创新档案管理，实现档案管理信息化

刘小强

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摘要：进入21世纪，我国经济快速发展，社会不断进步，而且随着信息时代的到来，档案数量不断增加，内容更加多样化，但目前档案工作滞后于信息化发展。档案管理作为一项重要工作内容，必须与时俱进，抓住机遇，创新档案管理方式，应对时代挑战，加快档案管理方式转变。为确保档案完整准确、管理舒适安全，档案管理机构要充分利用现代技术，持续深入研究档案信息化机构面临的问题，确保档案信息化工作顺利推进。 当前，档案信息管理必须逐步完善，提高档案管理服务的便利性、查询效率和准确性。

关键词：档案管理；信息化

引言：如果相关档案管理部门仍然采用传统的纸质档案管理方式来管理个案档案，不仅无法从档案中提取必要的档案信息，而且还需要花费大量的时间进行查找纸质档案。这需要花费大量时间，导致文件存储混乱，并且纸张可能因存储时间过长而损坏。因此，各业务单位和档案管理单位必须与时俱进，不断创新档案管理理念，建立健全电子档案管理制度和政策，开展档案信息化管理，使每一份档案文件得到有效保存、得到有效利用。

1 档案信息化建设的现实意义

发展档案信息化是提高各机构信息化水平的重要举措。随着科学技术的进步，营商环境和行政组织模式发生了巨大变化，各种格式的电子档案也随之产生。目前，档案管理已与生产链及其他业务领域融为一体。进一步提高机关、行政单位信息化水平，要加快档案管理信息化发展。发展档案信息化是机关、行政单位增强市场竞争力的重要途径。随着工业化、信息化时代的转变，我们将进入数字化时代，环境将变得越来越复杂。因此，事业单位和行政单位面临更大的挑战。如何从海量的内外部数据中识别出有价值的信息来支持整体战略决策至关重要。因此，加强档案管理，提高内部信息的数字化程度，有利于行政机关快速响应市场变化，提高核心竞争力。

2 档案管理信息化发展存在的问题

与传统的档案管理模式相比，档案管理信息化具有诸多优势，但在信息化的实际发展中还存在一些障碍。具体来说，第一，信息化建设需要大量的人力、物力投入和先进设备的引进。但由于仍有不少机构管理者对信息化发展重视不够、投入不够，导致档案管理信息化发展缓慢。第二，是一些机构在档案管理信息化建设过程中没有采取有效的安全管理措施，导致信息系统存在不少安全漏洞，严重影响档案资源的安全。此外，我国档案管理信息化还处于发展初期，相关法律法规尚未完善。还存在重复建设、数字档案不兼容、档案系统落实不到位等问题，进一步加剧了提高记录管理水平的问题。

3 创新档案管理理念，实施档案管理信息化战略

3.1 更加注重档案管理信息化

相关机构管理者需要树立创新档案管理理念，更加重视档案管理信息化，明确档案管理信息化长远的重要性和性质，制定完整的发展规划，加大资金投入，开展内部发展。在组织内部开展宣传，使全体人员了解档案管理信息化的好处并积极参与实践。同时，管理者需要实时监控档案管理信息化的发展进度，及时纠正各种问题，加快档案管理模式改革，从而提高档案管理工作质量。此外，在档案管理信息化模式中，相关机构要培训档案管理人员，聘请专家讲解信息系统操作方法，引导其转变观念，优化适应工作方法，确保信息技术发挥重要作用。

3.2 开发和完善档案信息源管理系统

一方面，要根据实际需要和实际情况明确财务电子备案范围。从财务管理的角度来看，财务管理实践中会产生大量的档案数据，但其是否符合财务电子记录管理的标准和要求，是否需要根据实际情况进行选择和归档。因此，在系统建设过程中，必须提前明确财务电子档案的具体范围和标准。特别是要结合财务管理工作实际，明确需要进行电子化、数字化处理的财务档案，以及数据存储标准、存储形式和配套硬件设施。所有这些都必须在归档系统中明确定义。除了需要明确标准化的基本流程外，管理电子记录还需要考虑其他方面。例如，确定负责记录管理的部门、明确收集财务电子记录的部门、如何将纸质记录转换为电子记录、如何正确存储电子记录等。除此之外，我们还需要关注一些重要的事情，例如电子会计档案数据的利用和分析过程。当然，在标准管理中，还必须明确具体的分类及其标准、文件索引的基本形式等。应与电子会计档案管理系统有机结合，并根据电子会计档案归档管理的需要，对现有电子会计档案管理信息系统进行升级和优化，只有这样才能更好地适应电子文档归档的管理需求。

3.3 加强安全保障

在档案管理信息化发展过程中，需要做好有效的安全工作，防止档案资源丢失等问题的发生。首先，相关机构应特别关注硬件设施的安全，指派专人进行设备检查和维护，定期检查网络和服务器的运行状态，更新日志文件，及时采取有效措施，以应对异常情况。其次，是加强数据备份中心建设，制定应急预案，应对各种不可控事件，最大程度避免归档数据丢失，减少线路、环境、设备故障等因素对数据的影响。提高网络安全管理水平，需采取以下措施：一是加强文件访问权限设置，通过网络平台构建在线报警系统，及时处理各类不安全事件。二是要加强内外网防火墙建设，不断优化调整防火墙技术，提高综合安全访问控制能力，在最短的时间内保证外部网络与内部网络的物理隔离。为了明确用户的操作权限，可以引入身份认证等技术。对于关键技术和文件，可实行防盗密码加密。此外，还可以对各种安全事件进行跟踪调查，有效消除各种隐患，这样就最大限度地保护了档案资源。

3.4 强化责任，完善财务档案管理落实情况

财务档案管理制度已经制定，必须真正落实到管理工作中才能发挥作用。因此，有必要根据财务档案管理制度强化财务管理人员的责任和义务，加强对财务档案管理制度执行情况的监督。这种监督包括对管理人员的监督、对管理制度的监督以及对有条件财务记录管理的监督。例如，在培训过程中，应对培训师的基础知识和技能进行评估，以确保财务管理培训有效。需要进行有效的监督，建立科学的奖惩制度，确保相关人员在开展财务管理工作时能够严格按照制度规定进行。

3.5 强化举措，提高档案管理队伍水平

档案管理人员要积极跟进管理理念和思维方式的更新。管理者必须彻底转变管理理念和方法，重新深入分析档案管理业务流程，确保各档案管理部门之间能够实现信息交换。同时，要整合社会各层面档案管理工作，科学多元化和整合大量档案信息源，更有效地向公众提供信息资源，管理者必须主动了解记录管理的概念。在档案管理过程中，档案管理人员应高度重视档案管理工作，充分利用电子信息技术，保证档案信息管理的顺利进行。

结束语：随着网络和计算机技术的飞速发展，档案管理已达到信息化建设的高潮。当前存在如何适应发展趋势，加快信息化发展进程，提高档案利用水平，充分发挥档案作用，克服时间和空间限制，降低社会成本，扩大影响范围等问题。随着档案系统应用的范围不断增大，可以看出行政服务确实需要档案管理员的仔细考虑。

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