简介:摘要档案管理工作意义重大,它不仅是工作、各种形式的历史记录或者文档的简单保存,也是人事提升或者专业建设的参考资料,因此,本文针对档案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要问题,提出应对策略,帮助档案管理行业的安全保密工作和信息化管理工作的良好运行。关键词档案管理;安全保密;信息化;档案管理
简介:【 摘要】 数字化技术的发展和通信技术的应用,使得档案实现了远程传输和共享体系,为了促进档案的信息化建设,要加强档案管理工作,本文简述了信息化档案管理内容,并对档案管理信息化视角下档案管理的有效措施进行了研究,希望可以为提升档案的管理水平提供一份参考。 【 关键词 】档案管理 ; 信息化 ;数字档案 一、信息化档案管理内容 1.1 信息化档案资源技术 是指在进行档案管理的过程中采用信息技术将档案转为信息资源,包括档案的传输、分类以及储存等,传统的管理方式是将档案呈现于不同载体之上,而信息化档案资源技术是利用科技手段将档案进行分类,从而使得档案资源能够准确、有序的进行储存,也方便日后的查找以及使用。在这一过程中,信息技术起到了一定的促进和支撑作用,能够根据档案的具体情况及时、准确的建立相关目录,在管理时具有一定的便捷性,并且还可以通过建设相应的平台对档案资源进行有效的储存,其相应的输出技术手段在一定程度上促进了档案管理行业的发展。 1.2 科学的档案管理方法 是指在当今信息化社会环境下,根据实际的档案管理情况进行科学的规划和设计,既要保证档案能够被有效的保管和应用,又要使社会新技术、新研究成果能够及时的得到录入,为实践工作和业务提供一定的参考、借鉴。另外,除了可以利用专业化管理手段之外,还可以使用行政手段以及经济手段,适当的选择行政手段、经济手段能够对档案管理发展产生一定的刺激作用,而且可以保障有效的管理方式得到推广和应用,从这个层面出发,科学化的档案管理方式是发展档案事业的关键环节。 1.3 专业化档案人才 是影响档案管理信息化发展的重要因素,因为即使拥有先进的技术、科学的管理模式,但如果没有专业化的档案人才,那么技术和方法都不能得到有效的利用,所以,为了实现档案管理信息化一定要增强档案管理相关工作人员的业务知识,这是发展的必然需求,只有具有充分的业务知识才能很好的适应现代化技术提出的要求,所以,无论是知识技能还是道德素质建设都要符合档案管理信息化的发展要求。
简介:摘 要:随着信息时代的来临,整个世界发生了巨大的变化,人们的生活、工作和思维方式也得到了很大的改变。大数据时代的到来对档案管理工作产生的冲击和影响也是显而易见的。本文从电子档案管理模式的发展背景进行分析,针对电子档案管理区别于传统档案管理的特点予以阐述,指出在大数据时代,电子档案管理模式更有利于档案数据的存取和使用。最后,详细分析了电子档案管理模式在档案管理中发挥的积极作用。
简介: 摘 要:新时代档案管理的目标,是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合,进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。随着科技的发展,现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷,适应不了时代发展的要求。档案工作者必须认清形势的变化,转变观念,开拓创新,勇于实践,更好地为国家的利益服务,为全社会服务。目前,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及,综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询,节省档案存放空间,迫切需要实施档案信息化管理,促使档案管理科学化。 关键词:创新理念;信息化;档案管理 随着数字化技术及远程通信技术的不断发展及有机整合,实现档案信息管理的远程传输和社会共享的完整服务体系已经成为现实。新时代的档案管理要不断转变观念,紧跟科技发展步伐,改变现有档案管理单纯依靠手工检索的旧有模式,以不断适应档案管理信息化的需求。对此本文就创新档案管理理念实现档案管理信息化提出了具体对策,希望能不断提高我国档案的管理水平。 1 档案信息化管理的重要意义 1.1 有效提高了传递速度和传递的安全性 公文办理过程中,常会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况,传统的文件传递是靠邮政系统,由于传送时间受到距离长短的限制,加之文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,这就给档案人员归档和其他人员检索造成了很多不便。在应用计算机网络技术进行管理后,可直接通过网络进行传递,有效的提高了文件传递的安全性和及时性。 1.2 提高了办公效率 传统的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整齐全,避免漏写或漏抄。在用笔规范及字迹方面要求严格,在分类和统计方面要做到准确无误。而在应用计算机软件进行档案管理之后,在文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等方面就变得十分方便快捷,无论是起草文件还是办理传递都变得简单易行,有效的提高了办公效率。 1.3 方便资源的共享 传统的手工操作管理由于不能做到信息共享,致使大量信息闲置,不仅造成资金和资源的浪费,还造成了文件和信息难以快速查找。在运用了计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征管理发展到内外部特征合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,把档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联,这极大地提高了档案利用工作的质量和效率。同时,通过网络服务这个宽广的平台还可以了解其他档案工作部门的概况、工作的重点和档案管理信息动态,真正做到了资源共享。 1.4 保存具有稳定性 与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的最大优点就是保存时间久。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,而纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下容易受到破坏,在档案工作过程中稍不注意就可能造成无法挽回的损失。采用信息化的电子文件后就可有效避免这类情况的发生。电子档案载体的普遍特点是存取和读取方便快捷且易于传递,储存时间长,受外部环境影响小不易损坏,具有很强的稳定性。随着电子技术的发展及读取电子文件的设备日趋成熟,工作中可以根据不同的需要选择不同的电子载体。 1.5 档案管理信息化的落实要以创新档案管理理念作为前提条件 档案管理信息化的落实,就要打破传统的档案管理理念,从档案管理工作实际出发予以创新,将档案管理信息化所具备的优势充分发挥出来。档案管理理念的创新,需要从意识形态上就要对档案管理重新界定,注重信息技术的合理运用,使得信息技术在管理中的效能得以充分发挥。 2 如何进一步加强事业单位档案管理信息化建设 2.1 提供技术支撑 技术条件是档案信息化建设的生命线,如果没有过硬的技术支撑档案的信息化管理就形同空话。信息化管理要配备质量可靠及性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备,防止电磁干扰和辐射,从源头上减少自然毁损概率。信息化管理还要设计开发出通用性的档案信息管理软件,使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。还要采取有效的措施保证软硬件的安全运行,建立集成系统来丰富档案的储藏,增加信息的储存量。另外,增强综合开发功能,实行全方位多角度及多层次地收集档案信息,实现档案管理的一体化逐步形成档案信息管理网络以保证档案的完整。 2.2 健全档案管理制度 要不断建立健全档案工作的管理制度,规章制度要体现合理性、科学性,建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际以适应单位档案管理的需要。另外,还要做到制度的简明实用。制度只有具有可操作性,所以其建立就应方便实用和简便易行,以可操作性强为目标更好地发挥制度的指导和规范作用。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是制度的主要约束对象和执行者,所以要坚持制度约束的双向性,既要有效约束领导又要有效约束职工。坚持制度执行的严肃性,由于档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门,所以在规章制度的执行过程中,要做到嚴格执行,从而充分体现制度的权威性。 2.3 完善档案管理安全措施 档案的信息化建设最终都是需要依靠人来执行,所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。由于电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式使得文件保密性变弱。为此,要提高档案人员的警惕性从根本上铲除黑客对信息系统的威胁可以采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。 2.4 建立健全档案规范体系 档案实现信息化管理的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因,档案业务存在基础差和案卷质量不高的问题,特别是各类档案的著录细则相容性不强,导致的系统软件移植性差的问题也很突出。由于档案信息化工作尚无统一标准,目前仅着眼于某一个专业,无法达到全面实施和统一推广的标准。另外现行的档案整理及分类和著录的有关规定已不能完全适应时代发展。综上可见,只有制定一部统一的标准规范体系,才能切实推动档案管理的标准化和规范化。 2.5 档案信息化建设中要实施标准化管理 档案信息化建设使得传统的文本管理转向信息化管理,就必然对档案管理有新的要求,这就需要在档案管理中创新理念,基于信息技术实施标准化管理是非常必要的,其中档案管理制度的构建非常必要。制定档案信息化管理规范,档案管理工作按照规范执行,同时根据档案管理工作实际将行业技术标准明确。将档案管理工作落实到信息技术,以网络为载体延伸到各个职能部门,形成沟通网络,实现档案管理的网络化运行,使档案管理部门获得高效准确的信息。 3 结束语 综上所述,现代的档案管理工作中融入了现代信息技术,使得档案管理质量和管理效率都有所提高,同时,档案资料以及管理工作也呈现出复杂化。为了保证档案信息化切实地发挥作用,就要在档案管理理念上不断地创新,改进并完善档案信息管理技术,促进档案管理向服务化方向发展,以使得档案管理工作实现社会价值。 参考文献 [1] 赵群 . 解析档案信息化建设与档案管理的几点思考 [J]. 办公室业务, 2014 ( 12 ): 150-151. [2] 王焱 . 创新档案管理理念实现档案管理信息化 [J]. 黑龙江科技信息, 2013 ( 01 ): 115. [3] 李山菊 . 浅议档案信息化管理工作的问题与对策 [J]. 机电兵船档案, 2014 ( 01 ): 83-84.