创新档案管理理念 实现档案管理规范化

李梅

摘要：档案是最重要的信息资源，是信息的重要载体，也是了解某件事物的一个重要工具。在新时代背景下，档案管理也在不斷进步，所以创新档案管理理念，实现档案管理规范化是非常有必要的。同时，创新档案管理理念、实现档案管理的规范化对资源的发展和利用有着非常大的好处。

关键词：档案管理；创新理念；规范化管理

　引言

   随着社会的不断进步和科技的快速发展，现代档案管理，尤其是只依靠人工调卷和人工检索已经无法满足时代的需求。如今，档案管理的目标就是通过将远程通信技术、网络技术、数字化技术等一系列现代化的先进技术结合在一起，形成一套完整的服务体系。并且以此为基础，实现信息资源的共享和档案信息的远程传输。使人们在管理和查询档案时更加便捷。

1 创新管理理念实现档案管理规范化存在的缺陷与优点

　　1.1传统的企业档案管理存在的缺陷

　　有些传统的企业对档案管理的范围并不明确，甚至会把人事档案管理当成了企业档案管理的主要内容，这就导致企业丧失了很多第一手资料，不利于企业在市场中的竞争：有的企业对企业档案管理不够重视，看不到档案管理在规范化时代的价值所在;有些企业档案管理的管理观念落后，很少利用信息技术对企业档案进行系统有序的管理，这就使得档案管理的质量偏低，对企业档案的利用率降低。这些传统的企业档案管理模式不利于企业在规范化的时代的发展，必须进行创新发展。

　　1.2档案规范化管理的优点

　　首先，办公效率明显提高。在传统的档案管理工作中，主要是依靠人工手动操作完成记录，然而规范化则是引入了计算机软件，为文件资料的储存和收集提供了很多的便利条件，从而使档案管理的办公效率有了明显的提高。

　　其次，实现了资源的共享。档案的传统人工手动操作管理无法实现资源共享，这样不仅会让档案资源的利用率大大降低，还会降低档案资源的利用价值。而且由于档案资源的无法共享，也会给信息和文件的查找带来很大的障碍。而应用计算机软件的规范化管理技术，则是将每个单独的信息档案目录和内容进行分类汇总，使之成为一个体系，这样会大大提升档案管理的效率和质量。利用网络平台，将档案信息网络化、数字化、智能化，从而实现档案资源的共享与利用。

2 创新管理理念实现档案规范化的具体措施

2.1建设科学化档案管理模式，对我国的档案管理模式进行科学管理

　　当前时代下我国的档案管理是一项十分复杂并且繁多的工作，它在正常的运转过程中需要不同的部门根据不同的技术手段对各种档案采取分阶段、分类型的方式进行管理。为了更好地对我国档案管理服务模式进行创新，第一应该做的就是要建立一个科学的档案管理服务模式。首先，相关的档案管理工作人员应该立足于当前我国档案管理模式发展的实际，并根据实际情况制定一个科学的、长远性的档案管理模式发展规划。其次，由于我国当前的规范化技术不断在档案管理模式之中使用，所以档案管理服务的工作人员要将现代化的档案管理信息技术进行全面科学的掌握与了解，对各种电子档案的掌握进行了解，真正做到对各种档案既进行全面的掌握与控制也能够使其调理清晰地呈现在人们眼前。最后，由于我国档案管理工作的调查与档案归位是一项相对来说比较复杂的工作，所以它需要我国档案管理机构各个部门进行共同的合作与努力，才能够使档案管理得更加简洁明了。当前，我国大多数档案管理部门使用的都是现代化模式的电子档案管理，而这种档案管理不会出现由于纸质损坏而导致的档案缺失的问题，这也就使档案的存档工作较以前传统的存档工作来说要更加的简单化。然而，如果我国档案的归档工作未达到科学化的归档标准，那么很容易就造成我国现代化档案管理服务模式缺失科学性、合理性，从而引发我国档案管理模式的不科学管理。为了有效地防止我国档案管理模式的不科学管理问题出现，相关的归档部门需要根据国家所规定的各种标准进行严格的流程执行，在归档这方面真正做到既能够有顺序又能够有秩序，对我国的各种电子化的档案进行归档工作的开展。

　　2.2档案管理部门要积极引进培养相关的档案管理人才

　　不论是传统的档案管理模式还是现代化的档案管理模式，都需要相关的档案人才进行程度的把控以及流程的操作，所以档案管理服务部门要积极引进培养相关的档案管理人才。吸引相关人才进入档案部门的第一步骤就是要对档案管理人才给予高度的重视，这种重视主要是在于，不能够由于他们仅仅是一个档案管理的新人就缺失了相应的尊重。既要对它们在档案管理服务过程中的各种劳动成果进行重视，也要对个人加以尊重。除此之外，如果我国的档案管理工作是一项较为单调性的工作，而且也很难在某些方面有一些新的创新成果，所以档案管理服务机构要不断加强对档案管理工作人员的激励工作的开展，保证他们能够在单调化的档案管理过程中积极的保持他们高度的工作热情心。

   2.3 优化企业档案管理体系

　　在企档案管理体系的优化中，企业有必要完善档案管理工作标准、借鉴档案管理工作方法并构建科学的档案管理工作考评办法，从而在明确档案管理工作要求的基础上，为档案管理工作要求的落实以及档案管理工作的持续发展提供良好保障。

　　从档案管理工作标准的完善来看，档案管理工作的标准化发展，是档案管理工作规范化发展的重要表现，而确定档案管理工作标准，不仅能够为岗位职责的界定、档案管理工作岗位责任的明确提供依据，也能够为后续的档案管理工作考评奠定良好的基础。在档案管理工作标准的制定中，企业需要避免出现拿来主义倾向，而应当在遵守国家标准与行业标准、参考行业内其他企业的档案管理工作标准基础上，对自身档案管理工作特点和需求等进行充分考虑，从而确保档案管理工作标准具有可操作性。

　　从档案管理方法的借鉴与创新来看，档案管理方法与管理技术的发展，能够为档案管理工作的规范化提供有力支撑。为此，一方面，企业有必要对行业内其他企业的档案管理工作方法做出积极借鉴;另一方面，企业有必要将先进的档案管理技术引入到档案管理实践当中。如企业需要重视依托计算机、互联网等构建档案管理平台，提升档案管理工作的规范化水平，促使档案信息能够在有效存储和共享的基础上展现出自身价值，进而在满足企业发展需求的基础上，促使档案管理工作得以与时俱进的发展。档案管理工作标准的完善能够为档案管理考评工作的开展提供依据。为此，企业有必要围绕档案管理工作标准构建档案管理考评指标体系，并合理确定各个指标所具有的权重。与此同时，企业需要构建评价主体多元化的评价体系，引导企业管理层、基层员工以及档案管理部门共同参与档案管理评价，从而全面地反映出档案管理工作成效，进而为探索档案管理工作持续优化路径、规范化实现路径奠定良好基础。

3 结语

　　档案管理规范化对每个企业或是对国家来说都有非常重要的意义，传统的档案管理方式已经无法满足当今的社会需求。当今时代是互联网时代、是规范化时代，在以迅雷不及掩耳的速度快速发展，企业档案管理要想与时俱进，必须要与先进的规范化技术相结合，使之得到快速、有效、合理、科学的管理，从而保护信息资源的有效性、科学性和完整性，确保企业档案朝着数字化管理方向健康发展。

参考文献：

　　[1]汝玉平.创新档案管理理念 实现档案管理规范化[J].办公室业务，2017（20）：90.

　　[2]杨薇.如何创新档案管理实现档案管理规范化[J].科技传播，2017，9（16）：55-56+92.