电网企业数据管理模式探索

张涛

摘要：目前，基础建设的发展迅速，在互联网、云计算的大数据背景下，不同渠道、不同内容以及不同介质的档案信息构成了大量的档案数据，在大大丰富档案信息的同时，也对档案数据安全存储及管理提出了更高的要求。基于此，文章结合以大数据背景的档案数据安全存储及管理的机遇为出发点，分析其中的不足之处，最后提出有效的策略，以供同行业人士参考和借鉴。

关键词：大数据模式；档案数据管理；模式探究

引言

随着信息技术的深度渗透以及科研活动模式转型升级，越来越多的科研活动基于信息化平台开展，产生了大量的科学数据等电子文件。目前，科学数据已经成为我国重要的战略资源。现阶段，科学数据中心、档案馆、图书馆等多种类型的管理机构都对科学数据有所关注，且不同机构在科学数据管理方面存在标准不统一等现象。2020年11月1日起施行的《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号）中明确规定，科研档案包含图表、数据等各种形式和载体的文件材料。鉴于此，本文从档案管理视角详细分析了目前科学数据管理活动中存在的问题并展开思考。

1大数据背景下档案数据安全存储及管理的机遇

档案是国家各级政府部门、企事业单位以及广大人民群众在各项政治、经济与文化活动中逐渐形成的且具有重要价值的文字、图片和声像等多种形式的原始资料。当下，科学技术日新月异，我国已全面进入了互联网、云计算等技术高速发展的大数据时代。在这样的背景之下，档案数据的存储也打破了传统的方式与方法，正在向电子化和网络化的方向发展与延伸，也从某种程度上加剧了档案数据安全存储的风险，在观念和管理上给档案数据安全存储提出了更高的要求。

2档案管理视角下科学数据管理存在的问题

2.1科学数据管理制度体系不健全

我国探索科学数据管理已经有20年的发展历程，目前已初步形成以《科学数据管理办法》《国家科技资源共享服务平台管理办法》为根本依据的宏观政策体系，但是从微观制度出发还需不断完善。比如，经对我国国家科学数据中心等科学数据管理机构官方网站展开调研后发现，关于科学数据的大部分制度的内容侧重于数据汇交，主要包括数据汇交目的、汇交意义、汇交范围、汇交原则、汇交流程、汇交时间等内容。但从管理环节上看，科学数据管理与科研档案的“收、管、存、用”极为相似，基本包括数据汇交、数据分类组织、数据保存、数据共享利用等环节，覆盖科学数据的全流程管理，而数据汇交只是科学数据管理的其中一个环节，关于科学数据的“管”“存”“用”的相关制度缺失，对科学数据的质量检测、长期保存、开发利用等方面非常不利。

2.2科学数据价值鉴定过程缺失

数据汇交是科学数据管理的首要环节，是将数据生产者生成的原始数据、加工数据及其元数据等内容汇聚到科学数据中心、档案馆或其他科学数据管理机构的过程，然而数据汇交环节与文件归档环节有明显的区别。文件归档前必须经过鉴定，这里的鉴定是指文件保存价值的鉴定以及保管期限的鉴定，经鉴定有必要归档保存的文件才会进行归档保存，而科学数据的汇交环节并未对科学数据的价值展开判定。但随着信息技术的深度渗透，越来越多的科研项目特别是科技项目基于信息化平台展开，产生了海量的科学数据，来源范围广，若不对其进行价值鉴定，未来将会给科学数据的存储带来很大的成本压力。

3优化档案管理工作的路径

因为档案管理工作具有长远发展的性质,因此要用发展的眼光看待档案管理工作,同时在实际的管理中落实工作规章制度,保证充分发挥档案资源的推动作用。目前的档案管理工作还需要通过理论和实践相结合的方法来优化管理结构,提高管理工作的质量,促进企业和事业单位的长期发展。

3.1正确认识档案管理工作

当前,大部分事业单位领导人员对档案管理的认知程度不高,因此投入的资金不足,管理人员的管理能力较弱。这说明了在单位的发展过程中并没有意识到档案管理的重要性。如果档案管理工作失去相应的资金支持,则管理工作难以在市场竞争激烈的情况下顺利进行,因此只有在档案管理工作中投入足够的资金,才能不断提高档案管理的质量,保证管理工作的价值得到充分发挥,从而确保单位能够顺应时代的发展。对此,相关管理人员要全面认识档案管理工作的含义,提高档案管理人员的工作意识,强化工作人员的综合能力,从而体现档案管理工作的重要意义。此外全面认识档案管理工作后,要及时根据发展情况建立合理的管理系统,优化档案管理流程,确保在发展中充分利用档案资料的价值作用。

3.2创新档案管理模式

在信息技术发展背景下,传统的档案管理模式已不符合当下的发展形势,因此要结合技术的优势创新档案管理方式,完善管理流程和系统,将档案资料内容转化成有效的数字信息化形式,利用数字技术进行科学的管理,减少档案管理成本的投入,提升管理工作的效果。对此档案管理部门要结合单位发展情况,深入探究适合单位管理的方式,从而增加管理手段的多元化和现代化,提高管理工作的效果。在更新管理模式的同时要重视档案文件的现实价值。首先,可以建设合适的档案场馆,将有效的纸质文件存储在馆藏内,方便读者进行查阅,同时可以在办公区域设置相应的电脑和打印机,方便读者复制自己需要的文献,以此提高档案资料的利用率。其次,建设数字化档案；突破空间和时间的限制,提高档案信息共享能力,发挥信息数据的价值。最后,在管理过程中要充分利用网络技术的功能,将档案内容数字化,从方便读者随时查阅信息,从而提升管理的价值。

3.3深入挖掘档案自身的价值

档案管理工作的核心内容就是服务于档案信息的使用,若档案管理工作的重点是整理和采集档案信息,而不是充分利用档案信息的价值,只会让档案管理工作失去原本的价值。对此档案管理部门还需要借助信息技术等先进技术深入分析和挖掘档案信息深层次的价值,同时不断优化档案信息共享形式,从而将档案信息的价值充分发挥出来,以此推动档案管理工作的开展。通过价值共创发挥档案工作的作用以及实现规模效益,最终在数字记忆中涉及多元化的阅读主体。纵向联合档案机构之间的数据信息,横向联合高校、企业以及受众,从而形成多平台交流,多项合作以及众多思想聚集的档案信息权,组最终实现有效的信息共创,发挥档案工作的价值和规模效益。若在发展中不断形成多机构合作模式,就可以预防建设资源的浪费,从而组建成科学的集聚效应,产生合理的规模效益。

结语

在大数据背景下，为了提升档案数据安全存储及管理的水平与效率，档案管理部门首先需要明确大数据为自身带来的机遇，对不足之处进行分析，通过加大对人才的引进与培养、提升档案管理人员管理意识、优化完善人员管理制度以及提升档案管理人员能力等方法，为大数据在档案数据安全存储及管理中的应用奠定坚实的基础。

参考文献

[1]国家档案局.《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）正式发布[EB/OL].

[2]司莉,邢文明.国外科学数据管理与共享政策调查及对我国的启示[J].情报资料工作,2013(01):61-66.