卫生行政处罚档案规范化管理的探讨

龚猛

摘要：做好卫生行政处罚档案管理工作，是保护好卫生行政处罚记录的重要措施，也是对卫生行政处罚工作的经验总结。本文阐述了卫生行政处罚档案归档的资料标准及方法流程，对加强卫生行政处罚档案管理规范化制定了具体的措施。

关键词：行政处罚；电子档案；规范管理；卫生监督；

卫生行政处罚档案是指卫生行政机关在履行卫生行政处罚过程中所产生的一系列的具有重要意义和价值的文件资料。这些归档的卫生行政处罚资料主要有行政处罚的文件、资料及行政处罚过程所产生的全部文件资料。而随着信息化技术在档案管理工作领域的广泛应用及卫生行政管理单位体制改革的不断深化，卫生行政处罚也由原来的单一线下作业改革为线下线上双重发展的工作模式，从而也产生了大量的卫生行政处罚电子档案资料，对归档规范化工作管理提出了更高的要求和标准。而做好卫生行政处罚档案规范化管理，也是保护行政处罚记录的重要工作内容和项目，更是总结卫生行政处罚工作经验，提升工作质量和效益的重要保证。

1.卫生行政处罚档案规范化管理的重大意义

1.1进一步提升了卫生行政处罚档案效率化

实事求是、公平公正是卫生行政处罚正规化管理工作所追求的重要价值与目标，其中实事求是也是行政处罚档案规范化管理的价值目标追求。而随着卫生行政处罚制度不断科学化的发展，进一步提升卫生行政处罚档案规范化管理，严格按照卫生行政处罚档案管理制度遵循，对卫生行政处罚档案管理内容、流程和特点规律，采取相应的科学管理手段及方法，进一步正规化卫生行政处罚档案管理工作内容，优化卫生行政处罚档案管理的归档、查询及应用等相关工作程序，对加强卫生行政处罚档案管理规范化起到了极大的促进作用。

1.2进一步促进了卫生行政处罚档案管理科学化

通过进一步的规范卫生行政处罚档案管理的工作程序、内容及标准，既实现了卫生行政处罚档案管理由传统的粗放式的管理模式向精细化的档案管理模式转变，也进一步的满足了卫生行政处罚档案科学化管理的现实需要。而从卫生行政处罚的各个环节资料留存和保管、征集与分类、规范与编目、应用与总结等工作抓起，将卫生行政处罚档案规范化管理与信息化技术应用相融合，使卫生行政处罚档案管理工作顺应信息时代发展，也是进一步的满足了卫生行政处罚档案科学化管理的内在要求。

1.3进一步保障了卫生行政处罚档案管理信息化

做好卫生行政处罚档案管理规范化工作，就离不开档案信息化建设这个平台，在信息化技术高速发展的今天，电子信息档案可以极大的满足人们对档案管理工作的来源精确、程序规范、定位保存、查询快捷等需求。而随着信息化产业技术的不断发展，卫生行政处罚的档案管理工作也得到了重要的质量和效益保障，档案电子化作业扩大到了全领域，规模和数量都得到了空前的发展，因此，做好卫生行政处罚档案规范化管理工作，也是卫生行政处罚档案信息化管理发展的需要。

2.卫生行政处罚档案归档的资料标准及方法流程

对卫生行政处罚档案的规范化管理要求是依据国家所制定的卫生监督管理条例、章程及法律法规为基础，既可以有效的保证卫生行政处罚档案的意义及内涵，也可以充分的体现出法制的具体特征。特别是对档案规范化管理中的归档工作，都有着明确和具体的要求和标准。

2.1卫生行政处罚档案归档资料标准

依据卫生行政处罚档案归档管理要求，应对依据资料、立案资料、案件裁量资料、证据材料、处罚决定有关资料、处罚执行情况资料、行政复议资料等进行归档。一是依据资料。在卫生执法监督的过程中，发现的可以做为立案文件的资料，也可以是申诉与检举的相应资料等；二是立案资料。在卫生行政处罚文件的受理过程中，所留存的文字记录、报告、案件移交资料等；三是案件证据资料。其中包括有笔录资料、监督意见、检验证明、样品采集记录、行政控制决定、证据登记处理决定及案件调查终结报告等；四是案件裁量资料。包括有行政处罚告知书、陈述及申辩笔录；五是处罚决定相关资料。包括有卫生及当场行政处罚决定书；六是处罚执行情况资料。包括有强制执行申请书，送达回函等；七是行政复议资料。包括有行政复议申请、通知书、不予受理书及行政复议相关资料等。

2.2卫生行政处罚档案归档方法流程

应严格依据卫生部下发的卫生监督管理有关的工作规范及条例要求，根据各部门所涉及的领域及范围，对卫生行政处罚档案归档工作进行程序规范化管理。一是制定预立卷制度。将有关的卫生行政处罚资料向档案管理部门进行移交、审核和鉴定，在采集鉴定的基础上，进行预立卷工作，对归档文件进行分门别类，以卷宗形式进行排列、编目及排架等工作；二是对归档案卷进行分类。按照年限保管方法，对归档案卷进行分类保管，按案由的结束时间及重要程度进行科学排列；三是归档案卷装订。以卷为单位，对归档案卷进行装订工作，永久保存的档案使用专用线绳，应用“三孔一线”装订方法；四是归档案卷检索。将归档的案卷根据分类标准制定编号编制归档案卷目录，把目录进行电子录入，方便快速检索使用；五是归档案卷保管。把归档案卷依据编号顺序，使用档案盒进行妥善保管。

3.加强卫生行政处罚档案管理规范化措施

3.1强化档案管理意识

推动档案管理规范化发展，要能够认识到档案工作重要性，以领导带头的方式，培养全体工作人员档案管理意识，不断加强档案管理重要性的宣传工作。另外，要将档案管理工作纳入到党委建设的议事日程之中，使单位的领导核心都能够对档案规范化管理有着清醒的认识。

3.2建立健全档案管理制度

将档案管理规范化列入到单位管理制度之中，对卫生行政处罚档案管理工作进行明确的职责划分，杜绝违规操作情况发生，在发生违规情况时，能够及时进行责任认定。另外，制定分级管理的工作原则，对档案进行分级管理，将档案管理工作职责进行定位与分配，设定档案管理规范化奖惩制度措施。

3.3加强档案管理工作人员培训

培养卫生行政处罚档案管理人才，提升专业人才的专业能力水平，进一步强化档案管理规范化工作的重要性，对卫生行政处罚档案管理人员进行定期的专业培训，并实行专业理论学习与专业技能等科目的考核。

3.4提升运用信息化档案管理能力

要根据现代信息网络技术的发展，不断将先进的技术及方式运用到档案管理规范化工作之中，培养卫生行政处罚档案管理人员的信息化管理意识，加强现代信息技术电子数据库在档案管理中的应用，充分利用信息网络技术对档案资料进行采集、整理、留存工作。

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作者简介：龚猛，男，汉族，出生于1978年04月，毕业于长春教育学院，汉语言文学专业，本科学历。现为公主岭市卫生监督所医疗卫生监督科科员。研究方向为档案管理类。