提升电力企业档案数字化管理水平的探讨

李明杰,辛柏均

摘要：电力企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的具有一定价值、形式多样的文件材料。电力企业档案管理工作开展的效率对企业工作的质量和市场竞争力都起着重要的作用。2022年是“十四五”规划开局以来的第二个年头，面对全新的发展态势，电力企业档案管理事业也亟需谋突破、求发展，从而适应新时代发展的要求。目前，数字档案工作已经开始大范围地代替传统的档案工作，档案管理在“十四五”规划之中肩负重要职责，因此企业应积极探索信息化建设的渠道与模式，促进电力企业档案管理工作的转型发展。

关键词：电力企业；档案；数字化

一、数字化时代电力企业档案信息化建设的意义

(一)顺应新时代档案事业发展的需要

当前社会发展趋势已经逐步向智能化和信息化方向转变，随着云计算、大数据等技术的渗透运用，企业信息化发展趋势越来越明显。2020年6月19日，国家档案局主持举办了“区块链技术发展趋势及在档案存证方面的应用”专题讲座，陆国强局长指出：“要紧盯前沿技术，积极运用好新一代信息技术，加快推进档案信息化建设，实现档案信息化战略转型，更好地服务经济社会事业发展”。《全国档案事业发展“十四五”规划》中也明确提出“要加快实现以档案信息化为核心的档案管理现代化”。因此，加快档案资源数字化转型，推进档案信息化建设，引领档案管理现代化势在必行。

(二)有利于企业核心竞争力的提升

一方面，企业实施信息化形成的大量的企业数据成为企业的数据资产，这些数据资产能够在未来为企业带来可观的经济利益，数字化档案作为其中的一部分是企业重要的历史记录，在大数据、云计算技术运用下也可以为企业创造价值。

另一方面，电力企业档案管理工作中融入互联网技术，可以弥补传统人工管理的弊端，实现生产作业自动化，操作便捷、省时。对电力企业档案信息资源进行有效开发和利用，有利于提高档案信息管理的质量与效率，拓宽企业管理与发展思路，推动企业更好、更快地做出有效的战略决策，帮助企业壮大自身发展实力，以满足企业运行与发展的需求。

二、数字化时代电力企业档案管理面临的挑战

(一)标准化不足

1. 企业普遍缺乏足够重视

企业管理层的档案管理信息化意识淡薄，没有与时俱进地对档案管理工作形成全面、整体的认识，没有意识到档案管理工作直接关系到企业的效益与发展，甚至与企业的品牌建设和形象营造密切相关。企业在资金、人力、物力等方面的投入难以支撑档案信息化建设，缺少对档案信息管理系统、数据库等建设的引导与支持，电力企业档案信息化建设整体质量无法满足企业发展的要求，大大降低了档案管理的有效性。

2. 缺乏系统性的标准规范

新时代同样对档案制度体系的构建提出了新的要求。为了确保档案管理工作科学化、规范化开展，企业应致力于尽快优化调整档案管理体系使之与当前国家政策和市场变化相适应。然而，目前多数企业的档案管理制度不完善，缺少系统的标准与严谨的流程，各项细节工作没有相关执行标准，缺少针对性的系统规划，未形成完整体系。

(二)配置度不全

档案管理部门的企业成本部门之一，因此多数企业不愿对短期内无法得到收益回报的档案信息化建设项目投入过多资金，不重视对先进的档案管理硬件设备的购置与维护，同样缺乏适配与及时更新升级的软件系统，导致当前多数企业在信息化建设中缺乏与数字化时代相适应的软硬件配置，从而影响了电力企业档案管理系统的运行效率与安全维护，使电力企业档案管理数字化转型的进程滞后。

三、数字化时代加强电力企业档案信息化建设的有效策略

(一)提高思想站位

电力企业档案信息化建设需要自上而下，加强顶层设计，突破电力企业档案管理部门的角色意识。要从根本上扭转面对档案管理工作的态度，从企业长远发展的站位出发，了解实施档案信息化建设对企业可持续发展的深远影响，优化档案数字化管理资源配置，发挥部门协同作用形成合力，探索出一套适合企业信息化建设实际的档案管理模式，从而促进电力企业档案管理工作的发展，逐步实现电力企业档案管理工作的规范化、制度化和科学化。

(二)规范管理标准

1. 完善制度体系

近年来，国家相继发布《企业数字档案馆(室)建设指南》《电子文件管理系统建设指南(GB/T 31914-2015)》《机关档案管理规定》等电子文件与档案管理规范标准，为电力企业档案信息化管理体系制度的制定提供了依据和支持。

2. 规范业务流程

(1)完善收集。企业各部门充分应用电力企业档案信息化管理系统，基于标准开展档案信息的录入与编研工作，化被动采集为主动挖掘，赋予档案管理工作活力与生命，让档案将企业故事娓娓道来，彰显企业文化价值。

(2)优化管理。针对数据备份、存储、划分、删减等流程，标准落实集中化管理与专业化分类，分密级、分轻重逐次扫描入档，统整梳理，明确安全权限。

(3)提升应用。定期检查、及时更新，确保档案信息的精准性和科学性；调取借阅档案时，基于制度规范步骤，强化服务能力；同时开发新功能，深层次挖掘档案信息资源，制定具有前瞻性的战略部署，应用云计算技术构建信息网站，实现档案互联互通、资源共享，进一步提升档案利用效率。

(三)完善设施配备

在硬件方面，应成立专门的档案设备部门，做好硬件配置的购置与优化更新，如计算机设备、扫描仪及其他辅助性设备等；在软件方面，应注重数字档案馆的构建与维护，包括信息安全系统、智能分类系统、档案快速检索软件等，从而构筑坚实可靠的软、硬件基础设施条件，有效保障档案管理信息化建设的落实与实施。

(四)培养档案信息化人才

人才是竞争的核心，是档案信息化建设的中坚力量，因此打造一支高素养的数字化档案管理队伍势在必行。企业要在积极引进高素质人才的同时，加强培养内部人员的信息化素养，从而全面提升档案管理人员的综合素质。

1. 监督与奖励

企业管理层要重视档案管理工作，进一步完善人才激励与监督机制，落实检查工作，对优秀典型予以表彰，鼓励档案管理人员不断追求创新，在评优评先方面给予倾斜，从而帮助档案管理人员树立正确的理念，保持严谨、认真的工作状态，推动实施档案管理程序化和智能化。

2. 教育与培训

通过前期调研，对口定制培训教育方案，制定全方位和长期的培训规划，聘请专业人员传授高效的档案管理工作经验方法，提高档案管理人员的专业技能。

3. 岗位与职责

企业应完善档案管理的岗位设置，明确岗位职责，落实责任到人，促进档案信息化管理工作高效落地。

综上所述，在数字化时代档案信息化建设面临诸多挑战的背景下，电力企业档案管理工作应通过加强信息化管理模式的建设，深化电力企业档案管理信息化理念，吸纳储备数字化建设人才，不断迭代优化等措施，促使电力企业档案管理逐步走向依法管理、走向开放、走向现代化，极大提高电力企业档案管理工作的效率，推进电力企业档案管理事业高质量发展。

参考文献

[1] 蒋术.电力企业档案工作数字化转型现状·问题·对策[J].档案天地，2021(5):35-38

[2] 李坤.企业办公室档案管理工作效率的优化策略[J].现代企业，2021(10):36-37

[3] 胡伟航.集团型电力企业档案信息化建设面临的挑战及应对策略[J].城建档案，2021(12):48-49

[4] 李海霞.国有电力企业档案管理中的问题分析及对策建议[J].陕西档案，2021(2):46+45

[5] 吴雅婷.电力企业档案管理信息化建设策略探析[J].信息记录材料.2021,22(12)

[6] 陈洁.信息时代电力企业档案管理工作的发展路径[J].黑龙江档案，2021(6):248-249

[7] 柴莉.电力企业档案管理的地位及作用分析[J].办公室业务，2021(23):117-119