档案信息化建设与档案管理的思考

旭 光

摘要：信息化发展时代背景下，档案管理工作者要重视档案信息化建设，以新理念、新技术、新手段从多个角度、多层次全方位加大档案信息化建设力度，推动档案管理质量和效率不断提升，满足档案服务社会的发展需求，为企业、为社会提供优质可靠的档案服务。同时，档案管理部门还要立足自身发展现状，以多元化手段革新档案管理，创设良好档案信息化建设与档案。

关键词：档案信息化建设；档案管理

随着信息技术的迅猛发展，传统的手工记录方式已经逐渐显露出其不足之处。手工记录往往耗时费力，难以汇总和统计大量的档案信息。档案信息化建设将给传统的档案管理方式带来巨大的变革。相较于传统的存储方式，信息化时代的存储容量更大、速度更快，而且几乎没有存储错误的问题，能够提供一个更高效、便捷的档案管理方式。因此，档案管理人员应当密切关注信息化技术的应用，积极学习和掌握相关的信息技术知识和手段。

一、档案信息化建设与档案管理现状

1.档案管理工作制度不够完善

部分单位档案管理工作在改革创新过程中缺乏对传统制度的有效调整和变革，没有最新档案管理工作新模式和新方法，导致档案管理工作的程序无法在制度保障下得到改进发展。由于各单位的发展规模和信息需求各有差异，导致其档案工作的水平也各有高低。规模较大的企事业单位，其档案工作制度建设相对比较全面、完善，而中小型企事业单位由于受到各种条件的限制，其档案工作制度的建设基本没有开展或还处于初级阶段。

2.档案信息规范化、标准化不足

档案信息化建设可以为本单位进行档案管理提供便利服务，提高档案信息的使用率，档案信息规范化、标准化是档案信息建设的重要内容，可以规范并高效利用档案信息，为各部门人员服务。在档案资料处理方面，应该按照档案使用需求完成档案信息编码、分类、备案与归档等工作。然而，部分档案管理部门在工作中没有给出档案管理的标准，缺乏检索工具，无法合理应用档案资料，降低了档案资料的使用价值。因此，档案管理必须重视管理手段，如果管控方式不当，会损坏档案资料，导致无法良好地体现档案资料的开发价值。传统的档案资料管理方式较为简单，只对档案进行简单的保存。另外，传统档案管理工作记录信息的媒介以纸张为主，其在存放时容易受到外部因素影响，出现氧化问题。因此，传统档案管理会耗费大量人力、物力，还难以保证档案资料的使用效率。

3.档案管理人员专业能力不高

很多单位在发展中关注业务活动，以营利为核心，缺乏对档案管理工作的正确认识。在此观念下，档案管理的大部分工作仍停留在档案资源保管层面，部分单位对网络信息等先进技术使用程度不足，档案信息化建设所用的管理手段也不尽如人意，无法提高管理质量。在管理制度存在缺陷的前提下，难以及时保存档案资料，会造成档案损坏与丢失等问题。档案管理人员的专业能力不足，在档案管理方面不能合理应用信息技术等手段快速调取档案资料，也没有为档案建立功能层次分明的管理系统，难以显著提高档案管理效率。

4.资源配置不足

在信息化建设中，软硬件设备的配备是企事业单位管理工作的重要组成部分。在现有的基础设施中，加强对档案信息和资料的存储，是推进档案管理信息化的关键。目前，大多数企事业单位的硬件设备都比较落后，其主要原因是审批手续复杂、回复迟缓，信息化建设缺乏资金支持，导致硬件和软件更新滞后，无法持续推进档案管理信息化建设。除此之外，缺少必要的其他实际措施也是造成信息化发展缓慢的重要原因。

二、档案信息化建设与档案管理控制措施

1.加强对档案数字化建设的重视

档案信息化建设的一个重要目的和方向是对资源进行共享和传递，以便能够充分、高效地进行档案管理。互联网科技的迅速发展在很大程度上决定了数字化建设在档案信息化建设中的重要地位，所以，一定要对数字化建设工作进行更进一步、更为科学和有效的认识。具体而言，首先，进行数字化建设应该对数字化建设的理念进行深刻的认识和了解，然后根据相应的原则和理念制定具有针对性的工作内容和计划；其次，在进行数字化建设的过程中，要重视对各项工作的监督管理，对于每一项工作的开展内容，都要保证其质量；最后，数字化建设效果的关键还在于对用户需求的把握。这些共同构成了档案管理信息化高质高效发展的重要基础，我们应该在此基础上进行档案数字化建设。这一过程中，软件的开发以及高科技设备的选择有重要意义，因此，应当进行慎重选择，这样才能更好地形成数字化建设优势，从而为档案管理进一步发展提供保障。总之，应当开展信息化工程的系统构建，同时采取各种合理的措施，以提升档案数字化工程的品质和效能

2.加大对各个环节和整体的管理力度

在实际的管理过程当中，决定管理效果好坏的关键在于对环节的把握和设置。每一个环节都要进行严格的管理，从档案的逐一收取到核对，再到整合保存，每个环节都要有专业的人员进行管理和处理，这样做虽然在一定程度上增加了管理的难度，但是信息技术的应用也使管理更加高效简便，另外，还要加大管理的力度。首先，管理人员要把握好各个平台、软件的相关管理情况，建立起严格完善的管理制度和体系，并充分考虑到突发情况，以便有利于各个部门和环节的有效配合，创建良好的档案信息化管理环境。其次，在管理考核方面，管理人员要实施多角度的，实践与理论并重的考核管理制度和评价体系。最后，在网络信息技术的运用方面，一定要科学有效，从整体上规范运用过程中的事项，以保证档案信息化建设顺利有效地开展，同时，规范的管理还可以在一定程度上减少不必要的人力和财力支出，让档案管理更加高质量、可持续地发展。

3.加快信息化建设速度

各单位需要将网络信息技术和档案管理进行有机融合，建立统一的网络平台，实现资源共享。应完善平台数据库，加大对平台各类数据的控制力度，确保各部门可以及时掌握业务活动的进度，也可以按照自身活动需求，与其他部门联系，发挥资源共享的价值。各部门应该响应管理者在档案方面做出的指示，为档案管理人员提供数据，还需要完善自身软硬件基础设施，为数据实时交互提供基础。建立档案信息管理平台，通过管理及分析档案数据，综合管理各部门的工作数据、业务发展情况等，提高档案信息管理水平。档案信息化建设的过程，则是针对档案数据检索、查询等过程管理进行完善，通过信息调查与分析，规范档案信息平台的操作流程，保证归档的电子文件处于有序、安全的状态。利用信息安全技术，对档案信息平台的数据资源进行保护，可从网络安全技术、加密与身份认证技术等角度，对档案信息资源进行防护。

4.挖掘档案信息资源

档案信息资源具有数量大、数据完整、系统性、价值高等特点，挖掘有价值的信息就是数据挖掘方式的重要体现。分为两个层面：一是数据挖掘是对档案信息化资源本身内容的挖掘，通过增加电子文件的内容识别方式方法，实现对信息化资源的自动归类并进行相应处理等，提高档案工作质量和档案利用效率；二是在对有价值信息的挖掘过程中，应结合实际工作业务，充分发挥不同或部门的职能分工，将具有某类价值的信息化资源中的电子文件进行组合，使之形成具有实用性、独特性的集合体，由单一性的挖掘，发展成系统性、针对性地挖掘，进而实现对实际管理情况的预测及分析。

三、结束语

综上所述，当前我国正处于全面深化改革的关键时期，在新形势下做好档案信息化建设工作对单位未来发展具有重要意义。单位应当积极探索档案信息化建设的方法和途径，努力提升自身管理水平，不断推动自身发展。

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