工程测量项目档案管理探讨

张颖

摘要：任何一个行业都会涉及档案管理，加强对工程项目的档案管理，将有助于工程项目的顺利完成，并使其发挥出应有的建设价值。文章通过对工程项目档案管理中存在问题的剖析，指出了问题产生的原因，并提出了相应的对策。

关键词：工程测量项目；档案管理；探讨

引言

对任何一个工程单位来说，施工、设计、监理单位的资料都比较多，而资料室已经变成了图纸资料库，以前的图纸资料到处都是，有些甚至已经落灰。如何通过计算机，电子档案，实现各种材料，图纸的数字化，统一管理，成为我们关心的问题。随着计算机技术的不断发展，目前大多数设计单位的电脑制图率都已达100%，而全部的工程图纸都是以WIN98,Word,EXCEL等电子文档为主。然而，大多数单位并没有对其进行统一的图纸管理，而在设计单位中，各种图纸的信息更是不计其数。因此，在工程项目建设中，有大量的施工往来档案，合同，竣工档案，实验资料等，如果不能实现档案资料的无纸化管理，将会导致成本的上升。因此，通过计算机信息技术的应用，可以减少施工单位的资料管理工作量，避免数据丢失，并具有查找档案方便的优点。

一、工程项目档案管理中存在的一些问题

（一）没有形成良好档案的渠道

有些建设项目的主管部门、施工单位和档案部门之间的合作并不密切，存在着管理上的脱节，有的还发生了互相推诿的现象，在档案资料的归档时，仅仅处于施工单位交什么资料，工程部门就收什么，在档案资料的接收上有很大的漏洞。

（二）重建设轻管理，档案管理观念非常薄弱

目前，在大多数的工程建设中，管理部门更多的关注的是工程实体，而对工程数据却很少关注，只关注于赶时间，而忽略了对工程施工数据和实体的同时进行管理。人们认为，只要工程能够尽快完工并投入使用就可以了，对竣工数据的完整性并不关心，却忽略了竣工数据是一种企业技术的储备，是一种潜在的生产力。

（三）对档案工作的认识不足

对工程项目竣工档案资料的收集与归档属于档案部门的工作，对此存在着认识上的误区，导致了工程竣工档案资料收集不全面、不完整、不精确。档案管理并非一项独立的工作，它与企业的运作密切相关。尤其是收集档案的工作，档案资料的收集是否完整、是否完整，主要取决于档案管理人员的工作情况，以及企业各部门业务的处理，从而形成档案材料行为规范管理。如果各个业务部门在档案图纸的编制和审查中不注重其质量，在使用过程中不注重其安全性，必然会导致后期管理难度增加，出现后期档案资料造假的现象。

（四）工程竣工档案归档系统的不健全

有的工程项目在制定工程计划时，没有将竣工档案资料归档工作纳入计划之中，造成有的工程项目不吸收档案部门的参与，有的施工单位在实际竣工时，没有向工程管理部门递交竣工档案，没有形成竣工档案资料。由于其归档制度不完善，导致了工程施工完成后，施工单位的离开，工程管理小组的解散，交工资料的堆积如山，导致档案人员工作混乱。

（五）档案管理制度实施不力

一些规章制度需要各业务部门的大力支持，例如：公司在制定工程竣工资料不完整不准确的情况下，工程项目就不能进行验收。工程项目的竣工资料如果不归档，财务部门就无法对其进行结算，在实践中，有些单位将档案工作视为档案部门的工作，与本单位无关，对档案工作规定置若罔闻，导致有法不依，导致档案管理制度形同虚设。

二、提高工程项目档案管理水平的对策

（一）严格把控验收审核和财务结算关口

在对工程进行评审、验收时，要指导建设单位组织好资料体系。工作的文字及资料，必须按照不同的专业，按照不同的工作人员的工作文档的内容及次序，分门别类。按照文档的要求进行页面设计，制作物料目录，并完成物料封面的设计。竣工资料的编制以工程施工阶段的累积为主。档案员的工作重点是对项目档案进行管理，对其所完成的资料进行质量检验。在工程竣工验收前，施工单位主要负责工程竣工资料的交接与审核工作。每一份档案都要仔细的检查一遍，确认无误之后，才会进行交接。在工程竣工资料的验收过程中，涉及了规划、施工、设计、质量监管、档案管理等部门，他们对实物资料和各个阶段的交货都负有很大的责任。对已完工并通过验收的系统工程项目，应当在工程竣工验收时签署并加盖公章。

（二）对档案工作的关注与提高

各级领导部门要充分认识到档案管理工作的重要意义，要清楚自己的职责，如：组织生产调度会，组织产品的鉴定会，组织工程竣工验收等。

（三）建立一个完善的档案管理制度

在进行操作评价的时候，要把项目档案管理融入到规划中，并且要清楚地界定出项目档案的范围、要求、时限以及责任。在明确了工作责任之后，将档案工作整合到各个业务单位和有关人员的工作之中，从而使档案工作制度化，程序化。交付的符合条件的物料必须列入项目合同中，并且实行保留物料储存制度，以上规定的程序必须严格遵守。

（四）加强跟踪指导

跟踪指导书是档案室收集工程竣工档案的第一手材料，是规范数据的依据。工程的档案是从工地到工程的各个阶段产生的。各档案馆应按年度工作方案的要求，建立一套追踪与引导方案。为了对已完工的文档进行有效的控制，必须对其进行确认和认可。在后续工作中，积极与相关部门合作。

（五）积极参与到档案管理的工作中

第一，在项目立项之初，档案局就应主动与相关部门沟通，将竣工档案的归档纳入其中，并提出切实可行的要求。第二，通过对项目建设合同的评估，将项目的竣工档案的责任，档案的质量，都纳入到合同之中，以保证项目的准确性和及时性。第三，要严格按照建设项目的合同要求，认真做好档案的归档工作，并采取一些经济、合理的方法，做好档案的归档。第四，在项目建设过程中，要注意强化项目建设过程中的技术指导工作，及时发现并解决问题。第五，工程完工后，应及时与施工单位办理竣工档案的交接手续，以避免档案的滞后。第六，对工程竣工后的档案进行归档验收。在实际验收时，将其一一检查，将其与图纸及文字对照，并将更改之处告知与图纸对照。第四，工程竣工验收，即对工程档案进行质量检查，检查内容以初次检查为主。

结语

工程项目的档案管理工作，就是要如实地记载工程施工的全过程，为以后的生产、发展提供依据。因此，在对工程项目的档案进行管理时，我们要将各个阶段的档案管理工作做好，并建立起相应的管理机制，增加对档案管理资金的投资，确保档案的真实、准确，促进档案管理工作的顺利进行。一般而言，不管是什么类型的项目，都会有一个最容易被忽略的环节，那就是档案管理工作，由于档案管理无法给企业的经济利益带来直接的影响，所以大部分企业都不太重视档案管理，却不知道，档案管理工作会极大地影响到项目质量的控制。对此，建筑施工单位应充分认识档案工作的重要意义，采取行之有效的方法，不断提高档案工作的质量与效率。

参考文献

[1]刘秀卿.工程测量项目档案管理探讨[J].未来城市设计与运营,2022(07):90-92.

[2]戴远盛.目标导向下J学院《建筑工程测量》课程现状调查及改革对策研究[D].云南大学,2021.

[3]刘辰龙.建筑变形测量项目界定及其质量体系与优化方法研究[D].大连理工大学,2020.