信息化系统的建设，结合档案管理中存在的具体问题制定针对性技术策略，有效弥补传统管理模式的漏洞，切实提高档案管理质量与效率，保证档案信息资源得以有效利用，为企业的良性发展起到助推性作用。

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