档案助力精准扶贫----如何做好扶贫档案工作

邹书琴 ,王宇晓

摘要：精准扶贫档案是准确详实地记录了精准扶贫、脱贫工作的全过程，是扶贫工作的核心内容。建立档案是各项扶贫工作是否精准的重要前提，必须做到精益求精，既要经得起当前工作的检验，更要经得起以后的考验。认真做好精准扶贫档案的管理工作，为每一个精准扶贫对象建立档案信息，让档案真正助力精准扶贫。我们在工作过程中收集问题，解决问题，从而使档案在国家这项巨大的民生工程中发挥真正的作用。

关键词：扶贫档案；助力；扶贫工作

一、背景：扶贫档案工作开始之初，我们必须明白扶贫档案是什么，套用档案在档案法里面的解释，扶贫档案，是指扶贫各类工作过去和现在的活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。收集门类有：文书档案、扶贫项目档案、照片档案、声像档案、实物档案等。

但在实际扶贫档案归档过程中，我们发现扶贫档案归档存在不少问题，其中较为突出的是管理不到位，资料收集不齐全、整理不规范、档案设施设备简陋四大问题。

二、现实存在的问题

（一）管理不到位。一是扶贫档案工作无计划，无目标。二是档案员对扶贫档案工作认识不足，甚至不知道需要做什么工作。三是扶贫档案产生部门协调配合意识不足，最基层的扶贫村档案工作较为滞后，扶贫村未设置兼职或专职档案员，导致扶贫工作进度与扶贫文件材料移交工作不同步。

（二）资料收集不齐全。为什么不齐全？每一阶段收集资料步骤到底是什么状态？我们不清楚，这样我们先清理资料收集步骤。

一是档案管理部门按照上级文件要求，对扶贫档案产生部门提出归档要求，但是如何更有效地让扶贫档案产生部门重视，事实上重视与否，我们不能预测，能不能在此处可以设置一个预防措施，明确告诉扶贫档案产生部门，收集扶贫资料是必须认真负责完成的工作。

二是实施部门是扶贫档案产生部门，他们在档案管理部门的要求下，安排人员收集扶贫资料，但具体要收集什么？扶贫工作全过程中产生的资料，哪些是应该归档的？它们到底是什么内容？扶贫档案产生部门选派资料员到档案管理部门学习收集归档的要求和方法，此处有个问题存在，派来学习的资料员固定吗？来学习的资料员最后是不是收集整理的资料员,此类事情常有发生。对此，我们档案部门要求派来学习，资料员不得随意更换，落实专人负责资料归档，如更换时必须报备档案部门，同时档案部门建立扶贫资料员名册。

三是扶贫档案产生部门确认资料员后，派资料员到档案部门学习收集档案资料内容，档案部门采取“一对一”模式对各扶贫档案产生部门资料员开展扶贫档案收集培训。培训后，资料员开始收集扶贫工作过程中产生的任何原始资料。

四是档案部门提出扶贫资料收集归档要求，再培训资料员整理，最后档案管理部门验收资料是否齐全。

（三）扶贫档案整理不规范。不规范体现在哪些方面？从调查中得来，扶贫资料不规范主要体现在：文件材料的分类，文书档案按问题机构分类，每个单位管理扶贫工作的部门不同，有些是党建部管理扶贫工作，所产生的档案在党群工作类，有些单位扶贫工作归入发策部，发策部应该在规划类，那么产生的档案是不是应该在规划类？这文件材料分类也是容易出现混乱。再者是排列、编目等环节存在不规范的问题，文件、登记表、统计表、会议记录等材料混在一起编目、装订。还有就是表格签字盖章不齐全，不是忘记签字，就是忘记盖章；表格上的签字时间逻辑不对。

（四）档案设施设备不完善。我们电力系统地市公司和县级公司档案设施设备还规范，但是在现场的扶贫村资料档案室的设施设备简陋，档案装具不合规，部分缺档案室、档案柜、档案盒等。缺少档案装具，对档案归档带来很大的安全隐患。

三、解决的措施   

对于以上找到问题的原因，我们一一想对策来解决问题：

（一）管理不到位和资料收集不齐全。分两步走，档案管理部门可以会同扶贫档案产生部门完善扶贫档案管理体系。一是将四川省档案局扶贫档案相关制度有效宣贯至县公司和扶贫村，及时与扶贫档案产生部门沟通，按照四川省档案局文件《四川省脱贫攻坚领导小组办公室 四川省档案局关于进一步加强精准扶贫档案工作的意见》（川脱贫办〔2016〕31号）文件要求制定扶贫归档范围、期限和整理要求，制作扶贫档案资料收集任务分工表，明确扶贫档案职责，扶贫档案产生部门根据分工表收集扶贫资料，使每个工作流程和每个环节所形成的材料都能及时归档；二是方面档案管理部门对扶贫档案产生部门开展归档评价，归档结束后，按时给各扶贫档案产生部门归档工作打分，评价打分低的部门可以进行考核，用此方法全面提升归档执行力。

（二）扶贫档案整理不规范。我们怎么解决呢？扶贫项目结束后很长时间才移交扶贫档案资料，移交时，档案部门发现补资料和缺资料的现象时有发生。对此，要加强各级档案人员培训，建立考评机制制，一是各县公司要有专（兼）职档案员，扶贫村要配备兼职档案员，明确分工职责，将具体责任落实到人；二是举办扶贫档案业务培训班，开展扶贫档案工作业务指导，现场做示范讲解扶贫档案的收集、移交、鉴定、分类、整理等环节如何开展，可以避免扶贫档案整理不规范。三是贫困村和贫困户建档立卡后，采用地方档案局““一户一档”方式管理，这样归档准确，查找快捷。

   （三）档案设施设备简陋，我们因地制宜来要求各级档案室配齐配全符合国家标准的档案盒、档案柜等设施设备。一是每个扶贫村配备档案资料室，向扶贫村提供档案柜、档案盒等；二是扶贫村的档案也要求数字化，上级档案管理部门可以将扶贫村的纸质档案按国家要求扫描，并和扶贫村一起存电子档案，有备无患。

四、结束语

档案管理部门还可以在每年年底，对扶贫归档案工作充分详细调研，修订原有管理体系文件标准，认真做好扶贫档案的前端控制与过程管理，使得归档范围及归档要求更加精细化、流程化，有效督促了每个扶贫档案资料达到精准归档，每个收集资料的阶段形成闭环管理。

参考文献：

[1]《四川省脱贫攻坚领导小组办公室 四川省档案局关于进一步加强精准扶贫档案工作的意见》（川脱贫办〔2016〕31号）

作者简介：邹书琴（1975-）,女，汉族，四川安岳人，本科，馆员，主要从事文书档案管理工作。

王宇晓（1975-）,女，汉族，山东泰安人，本科，馆员，主要从事科技档案管理工作。