"互联网+"背景下行政事业单位档案管理信息化建设措施

侯伟

摘要：在"互联网+"背景下，行政事业单位面临着档案管理信息化建设的迫切需求。为适应时代发展，本文提出了加强基础设施和技术应用建设、推进数字化档案化进程、建立严格的管理制度和安全机制等策略，旨在提高档案管理的智能化、便捷性和安全性，助力国家治理体系和治理能力现代化。这符合《国务院办公厅关于全面推进电子档案工作的指导意见》等相关政策要求，顺应了信息化发展大势。

关键词：档案管理信息化、数字化档案、信息安全、智能化管理、现代化治理

引言

中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加快推进档案信息资源开发利用的意见》，明确提出要"加快档案数字化转型，推动档案信息现代化管理"。在当前"互联网+"时代背景下，有效利用新一代信息技术，推动档案管理向智能化、网络化、共享化转型，对于提高政务服务效能、增强社会治理能力、保障人民群众知情权具有重要意义。

一、“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设的原则

1. 统筹规划、分步实施

档案信息化建设涉及面广、工作量大，必须统筹谋划、整体设计。我们要从顶层制定总体规划，明确阶段目标、重点任务和时间表，科学分解任务，合理安排进度。同时，要根据实际情况制定分阶段实施方案，有计划、有步骤地推进，避免盲目性和被动性。只有统筹兼顾、整体推进，才能确保建设质量和效率。

2. 统一标准、分级建设

标准化是信息化建设的基础。我们要制定统一的技术标准和管理规范，包括数据标准、元数据标准、流程标准等，确保各级单位的档案信息化建设有据可依、有章可循。同时，要因地制宜、分类指导，根据不同单位的实际情况，采取分级分类的建设模式，做到应用合理、切实可行。只有统一标准、分级推进，才能最大限度发挥信息化效能。

3. 需求导向、适当超前

档案信息化建设的出发点和落脚点，是满足用户需求、提高工作效率。我们要充分调研不同层级单位的实际需求，对症下药，精准施策，切实解决实际问题。与此同时，还要具有前瞻性思维，关注技术发展趋势，保持适度超前，为未来发展预留空间。只有需求导向、适当超前，才能确保建设的针对性和先进性。

二、“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）加强基础设施和技术应用建设

加强档案信息化基础设施和技术应用建设是推进档案管理现代化的重要基石。只有夯实基础，才能确保信息化建设行稳致远。

要从财力上为档案信息化建设提供有力支撑。合理规划预算，加大资金投入力度，购置先进的服务器、存储设备、扫描仪等硬件设备，为档案数字化转型和信息化管理奠定坚实基础。与此同时，还需建设高速、安全、稳定的网络环境，确保档案数据传输和应用系统的高效运行。

软件系统是档案信息化建设的核心。要重视档案管理软件的研发和升级，实现档案全生命周期的电子化管理，包括收集、整理、保管、利用等各个环节。系统应具备智能分类、智能识别、全文检索、在线借阅、统计分析等功能，最大限度提高工作效率。

紧跟技术发展潮流，大力应用云计算、大数据、人工智能等新兴技术，实现档案管理的智能化转型。利用云计算技术，构建统一的档案云平台，实现数据资源的集中存储和共享利用;运用大数据分析，挖掘档案信息价值，为决策提供依据;借助人工智能技术，实现智能分类、智能识别、智能检索等，极大提升档案管理的智能化水平。

（二）推进数字化档案化进程

数字化档案是档案信息化建设的关键环节，是实现档案管理现代化的重要抓手。我们必须加快推进数字化档案化进程，充分发挥数字档案在提高工作效率、保障信息安全等方面的优势。

纸质档案是档案工作的基础，是宝贵的历史资源。我们要系统部署，分期分批有序推进纸质档案的数字化转换工作。建立健全工作机制，制定统一的技术标准和操作规范，确保数字化质量。同时要加强人员培训，提高工作人员的数字化处理能力。对于已经产生的电子文件，要及时归档入库，防止数据丢失。

电子档案库是存储和管理数字档案的枢纽。我们要建设安全可靠、功能先进的电子档案库，实现档案数据的集中统一管理。档案库要具备容量大、访问快、检索方便等特点，支持全文检索、在线借阅、统计分析等功能，方便档案的利用和开发。同时，要制定完善的元数据标准，规范数据格式，为数据长期保存和资源共享奠定基础。

数字化档案凭借其便捷性、高效性等优势，必将推动档案管理工作实现根本性转型。电子档案可以实现7x24小时不间断访问，极大提高了档案利用效率;全文检索功能，使查找所需信息更加快捷精准;数据备份和异地容灾，有效避免了档案丢失风险;此外，数字档案还可以广泛应用于档案开发利用，为决策咨询、学术研究等提供重要支撑。

（三）建立严格的管理制度和安全机制

档案信息化建设不仅需要先进的技术支撑，更需要完善的管理制度和安全机制作为保障。只有制度和技术并重，才能确保档案信息化建设行稳致远。

要制定科学合理、系统完备的档案信息化管理制度，为建设提供制度保障。该制度应明确管理机构及其职责，规范工作流程，细化操作规范，对数据采集、加工、存储、利用等各个环节作出明确规定。同时，要建立档案数字化质量评估和监督检查机制，确保数字化质量。此外，还需制定档案开发利用、档案数据共享等相关制度，充分发挥档案信息资源的价值。

档案信息的安全性和保密性直接关系国家安全和社会稳定。我们必须落实安全保密责任制，把安全保密工作贯穿于档案信息化建设全过程。要加强档案信息系统的安全防护，采用严格的身份认证、访问控制、加密传输等技术手段，确保系统和数据的安全可靠。同时，要建立健全安全管理制度，明确各方责任，形成全员全程全方位的安全保密防线。

要建立科学合理的用户权限管理体系，规范用户访问行为。根据工作需求和保密要求，对不同用户设置差异化的访问权限，严格执行最小权限原则，防止未经授权的访问。与此同时，要加强用户身份审核，建立用户访问记录和审计机制，一旦发现违规行为，要及时追查并依法依规处理。只有从制度和技术上双管齐下，才能切实防范非法访问和数据泄露风险。

结束语

档案管理信息化建设是一项涉及面广、政策性强、专业性高的系统工程，需要全面部署、持之以恒。我们要深入贯彻落实党中央、国务院的决策部署，增强工作的前瞻性和超前性，完善顶层设计，加大投入力度，创新管理模式，强化人才队伍建设，切实把档案信息化建设推向深入。只有如此，才能充分发挥档案在国家治理体系和治理能力现代化中的重要作用，为建设档案强国贡献力量。

参考文献

[1]杨林.“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设路径探析[J].兰台内外,2024(08):28-30.

[2]林英銮.“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设分析[J].中国管理信息化,2023,26(24):176-178.

[3]苗杰,孙燕妮.互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设策略[J].办公自动化,2023,28(23):18-20.

作者简介：侯伟（1981-9-7），男，蒙古族，内蒙古赤峰市巴林左旗人，本科，工商管理，主要从事档案管理工作。