高校人事档案信息化管理探究

程彩雯

摘要：近年来，随着大数据时代的到来，我国高校积极创新人事档案管理信息化建设，逐步对有关的人事档案管理进行制度体系规范改革，利用先进的科学技术完善管理水平，创建管理平台，慢慢通过信息化平台的管理摆脱传统人事档案的手工管理模式，实现了档案数据信息收集、储存、分析等全数字化操作，为我国高校开展人力资源管理工作提供了更加优化的管理模式。

关键词：高校；人事档案；信息化管理；优化策略

1高校人事档案信息化建设的重要性

传统的高校人事档案是以纸质文件作为储存载体的，其管理过程十分繁琐，不仅要耗费大量的人力、物力、财力，而且对新资料和资料的更新速度也比较缓慢。另外，随着大学的发展，大学教师队伍逐步扩大，人员档案的数量和新的档案资料也出现了井喷的趋势；传统的档案管理模式不能有效、准确地对档案进行管理。实行人事档案的信息化管理，利用电脑进行数据存储，能迅速地查询、查询需要的信息；极大地提升了管理的效率，可以显著地减少数据的管理与维护费用。另外，利用电脑进行密码储存，可以极大地改善人事档案的安全，减少人为篡改、遗失或损坏的危险。

2新时期高校人事档案信息化管理策略

2.1构建人事档案信息网站

建立人才库信息网站，既可以整合各种资源，又便于有关单位及时调用。在这一进程中，可以通过对局域网的建设进行进一步的优化，利用局域网建设档案信息的网络化管理，并通过网络进行信息的共享；以此为依据，为领导提供一份第一手的资料，以提高人事档案的时效性。要进一步优化人才资源库，必须加强与各院校的协作，聘请专家，加强网络基础建设，优化信息站点的功能。同时，各大学要加强与各研究机构的沟通，以获得高科技的支持，以有效地提取大量的数据；提高人事档案的信息化程度，使有关人员通过键入关键字即可获得多种信息，从而达到资源共享的目的。同时，学校还应注意解决学校的管理权与使用权问题，做好使用者的身份验证，不将必要的资料提供给未经认证的使用者，防止信息外泄。此外，为了防止因黑客入侵而造成的数据遗失，应从外部网络物理隔离、数据备份、数据加密、设置防火墙等多种方式来保证档案信息的安全。

2.2增加资金投入

高校要积极构建智能化、多层次的电子档案管理平台，根据学校的需要，开发档案管理信息化平台，搭建智能化线上管理平台，把现代设备和人事档案管理系统衔接起来。首先，要建立一个专门的人事档案室，配备扫描仪、计算机、打印机等仪器，为人事档案的信息化管理打下坚实的软、硬件基础，减少了档案管理员的工作负担。比如，行政人员可以使用扫描器对文件进行扫描，对有关的文件进行认真的审查，确定没有问题后，可以将其输入到电子文件系统中；为人力资源部门和学校领导提供了查阅资料的便利。其次，要积极建设电子人事档案，以图片、文字、视频等形式展现教师个人简历；个人状况等，并及时更新有关资料。

2.3构建数字化数据库

高校应积极建立人事档案资料库，实现纸质档案向电子档案转变，确保资料的准确性、实时性，便于其它单位查询；建立人事档案智能化、便捷化的管理模式。首先，建立电子档案系统，对教职工教育经历、家庭情况、职称评审等电子档案规范进行规范；在带班成绩、项目建设等方面，完善纸质文件，确保电子人事档案资料的完整性。其次，建立电子数据库审核和查阅权限，明确各部门的责任，并将责任落实到每个人的身上，并对其进行规范化的管理。信息人员应及时将教职工的纸质档案资料录入，积极与各专业教研室、党组织沟通，及时更新教职工的得奖情况，并及时更新电子档案资料；审核人员应对所输入的资料进行审核，及时纠正错误，如发现资料不完整，应及时补充、完善有关资料；维护人员应及时更新资料库防火墙，加强资料库的防火保护，防止资料库遭到网路入侵，并做好人事档案的保密工作；确保人事档案的正常运作。

2.4强化专业性人才培养

客观上，要实现高校人事档案的信息化管理，必须从人才的高度重视，培养高素质的档案管理队伍。同时，要加强对档案工作的认识，不断地更新自己的管理观念和知识结构；建立一个更加健全的行政体系。在人才的培养上，应加强跨专业的教学，鼓励多学科教师进行合作，以建立高素质的教师队伍，提高人事档案管理的实效。其次，加强对中青年和有潜力的青年教师的培养，加强新老教师的交流，增加人事档案管理的经验，加快信息化的建设。同时，学校要定期开展档案管理方面的培训，对档案管理平台的操作技巧、档案管理基本职业素质等进行系统的讲解，形成一支专业性强、责任心强的档案管理团队。首先，要定期开展档案信息化管理培训，聘请企业档案信息化平台的研发人员和计算机专家担任讲师，对其进行信息化管理考核，并将考核结果纳入年终绩效考核体系中，从而提升档案管理人员信息化素养。通过讲解如何将大数据、云计算等技术应用于档案管理系统，提高档案管理工作的实务水平。其次，要通过档案部门的内部遴选，从专业素养、信息化素养和职业道德素养突出的档案管理人员中挑选出一批具有良好素质的档案管理人才，并与其他高校的档案管理人员一起学习，让他们参加人力资源管理培训，督促他们学习信息化人事档案管理技术；提高高校档案工作人员的职业素质。

2.5确定管理重点

从某种意义上讲，高校人事档案的信息化建设是一项艰巨的任务，它需要一个长期的准备；高校也要根据国家和学校的信息化战略规划，制订人才档案信息管理计划，以加强计划的执行效果，同时也要制订分阶段的工作计划、项目组织和控制措施。同时，有关部门也可以通过建立信息管理平台，对人事档案的安全性进行评估，以及制定安全隔离的方案。另外，高校应加强对档案资料的收集，及时更新，并在一定的限度内对其进行公开；方便有关工作人员获得有关资料。

2.6健全管理制度

加强高校档案工作的内部组织，健全档案管理与工作机制，健全档案保密制度，不断提高学校的人力资源管理工作水平。第一，加强档案工作人员的保密意识，维护教职工的隐私，防止随意泄漏教职工婚姻、疾病等隐私，并可以公开教职工教育经历、工作经验和所获荣誉等信息，与学校其他部门共享人事档案信息；同时，加强对个人资料的保护，加强对数据库防火墙和杀毒软件的定期更新，以防止个人资料被篡改。第二，要建立学校人事档案的保密机制，搞好教职工档案资料的保密，明确各单位的档案管理权限；防止教师的个人资料外泄。

2.7做好流动人才档案管理

近几年，随着我国教育体制改革的深入，高等学校的招生规模日益扩大，对高校的人事管理工作提出了更高的要求；此外，由于每年毕业生人数众多，人员的流动也导致了大批人员档案的转移和接收。在实际工作中，档案管理存在着许多问题，如资料缺失、资料不真实、资料不完整等，增加了工作人员的工作负担。为此，应对现有的人事档案管理模式进行改革，建立流动人员档案信息数据库，及时更新其信息；实现信息的接收、处理和传递的一体化。同时，建立流动人才档案的信息化系统，可以为有关单位提供快捷的信息查询服务，从而达到信息资源的共享，提高档案工作的效率；同时，还可以减少错误的信息管理。

结束语

随着大数据技术的广泛应用，档案信息化已成为未来档案管理工作的主要发展方向。高校人事档案管理与大数据技术相结合，能够有效激发内在活力，推动各项工作的信息化、现代化进程，切实提升档案管理质量与成效，为高校人事管理与决策提供科学依据。

参考文献

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